20240109_BBYB_Pemanggilan RUPS_31567033_lamp1.pdf

bank neo commerce

KETENTUAN UMUM

1.

Pemanggilan ini merupakan undangan resmi bagi
seluruh Pemegang Saham Perseroan dan Perseroan
tidak mengirimkan surat undangan tersendiri kepada
Pemegang Saham Perseroan. Panggilan ini juga
dapat at di situs web Bursa Efek Indonesia (BEI)
melalui www.idx.co.id, situs web Perseroan yaitu
www.bankneocommerce.co.id, dan aplikasi
@ASY.KSEI melalui http://akses.ksei.co.id.

. Bagi Pemegang Saham dalam Penitipan Kolektif PT
Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI) diminta
untuk membawa dan menyerahkan Konfirmasi
Tertulis Untuk Rapat (KTUR) yang dapat diperoleh
melalui anggota Bursa atau Bank Kustodian
Pemegang Rekening Efek KSEI.

. Notaris dibantu dengan Biro Administrasi Efek (BAE)
Perseroan akan melakukan pengecekan dan
perhitungan suara dengan pengambilan keputusan
Rapat atas setiap agenda Rapat, termasuk suara
yang telah disampaikan oleh Pemegang Saham
sebagaimana dimaksud pada ketentuan lainnya,
maupun yang disampaikan dalam Rapat.

. Perseroan dengan ini sangat menghimbau kepada
Pemegang Saham untuk menguasakan
kehadirannya dengan memberikan kuasa termasuk
untuk pengambilan suara serta penyampaian
pertanyaan dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Surat Kuasa secara elektronik (e-Proxy) kepada
Penerima Kuasa Independen yaitu perwakilan
yang ditunjuk BAE Perseroan yaitu PT
Ficomindo Buana Registrar atau Penerima
Kuasa Independen lainnya yang tersedia dalam
fasilitas ecASY KSEI yang terdapat pada situs
web https://akses.ksei.co.id.

b. Selain pemberian kuasa secara e-Proxy
tersebut diatas, Pemegang Saham dapat
memberikan kuasa di luar mekanisme e-Proxy
dengan mengunduh format di Surat Kuasa
yang terdapat pada situs web Perseroan
(www.bankneocommerce.id) dan dikirimkan
kepada BAE Perseroan PT Ficomindo Buana
Registrar yang beralamat di Jalan Kyai Caringin
No. 2-A RT 11/RW 4 Kelurahan Cideng,
Kecamatan Gambir, Jakarta Pusat 10150 Telp.
021-22638327, email:
ficomindo. o.id dan
helpdesk.ficomindo@gmail.com.

Cc. Semua surat Kuasa harus sudah diterima oleh
Direksi Perseroan melalui BAE di alamat seperti
tercantum sesuai dengan informasi huruf 4.b
diatas selambat-lambatnya 1 (satu) hari kerja
sebelum tanggal penyelenggaraan Rapat yaitu
hari Selasa, tanggal 30 Januari 2024.

Bagi pemegang saham yang akan hadir dalam Rapat

secara fisik atau pemegang saham yang akan
menggunakan hak suaranya melalui aplikasi

@ASY.KSEI, dapat menginformasikan kehadirannya
atau menunjuk kuasanya, dan/atau menyampaikan

1.

GENERAL REOUIREMENTS

1.

This invitation is an official invitation for all
Company's Shareholders and the Company does not
send separate invitation letter to the Company's. This
invitation can also be seen on Indonesia Stock
Exchange (“IDX”) website through www.idx.co.id, the

Company's website www.bankn: mmerce.co.id and
the @ASY.KSEI application through
Shareholders in the Collective Custody of Indonesia

Central Securities Depository (KSEI) are reguired to
bring and submit a Written Confirmation for the
Meeting (KTUR) which can be obtained through
Exchange members or KSEI Securities Account Holder
Custodian Bank.

. The Notary assisted by the Company's Securities

Administration Bureau (BAE) will check and count
votes by making meeting decisions on each Meeting
agenda, including the votes that have been submitted
by the Shareholders as referred to in Other
Reguirements, as well as those presented at the
Meeting.

