20231130_AMAR_Pemanggilan RUPS_31544264_lamp1.pdf

PENGATURAN TERKAIT RAPAT / MEETING PROCEDURE

A. Ketentuan Umum
   1.   Pemanggilan Rapat ini merupakan undangan resmi bagi para pemegang saham untuk menghadiri
        Rapat. Perseroan tidak mengirimkan surat undangan tersendiri kepada masing-masing
        pemegang saham.
        This Meeting Invitation is the official invitation to the Company’s shareholders. The Company will
        not send a separate meeting invitation to the shareholders.
   2.   Pemegang saham yang berhak hadir atau diwakili dalam Rapat adalah para Pemegang Saham
        Perseroan yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan dan/atau
        pemegang saham Perseroan pada sub-rekening efek di Penitipan Kolektif KSEI pada hari Rabu,
        29 November 2023 sampai dengan pukul 16.00 WIB (Waktu Indonesia Bagian Barat).
        The shareholders who are entitled to attend or be represented at the Meeting are Shareholders
        whose names are registered in the Company’s Register of Shareholders and/or holders of the
        Company’s shares at the sub-securities account of KSEI on Wednesday, 29 November 2023 by
        04.00 p.m. Western Indonesian Time.
   3.   Perseroan menghimbau agar Pemegang Saham menghadiri Rapat secara elektronik melalui
        aplikasi eASY.KSEI https://akses.ksei.co.id, atau memberikan kuasa secara elektronik dan
        memberikan suara secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI yang disediakan oleh PT
        Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”) melalui tautan https://akses.ksei.co.id.
        The Company encourages the Shareholders to attend the meeting electronically through
        eASY.KSEI application https://akses.ksei.co.id, or giving Power of Attorney electronically and
        cast votes electronically through eASY.KSEI application provided by PT Kustodian Sentral Efek
        Indonesia (“KSEI”) through https://akses.ksei.co.id.
   4.   Bagi Pemegang Saham atau kuasanya yang akan hadir secara fisik wajib mengikuti ketentuan
        sebagai berikut:
        The shareholders or their proxies who will be physically present must comply with the following
        provisions:
        a) Perseroan berhak membatasi jumlah Pemegang Saham yang dapat menghadiri rapat secara
             fisik sesuai dengan kapasitas tempat Rapat yang tersedia.
             The Company has the right to restrict the number of Shareholders who can physically attend
             the meeting according to the capacity availabilty of the Meeting venue.
        b) Wajib mengikuti arahan panitia Rapat selama berada di gedung tempat penyelenggaraan
             Rapat.
             It is required to follow the directions from the committee while being in the building where the
             Meeting is being held.
        c) Pemegang Saham atau kuasanya agar dapat berada di tempat pada pukul 12.30 WIB.
             Shareholders or their proxies required to be at the venue at 12.30 p.m. Western Indonesia
             Time.
        d) Pemegang Saham atau kuasanya yang tidak dapat memasuki ruang Rapat dikarenakan
             keterbatasan kapasitas ruangan tetap dapat melaksanakan haknya dengan cara hadir secara
             elektronik dalam Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI atau memberikan kuasa (untuk
             menghadiri dan memberikan hak suaranya pada setiap mata acara Rapat) kepada pihak
             independen yang ditunjuk oleh Perseroan (Perwakilan BAE) dengan mengisi dan
             menandatangani format surat kuasa tertulis yang disediakan oleh Perseroan di tempat Rapat.
             Shareholders or their proxies who cannot enter the Meeting room due to the limited room
             capacity can still exercise their rights by electronically attending the Meeting through
             eASY.KSEI application or giving power of attorney (to attend and cast their vote on each

