Back to announcement
20230710_TAXI_Pemanggilan RUPS_31339975_lamp1.pdf
RUPS notice Text extracted TAXISource file signed link, expires in 15 minutes
Extracted text 10
Page 1
PEMANGGILAN
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM TAHUNAN
PT EXPRESS TRANSINDO UTAMA TBK (“PERSEROAN”)
Sehubungan dengan Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan Perseroan
(“RUPST”) (selanjutnya RUPST disebut “Rapat”), yang telah dilaksanakan pada hari Jumat tanggal
30 Juni 2023 yang lalu dan tidak mencapai kuorum jumlah pemegang saham yang hadir atau
terwakili dalam Rapat sehingga Rapat tidak dapat diselenggarakan untuk mengambil keputusan
yang sah dan mengikat.
Direksi Perseroan dengan ini mengundang para Pemegang Saham Perseroan untuk menghadiri
Rapat Kedua atas Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan, yang akan diselenggarakan pada:
Hari / Tanggal : Senin/ 17 Juli 2023
Waktu : 15.00 WIB – selesai
Tempat : Concreate Space By MIKTI, JL. R.P. Soeroso No. 39,
Gondangdia, Menteng, Jakarta Pusat 10350
Mata acara RUPST Perseroan adalah sebagai berikut :
1. Persetujuan dan pengesahan Laporan Tahunan Perseroan untuk tahun buku yang berakhir
pada tanggal 31 Desember 2022 termasuk didalamnya Laporan Direksi mengenai kegiatan
usaha Perseroan dan/atau tata usaha keuangan Perseroan, Laporan Pengawasan Dewan
Komisaris dan Laporan Keuangan Konsolidasian Perseroan sekaligus pemberian pelunasan dan
pembebasan tanggung jawab sepenuhnya (acquit et de charge) kepada anggota Direksi dan
Dewan Komisaris Perseroan atas semua tindakan pengurusan dan pengawasan yang telah
dijalankan untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2022.
2. Penetapan penggunaan laba bersih/hasil usaha Perseroan untuk tahun buku yang berakhir
tanggal 31 Desember 2022.
3. Penetapan Remunerasi (Gaji/Honorarium, Fasilitas dan Tunjangan) bagi Dewan Komisaris dan
Direksi untuk Tahun Buku 2023.
4. Penunjukan Kantor Akuntan Publik dan/atau Akuntan Publik yang akan mengaudit Laporan
Keuangan Perseroan tahun buku yang berakhir tanggal 31 Desember 2023 dan pemberian
wewenang untuk menetapkan honorarium Akuntan Publik serta persyaratan lainnya.
5. Penunjukan/ Penetapan Pihak Pengendali.
Catatan :
1) Pemanggilan ini merupakan undangan resmi dan pemanggilan ini juga tersedia di laman BEI,
laman Perseroan http://expressgroup.co.id dan aplikasi eASY.KSEI.
2) Perseroan akan menyelenggarakan Rapat secara fisik dan elektronik melalui sistem
eASY.KSEI.
Page 2
3) Yang berhak hadir atau yang diwakili dalam Rapat adalah para Pemegang Saham yang
namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham (DPS) Perseroan pada hari Jumat, tanggal
07 Juli 2023, pukul 16.00 WIB.
4) Perseroan akan memfasilitasi penyelenggaraan RUPST sebagai berikut:
a. Mekanisme Pemberian Kuasa:
i. Perseroan menghimbau kepada Pemegang Saham Perseroan untuk memberikan
kuasa secara elektronik (“e-Proxy”) kepada perwakilan yang ditunjuk oleh Biro
Administrasi Efek Perseroan (PT Adimitra Jasa Korpora) melalui fasilitas eASY.KSEI
(https://akses.ksei.co.id). Pemberian kuasa paling lambat dilakukan pada hari Jumat,
14 Juli 2023 pukul 12.00 WIB.
ii. Selain pemberian kuasa secara elektronik/e-Proxy tersebut diatas, Pemegang Saham
dapat mengunduh formulir surat kuasa yang tersedia dalam situs web Perseroan
http://expressgroup.co.id. Surat kuasa asli beserta kelengkapannya wajib disampaikan
kepada Perseroan melalui Biro Administrasi Efek, yakni PT Adimitra Jasa Korpora,
Kirana Boutique Office Jl. Kirana Avenue Blok F3 No. 5, Kelapa Gading – Jakarta
Utara 14250, Indonesia. Pemberian kuasa paling lambat dilakukan pada hari Kamis,
13 Juli 2023 sampai dengan pukul 15.00 WIB.
b. Pemegang Saham Perseroan atau kuasanya diharapkan untuk terlebih dahulu membaca
Pedoman dan Tata Tertib Rapat yang disediakan Perseroan dan panduan pelaksanaan
Rapat secara elektronik bagi yang akan hadir secara elektronik yang tersedia di situs web
aplilkasi eASY.KSEI (https://easy.ksei.co.id/egken/Education_global.jsp).