. The Company hereby strongly urges the Shareholders

to authorize their presence by giving power of attorney
including for voting and submitting guestions with the
following conditions:

a. Electronic Power of Attorney (e-Proxy) to an
Independent Proxy, namely a representative
appointed by the Company's BAE, namely PT
Ficomindo Buana Registrar or other Independent
Proxy available in KSEI's eASYfacility located on

the website https://akses.ksei.co.id.

b. Besides the power of attorney by e-Proxy
mentioned above, Shareholders can give power
of attorney outside the e-Proxy mechanism by
downloading the format in the Power of Attorney
found on the Company's website
(www.bankneocommerce.id) and sending it to
the Company's Registrar PT Ficomindo Buana
Registrar address at Jalan Kyai Caringin No. 2-A
RT 11/RW 4 Kelurahan Cideng, Kecamatan
Gambir, Jakarta Pusat 10150 Telp. 021-
22638327, email: ficomindo br@yahoo.co.id and
helpdesk.ficomindo@gmail.com.

c. All Power of Attorney must have been received by
the Company's Board of Directors through the
Registrar at the address as stated in point 4.b
above no later than 1 (one) working day before
the Meeting date on Tuesday, January 30" 2024

. Shareholders who wish to physically attend the

Meeting or exercise their voting rights through the
@ASY.KSEI, must first inform their attendance or the
attendance of their appointed representatives, and/or
submit their votes through the eASY.KSEI.

bank neo commerce

pilihan suaranya ke dalam aplikasi eASY.KSEI.
6. Sehubungan dengan telah diterbitkannya surat

Edaran

Direksi KSEI No. KSEI-4012/DIR/0521

tanggal 31 Mei 2021 perihal Penerapan Modul e-
Proxy dan Penerapan Modul e-Voting pada Aplikasi

@ASY.KSEI

beserta Tayangan Rapat Umum

Pemegang Saham, saat ini KSEI telah menyediakan
platform e-RUPS untuk pelaksanaan RUPS secara
elektronik. Oleh karenanya Pemegang Saham dapat
hadir langsung secara elektronik melalui aplikasi
@ASY.KSEI yang telah disediakan oleh KSEI. Untuk
menggunakan aplikasi eASY.KSEI, Pemegang Saham
dapat mengakses menu eASY.KSEI yang berada
pada fasilitas AKSes http://akses.ksei.co.id dengan

memperhatikan ketentuan sebagai beriki
a.

Pemegang Saham menginformasikan

kehadirannya atau menunjuk kuasanya dan/atau

menyampaikan paling lambat pukul 12.00 WIB

pada 1 (satu) hari sebelum tanggal Rapat.

Pemegang saham yang akan hadir atau

memberikan kuasanya secara elektronik ke

dalam Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI wajib

memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

i. Proses Registrasi:

ii. Proses Penyampaian dan/atau Pendapat
secara Elektronik,

iii. Proses Pemungutan Suara/ Voting,

iv. Tayangan RUPS.

7. Bagi Para Pemegang Saham yang akan hadir secara

fisik wajib mengikuti

protokol keamanan dan

kesehatan (“Protokol COVID-19”) yang berlaku di
tempat Rapat sebagaimana tercantum dalam Tata
Tertib Rapat, telah mengikuti vaksinasi paling sedikit
vaksin kedua yang dibuktikan dengan sertifikat
vaksin cetak maupun elektronik. Berdasarkan bukti
sertifikat vaksin dan penerapan Protokol COVID-19,
maka:

a. Perseroan membatasi kehadiran fisik Pemegang

Saham sesuai dengan kapasitas tempat Rapat
yang tersedia.

Perseroan melalui Petugas Pendaftaran berhak
menentukan terpenuhi atau tidaknya syarat bagi
Pemegang Saham atau kuasanya untuk masuk
ke dalam tempat Rapat:

Pemegang Saham atau Kuasanya yang sah wajib
menyerahkan fotokopi Kartu Tanda Penduduk
(KTP) atau tanda pengenal lainnya kepada
petugas Rapat untuk proses verifikasi sebelum
memasuki ruang Rapat. Bagi Pemegang Saham
berbentuk Badan Hukum agar dapat membawa

Salinan Anggaran Dasar dan perubahan-
perubahannya termasuk susunan pengurus
terakhir.

Untuk mempermudah pengaturan dan ketertiban
Rapat, para Pemegang Saham atau Kuasanya
dimohon dengan hormat untuk hadir di tempat
Rapat selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) menit
sebelum Rapat dimulai.

6.

In connection with the issuance of Circular Letter of

the Board

of Directors of KSEI No. KSEI-

4012/DIR/0521 dated May 31, 2021 regarding the
Implementation of the e-Proxy Module and the
Application of the e-Voting Module on the eASY.KSEI
Application. KSEI and the Impressions of the General
Meeting of Shareholders, currently KSEI has provided

an e-GMS platform for

the electronic GMS

implementation. Therefore, Shareholders can attend

directly

electronically through the eASY.KSEI

application that has been provided by KSEI. To use the
@ASY.KSEI application, Shareholders can access the
@ASY.KSEI menu located at the AKSes facility
http://akses.ksei.co.id with due observance of the

following provisions:

a

Shareholders inform their attendance or appoint
their proxies and/or submit no later than 12.00
West Indonesian Time on 1 (one) day before the
Meeting date.