         agenda item of the Meeting) to an independent party appointed by the Company (BAE
         representative) by filling in and signing the written power of attorney format provided by the
         Company at the Meeting venue.
     e) Perseroan tidak menyediakan suvenir, makanan dan minuman baik sebelum, selama ataupun
         sesudah penyelenggaraan Rapat.
         The Company will not be providing food or drinks, including giving souvenirs/goodie bags
         either before or after the Meeting.
5.   Keikutsertaan Pemegang Saham yang berhak dalam Rapat dapat dilakukan dengan mekanisme
     berikut:
     The Authorized Shareholders can participate in the Meeting through the following mechanism:
     a) Hadir dalam Rapat secara fisik atau secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI
         (https://akses.ksei.co.id);
         Physically or electronic attendance at the Meeting through eASY.KSEI application
         (https://akses.ksei.co.id);
     b) Diwakili pihak lain dengan memberikan kuasa secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI
         (https://akses.ksei.co.id). Pemberian kuasa secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI
         dapat dilakukan bagi Pemegang Saham yang berhak hadir dalam Rapat sejak tanggal
         Pemanggilan Rapat ini sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal penyelenggaraan
         Rapat pukul 12.00 WIB (“Batas Waktu Deklarasi Kehadiran”).
         Represented by another party by giving power of attorney electronically through the
         eASY.KSEI application (https://akses.ksei.co.id). Granting power of attorney electronically
         through the eASY.KSEI application can be made by the Shareholders who are entitled to
         attend the Meeting from the date of this Meeting Invitation up to 1 (one) working day before
         the date of the Meeting at 12.00 p.m. WIB (“Time Limit of Attendance Declaration”).
     c) Diwakili pihak lain yang telah ditunjuk oleh Perseroan yaitu perwakilan dari PT Datindo
         Entrycom selaku Biro Administrasi Efek Perseroan dengan memberikan kuasa secara
         konvensional dengan menggunakan format surat kuasa tertulis sebagaimana dimaksud pada
         butir 6 huruf h (a) Ketentuan Umum ini.
         Represented by another party appointed by the Company which are the representative of PT
         Datindo Entrycom as the Company’s Securities Administration Bureau by giving conventional
         power of attorney using the format of a written power of attorney as referred to in item 6 letter
         h (a) of these General Provisions.
6.   Prosedur kehadiran Rapat secara elektronik:
     Procedure of electronic attendance:
     a) Pemegang Saham harus terlebih dahulu terdaftar dalam fasilitas Acuan Kepemilikan
         Sekuritas KSEI (“AKSes KSEI”). Dalam hal Pemegang Saham belum terdaftar, mohon untuk
         melakukan registrasi melalui situs web https://akses.ksei.co.id.
         The Shareholders must first register for the KSEI Securities Ownership Reference facility
         (“AKSes.KSEI”). In the event that the Shareholders have not been registered, please register
         through the website https://akses.ksei.co.id.
     b) Bagi Pemegang Saham yang telah terdaftar, kuasa elektronik diberikan dalam aplikasi
         eASY.KSEI melalui situs web https://akses.ksei.co.id.
         For the registered Shareholders, Power of Attorney is given through eASY.KSEI application
         on the website https://akses.ksei.co.id.
     c) Bagi Pemegang Saham yang berhak atau Penerima Kuasa dibawah ini:
         For eligible Shareholders or Authorized Persons below:
         (i) Pemegang Saham Perseroan yang belum melakukan deklarasi kehadiran secara
              elektronik sampai dengan Batas Waktu Deklarasi Kehadiran;

         The Company’s Shareholders who have not declared their electronic attendance until the
         Time Limit for Attendance Declaration;
    (ii) Pemegang Saham Perseroan yang telah melakukan deklarasi kehadiran secara
         elektronik namun belum menetapkan pilihan suara sampai dengan Batas Waktu
         Deklarasi Kehadiran;
         The Company’s Shareholders who have declared their electronic attendance but have
         not cast their votes until Time Limit for Attendance Declaration;
    (iii) Perwakilan Pemegang Saham dan Pihak Independen yang telah ditunjuk oleh Perseroan
          yaitu perwakilan dari PT Datindo Entrycom selaku Biro Administrasi Efek Perseroan
          (“BAE”) yang telah menerima kuasa dari Pemegang Saham Perseroan, namun
          Pemegang Saham bersangkutan belum menetapkan pilihan suara sampai dengan Batas
          Waktu Deklarasi Kehadiran;
          The Individual Representatives and the Independent Party appointed by the Company
          which are the representative of PT Datindo Entrycom as the Company’s Securities
          Administration Bureau (“BAE”) who have received Power of Attorneys from the
          Company’s Shareholders but the Shareholders have not cast their votes until Time Limit
          for Attendance Declaration;
    (iv) Partisipan KSEI/Intermediary (Bank Kustodian atau Perusahaan Efek) yang telah
         menerima kuasa dari Pemegang Saham Perseroan yang telah menetapkan pilihan suara
         melalui eASY.KSEI;
         The KSEI Participants/intermediaries (Custodian Banks or Securities Companies) who
         have received Power of Attorneys from the Company’s Shareholders that have cast their
         votes through the eASY.KSEI application;
    (v) Wajib melakukan registrasi kehadiran secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI pada
         tanggal pelaksanaan Rapat mulai pukul 13.00 WIB sampai dengan pukul 14.00 WIB.
         It is mandatory to register through eASY.KSEI application on the date of the Meeting from
         01.00 pm until 02.00 pm Western Indonesia Time
d) Pemegang Saham yang berhak yang telah memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa
   kepada Perwakilan Pemegang Saham atau Pihak Independen dan telah menetapkan pilihan
   suara untuk Mata Acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu yang
   ditentukan, maka yang bersangkutan tidak perlu melakukan registrasi kehadiran secara
   elektronik dalam aplikasi eASY.KSEI.
   The eligible Shareholders who have provided an attendance declaration or Power of Attorney
   to the Individual Representative or Independent Party and have determined the voting options
   for the Meeting Agenda in eASY.KSEI application up to specified time limit, she/he does not
   need to register his/her attendance electronically at the eASY.KSEI application.
e) Keterlambatan atau kegagalan dalam proses registrasi secara elektronik dengan alasan
   apapun akan mengakibatkan Pemegang Saham atau Penerima Kuasanya tidak dapat
   menghadiri Rapat secara elektronik, serta kepemilikan sahamnya tidak diperhitungkan
   sebagai kuorum kehadiran.
   Any delay or failure to complete the electronic attendance registration process for any reason
   will result in the Shareholders or their proxies not being permitted to electronically attend the
   Meeting and their share ownership not being taken into account in the attendance quorum.
f) Untuk menggunakan aplikasi eASY.KSEI, Pemegang Saham dapat mengakses eASY.KSEI,
   submenu Login eASY.KSEI yang berada pada fasilitas AKSes https://akses.ksei.co.id.
   To use the eASY.KSEI application, Shareholders can access eASY.KSEI through eASY.KSEI
   Login submenu located in the AKSes facility https://akses.ksei.co.id.