5) Untuk menggunakan aplikasi eASY.KSEI, pemegang saham dapat mengakses menu
eASY.KSEI, “submenu Login eASY.KSEI” yang berada pada fasilitas AKSes
(https://akses.ksei.co.id/).
6) Batas waktu untuk memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa secara elektronik (e-proxy) dan
suara secara elektronik (e-voting) dalam aplikasi eASY.KSEI adalah paling lambat pada hari
Jumat, 14 Juli 2023 pukul 12.00 WIB.
7) Bagi Pemegang Saham yang akan hadir secara elektronik atau memberikan kuasa secara
elektronik ke dalam Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI dalam tautan https://akses.ksei.co.id/
wajib memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a) Mekanisme Kehadiran Pemegang Saham via e-RUPS
i. Bagi Pemegang Saham yang akan mengikuti Rapat dengan menggunakan modul
e- RUPS dan e-Voting pada aplikasi eASY.KSEI, wajib mendaftarkan diri hingga
H-1 Rapat melalui https://akses.ksei.co.id/;
ii. Pemegang Saham dan Penerima Kuasa menerima e-mail pemberitahuan 1 hari
sebelum pelaksanaan RUPS via webinar;
iii. Pemegang Saham dan Penerima Kuasa wajib memiliki akun dalam AKSes untuk
dapat mengakses tautan Rapat;
iv. Tautan webinar dapat dijangkau melalui AKSes Web dan AKSes Mobile;
v. Pada hari H, Pemegang Saham yang akan mengikuti Rapat dengan menggunakan
modul e-RUPS dan e-Voting harus melakukan self registration secara elektronik di
eASY.KSEI melalui www.akses.ksei.co.id;
Page 3
b) Proses Registrasi
i. Pemegang saham tipe individu lokal yang belum memberikan deklarasi kehadiran
atau kuasa dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada 14 Juli 2023 atau
pada butir 6 dan ingin menghadiri Rapat secara elektronik maka wajib melakukan
registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat
sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
ii. Pemegang saham tipe individu lokal yang telah memberikan deklarasi kehadiran
tetapi belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat
dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada 14 Juli 2023 atau pada butir
6 dan ingin menghadiri Rapat secara elektronik maka wajib melakukan registrasi
kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai
dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
iii. Pemegang saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa yang
disediakan oleh Perseroan (Independent Representative) atau Individual
Representative tetapi pemegang saham belum memberikan pilihan suara
minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas
waktu pada 14 Juli 2023 atau pada butir 6, maka penerima kuasa yang mewakili
pemegang saham wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI
pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara
elektronik ditutup oleh Perseroan.
iv. Pemegang saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa
partisipan/Intermediary (Bank Kustodian atau Perusahaan Efek) dan telah
memberikan pilihan suara dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada
14 Juli 2023 atau butir 6, maka perwakilan penerima kuasa yang telah terdaftar
dalam aplikasi eASY.KSEI wajib melakukan registrasi kehadiran dalam
aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa
registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
v. Pemegang saham yang telah memberikan deklarasi kehadiran atau memberikan
kuasa kepada penerima kuasa yang disediakan oleh Perseroan (Independent
Representative) atau Individual Representative dan telah memberikan pilihan
suara minimal untuk 1 (satu) atau ke seluruh mata acara Rapat
dalam aplikasi eASY.KSEI paling lambat hingga batas waktu 14 Juli 2023 atau
pada butir 6, maka pemegang saham atau penerima kuasa tidak perlu melakukan
registrasi kehadiran secara elektronik dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal
pelaksanaan Rapat. Kepemilikan saham akan otomatis diperhitungkan sebagai
kuorum kehadiran dan pilihan suara yang telah diberikan akan otomatis
diperhitungkan dalam pemungutan suara Rapat.
vi. Keterlambatan atau kegagalan dalam proses registrasi secara elektronik
sebagaimana dimaksud dalam angka i – iv dengan alasan apapun akan
mengakibatkan pemegang saham atau penerima kuasanya tidak dapat menghadiri
Rapat secara elektronik, serta kepemilikan sahamnya tidak diperhitungkan sebagai
kuorum kehadiran dalam Rapat.
c) Proses Penyampaian Pertanyaan dan/atau Pendapat Secara Elektronik
i. Pemegang saham atau penerima kuasa memiliki 2 (dua) kali kesempatan untuk
menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat pada setiap sesi diskusi per mata
acara Rapat. Pertanyaan dan/atau pendapat per mata acara Rapat dapat
disampaikan secara tertulis oleh pemegang saham atau penerima kuasa dengan
menggunakan fitur chat pada kolom „Electronic Opinions‟ yang tersedia dalam
layar E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI. Pemberian pertanyaan dan/atau
pendapat dapat dilakukan selama status pelaksanaan Rapat pada kolom „General
Meeting Flow Text‟ adalah “Discussion started for agenda item no. [ ]”.