Shareholders who will attend or give their power of
attorney electronically to the Meeting through the
@ASY.KSEI application must pay attention to the
following matters:

i. Registration Process,

li. Electronic Submission and/or Opinion Process,
iii. Voting Process,

iv. GMS Impressions.

. For Shareholders who will be physically attend must

follow the safety and health protocols (the “COVID-19
Protocol") at the Meeting venue as stated in the Rules
of Conduct of the Meeting, must receive at least their
second dose of vaccination proven by their printed or

electronic vaccine certificate.

Pursuant to the

certificate of vaccine and COVID-19 Protocol
implementation, accordingly:

a

The company restricts attendance of the
Shareholders in accordance with the venue's
capacity.

. The Company through the Registration Officer are

entitled to determine if the reguirements are
fulfilled or not for the Shareholders or their proxies
to enter the Meeting venue,

Shareholders or their proxies are reguired to
submit a copy of their National Identity Card (KTP)
or other identification to the Meeting officer for
verification before entering the Meeting room. For
Shareholders in the form of Legal Entities, they can
bring a copy of the Articles of Association and the
amendments including the final composition of the
management.

. In order to facilitate the arrangement and order of

the Meeting, the Shareholders or their proxies are
kindly reguested to be attend at the Meeting venue
at least 30 (thirty) minutes before the Meeting
begins.

bank neo commerce

e. Bagi Pemegang Saham atau kuasanya yang
dianggap tidak memenuhi syarat sehingga tidak
diperkenankan masuk ke dalam tempat Rapat,
dipersilahkan untuk memberikan kuasa kepada
pihak independen yang ditunjuk Perseroan
(“Pihak Independen") dengan menggunakan
formulir Surat Kuasa yang telah disediakan oleh
Perseroan, sehingga dapat tetap
mempergunakan haknya untuk hadir dan
memberikan suara dalam Rapat dengan diwakili
oleh Pihak Independen tersebut.

IV. MATERI RAPAT

V.

Materi rapat dapat diunduh melalui situs web Perseroan
www.banki ommerce.co.id, sejak tanggal
pemanggilan Rapat sampai dengan tanggal
penyelenggaraan Rapat, sedangkan dokumen fisik
dapat diperoleh di Kantor Pusat Perseroan pada hari
dan jam kerja jika diminta secara tertulis oleh
Pemegang Saham Perseroan.

INFORMASI LAINNYA

1. Pemerintah atau Otoritas berwenang dapat
sewaktu-waktu mengeluarkan kebijakan larangan
pelaksanaan Rapat atau larangan kepada
Pemegang Saham Perseroan untuk hadir secara
langsung dalam Rapat sebelum atau pada hari
pelaksanaan Rapat, dimana hal ini sepenuhnya
diluar tanggung jawab Perseroan.

2. Dalam rangka pengendalian dan pencegahan
penyebaran COVID-19, Perseroan tidak
menyediakan makanan, minuman dan souvenir
kepada Pemegang Saham/Kuasa yang hadir dalam
Rapat.

Jakarta, 09 Januari 2024
PT BANK NEO COMMERCE TBK

Direksi ap IK H

20f4

e. The Shareholders or their proxies who are
considered to not fulfill reguirements shall not be
allowed to enter the Meeting venue, and may
authorize the proxy to an independent party
appointed by the Company (the “Independent
Party") by using the POA form provided by the
Company, hence they may remain to use their
rights to attend and cast a vote at the Meeting
represented by the Independent Party.

IV. MEETING MATERIAL

Meeting materials can be downloaded through the
Company's website (www.bankneocommerce.co.id) from
the invitation date until the Meeting date, while physical
documents can be obtained at the Company's Head Office
on working days and hours if reguested in writing by the
Company's Shareholders.

V. OTHER INFORMATION

1. The government or the competent authority may at
any time issue a policy of prohibiting the
implementation of the Meeting or prohibiting the
Shareholders of the Company from attending directly
at the Meeting before or on the day of the Meeting,
which is entirely outside the responsibility of the
Company.

2. In order to controlling and preventing the spread of the
COVID-19, the Company does not provide food, drinks
and souvenir to the shareholders or proxies who are
present at the Meeting.

Jakarta, January 9" 2024
PT BANK NEO COMMERCE TBK
Board Of Directors