g) Panduan registrasi, penggunaan dan penjelasan lebih lanjut mengenai eASY.KSEI dan
   AKSes.KSEI dapat dilihat pada situs web: https://akses.ksei.co.id.
   The registration guideline, usage and further explanation for eASY.KSEI and AKSes.KSEI can
   be found on the website of: https://akses.ksei.co.id.
h) Dalam hal pemegang saham memilih untuk tidak menghadiri Rapat secara elektronik maka
   pemegang saham yang bersangkutan dapat memberikan kuasanya kepada Pihak
   Independen yang ditunjuk Perseroan agar kehadiran dan hak suaranya diwakili oleh Pihak
   Independen dalam Rapat, dengan ketentuan sebagai berikut:
   If the shareholder chooses not to attend the Meeting electronically, the respective shareholder
   may authorize the Independent Party appointed by the Company so that its presence and
   voting rights are represented by the Independent Party in the Meeting, with the following
   conditions:
   a. Mengunduh surat kuasa konvensional yang terdapat dalam situs web Perseroan
        (www.amarbank.co.id) yang wajib diisi dan diserahkan kepada Perseroan paling lambat
        pada tanggal 15 Desember 2023 melalui Kantor Biro Administrasi Efek yang ditunjuk
        Perseroan, yaitu:
        Downloading the conventional power of attorney which is available on the Company’s
        website (www.amarbank.co.id) which has to be filled and submitted to the Company at
        the latest by 15 December 2023 through the Securities Administration Bureau appointed
        by the Company, namely:
        PT Datindo Entrycom
        Jl. Hayam Wuruk No. 28, Jakarta 10120
        Telp: +62-21-350 8077.
        Surat kuasa dari pemegang saham yang ditandatangani di luar negeri harus dilegalisasi
        oleh notaris publik setempat dan perwakilan yang sah dari Kedutaan/Kantor Konsulat
        Republik Indonesia setempat atau di-apostille oleh instansi yang berwenang.
        Power of Attorney from the shareholders executed overseas must be legalized by a local
        public notary and the official representative of the Embassy/Consulate Office of the
        Republic of Indonesia or apostiled by the competent authority.
   b. Surat kuasa wajib dilengkapi dengan fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau tanda
        pengenal lainnya yang sah. Bagi pemegang saham berbentuk badan hukum, maka harus
        melampirkan fotokopi Anggaran Dasar dan perubahan-perubahannya, surat-surat
        pengesahan/persetujuan dari instansi yang berwenang, berikut Akta susunan Direksi dan
        Dewan Komisaris yang menjabat saat Rapat.
        The Power of Attorney must be furnished with a copy of the Identity Card (KTP) or other
        valid identification. For shareholders in the form of legal entities, a copy of the Articles of
        Association and amendments thereto, letters of ratification/approval from the competent
        authority, as well as the Deed of the composition of the Board of Directors and Board of
        Commissioners who are in charge at the time of the Meeting must be furnished.
   c. Anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris dan karyawan Perseroan dapat bertindak
        selaku kuasa pemegang saham dalam Rapat namun suara yang mereka keluarkan
        selaku kuasa dalam Rapat tidak dihitung dalam pemungutan suara.
        Any member of the Board of Directors, Board of Commissioners, and any employee of
        the Company may act as a proxy for the shareholders in the Meeting, but any vote they
        cast as a proxy in the Meeting will not be counted in the voting.
   d. Pemegang saham tidak berhak memberikan kuasa kepada lebih dari seorang kuasa
        untuk sebagian dari jumlah saham yang dimilikinya dengan suara yang berbeda.
        The shareholders are not allowed to give authority to more than one proxy for any part of
        his/her shares with different votes.

B. Tayangan Pelaksanaan Rapat
    1.   Pemegang Saham atau Kuasanya yang telah terdaftar di aplikasi eASY.KSEI paling lambat
         hingga Batas Waktu Deklarasi Kehadiran dapat menyaksikan pelaksanaan Rapat yang sedang
         berlangsung melalui Zoom Webinar dengan mengakses menu eASY.KSEI, submenu Tayangan
         RUPS yang berada pada situs web AKSes (https://akses.ksei.co.id).
         Shareholders or their Proxies who have been registered in the eASY.KSEI application no later
         than the Time Limit of Attendance Declaration can view the ongoing Meeting process through
         Zoom Webinar by accessing the eASY.KSEI menu, submenu GMS Video Streaming located at
         the AKSes website (https://akses.ksei.co.id).
    2.   Tayangan RUPS memiliki kapasitas hingga 500 peserta, dimana kehadiran tiap peserta akan
         ditentukan berdasarkan first-come-first-serve basis. Bagi Pemegang Saham atau Kuasanya
         yang tidak mendapatkan kesempatan untuk menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan
         RUPS tetap dianggap sah hadir secara elektronik serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya
         diperhitungkan dalam Rapat, sepanjang kehadiran dan suaranya telah teregistrasi dalam
         eASY.KSEI.
         The GMS Video Streaming has a capacity of up to 500 participants, where the attendance of
         each participant will be determined on a first-come-first-serve basis. Shareholders or their Proxies
         who do not have the opportunity to view the GMS Video Streaming are still considered valid to
         be present electronically and share ownership and voting choices are taken into account at the
         Meeting, as long as their attendance and votes have been registered in the eASY.KSEI
         application.
    3.   Pemegang Saham atau Kuasanya yang hanya menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui
         Tayangan RUPS, namun tidak teregistrasi hadir secara elektronik pada aplikasi eASY.KSEI,
         maka kehadiran Pemegang Saham atau Kuasanya tersebut dianggap tidak sah serta tidak
         akan masuk dalam perhitungan kuorum kehadiran Rapat.
         Shareholders or their Proxies who only view the GMS Video Streaming but are not registered to
         be present electronically on the eASY.KSEI application, thus the presence of the Shareholders
         or their proxies are considered invalid and will not be included in the calculation of the quorum
         of the Meeting attendance.
    4.   Untuk mendapatkan pengalaman terbaik dalam menggunakan aplikasi eASY.KSEI dan/atau
         Tayangan RUPS, Pemegang Saham atau Kuasanya disarankan menggunakan peramban
         (browser) Mozilla Firefox.
         To get the best experience in using the eASY.KSEI application and/or the GMS Video Streaming,
         Shareholders or their Proxies are advised to use the Mozilla Firefox browser.


MATERI RAPAT / MEETING MATERIAL

Keterangan lengkap dan terkini mengenai bahan mata acara Rapat termasuk informasi lainnya terkait
Rapat tersedia dalam situs web Perseroan berikut https://amarbank.co.id.
Complete and up-to-date information regarding the Agenda of the Meeting, including other information
related to the Meeting, is available on the following website of the Company https://amarbank.co.id.

LAIN-LAIN / OTHER MATTERS

  1. Perseroan menghimbau para pemegang saham Perseroan untuk terlebih dahulu membaca Tata
     Tertib Rapat termasuk panduan pelaksanaan Rapat secara elektronik bagi yang akan hadir secara
     elektronik yang tersedia di aplikasi eASY.KSEI
     The shareholders of the Company are expected to carefully read the Meeting’s Rules of Conduct
     first, including the electronic Meeting guideline for those who will attend the Meeting electronically,
     which is available on the eASY.KSEI application.
  2. Apabila terdapat perubahan dan/ atau penambahan informasi terkait tata cara pelaksanaan Rapat
     sehubungan dengan adanya kondisi dan perkembangan terkini yang belum disampaikan melalui
     Pemanggilan ini selanjutnya akan diumumkan dalam situs web Perseroan.
      Any changes and/or additional information related to the implementation procedures of the Meeting
      in relation with any updated condition and developments which has not been incorporated under
      this Invitation will be further announced on the Company’s website.




                                   Surabaya, 30 November 2023
                                   PT Bank Amar Indonesia Tbk
                             Direksi Perseroan/The Board of Directors