ii. Penentuan mekanisme pelaksanaan diskusi per mata acara Rapat secara tertulis
melalui layar E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI merupakan kewenangan bagi
setiap Perseroan dan hal tersebut akan dituangkan Perseroan dalam Tata Tertib
Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
Page 4
iii. Bagi penerima kuasa yang hadir secara elektronik dan akan menyampaikan
pertanyaan dan/atau pendapat pemegang sahamnya selama sesi diskusi per mata
acara Rapat berlangsung, maka diwajibkan untuk menuliskan nama pemegang
saham dan besar kepemilikan sahamnya lalu diikuti dengan pertanyaan atau
pendapat terkait.
d) Proses Pemungutan Suara/Voting
i. Proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung di
aplikasi eASY.KSEI pada menu E-Meeting Hall, sub menu Live Broadcasting.
ii. Pemegang saham yang hadir sendiri atau diwakilkan penerima kuasanya namun
belum memberikan pilihan suara pada mata acara Rapat sebagaimana dimaksud
pada butir 7 huruf b angka i – iii, maka pemegang saham atau penerima
kuasanya memiliki kesempatan untuk menyampaikan pilihan suaranya selama
masa pemungutan suara melalui layar E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI
dibuka oleh Perseroan. Ketika masa pemungutan suara secara elektronik per mata
acara Rapat dimulai, sistem secara otomatis menjalankan waktu pemungutan
suara (voting time) dengan menghitung mundur maksimum selama 5 (lima) menit.
Selama proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung akan terlihat
status “Voting for agenda item no [ ] has started” pada kolom „General Meeting
Flow Text‟. Apabila pemegang saham atau penerima kuasanya tidak memberikan
pilihan suara untuk mata acara Rapat tertentu hingga status pelaksanaan Rapat
yang terlihat pada kolom, General Meeting Flow Text‟ berubah menjadi “Voting for
agenda item no [ ] has ended”, maka akan dianggap memberikan suara Abstain
untuk mata acara Rapat yang bersangkutan.
iii. Voting time selama proses pemungutan suara secara elektronik merupakan waktu
standar yang ditetapkan pada aplikasi eASY.KSEI. Setiap Perseroan dapat
menetapkan kebijakan waktu pemungutan suara langsung secara elektronik per
mata acara dalam Rapat (dengan waktu maksimum adalah 5 (lima) menit per mata
acara Rapat) dan akan dituangkan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat
melaluiaplikasi eASY.KSEI.
e) Penayangan Siaran Langsung Pelaksanaan Rapat
i. Pemegang saham atau penerima kuasanya yang telah terdaftar di
aplikasi eASY.KSEI paling lambat hingga batas waktu pada butir 6 dapat
menyaksikan pelaksanaan Rapat yang sedang berlangsung melalui webinar Zoom
dengan mengakses menu eASY.KSEI, submenu Tayangan RUPS yang berada
pada fasilitas AKSes (https://akses.ksei.co.id/).
ii. Tayangan RUPS memiliki kapasitas hingga 500 peserta, di mana kehadiran tiap
peserta akan ditentukan berdasarkan first come first serve basis. Bagi pemegang
saham atau penerima kuasanya yang tidak mendapatkan kesempatan untuk
menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS tetap dianggap sah
hadir secara elektronik serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya
diperhitungkan dalam Rapat, sepanjang telah teregistrasi dalam aplikasi
eASY.KSEI sebagaimana ketentuan pada butir 7 huruf b angka i – v.
iii. Pemegang saham atau penerima kuasanya yang hanya menyaksikan pelaksanaan
Rapat melalui Tayangan RUPS namun tidak teregistrasi hadir secara elektronik
pada aplikasi eASY.KSEI sesuai ketentuan pada butir 7 huruf b angka i – v, maka
kehadiran pemegang saham atau penerima kuasanya tersebut dianggap tidak sah
serta tidak akan masuk dalam perhitungan kuorum kehadiran Rapat.
iv. Untuk mendapatkan pengalaman terbaik dalam menggunakan
aplikasi eASY.KSEI dan/atau Tayangan RUPS, pemegang saham atau penerima
kuasanya disarankan menggunakan peramban (browser) Mozilla Firefox.
Page 5
8) Perseroan berhak untuk melarang Pemegang Saham atau Penerima Kuasa untuk menghadiri
atau berada dalam ruang Rapat dan/atau gedung tempat penyelenggaraan Rapat dalam hal
Pemegang Saham atau Penerima Kuasanya tidak memenuhi protokol keamanan yang
diimplementasikan oleh Perseroan dan pihak pengelola gedung tempat penyelenggaraan
Rapat. Dalam hal ini, Pemegang Saham dapat memberikan kuasa kepada Pihak Independen
yang ditunjuk oleh Perseroan dan mengisi formulir pertanyaan yang telah disediakan untuk
setiap Mata Acara Rapat.
9) Para Pemegang Saham atau Penerima Kuasa yang akan menghadiri Rapat diminta dengan
hormat untuk membawa dan menyerahkan kepada petugas pendaftaran, fotokopi Kartu Tanda
Penduduk (“KTP”) atau fotokopi KTP Pemberi Kuasa / Penerima Kuasa atau tanda
pengenal lainnya sebelum memasuki ruang Rapat. Bagi Pemegang Saham yang berstatus
badan hukum dimohon untuk membawa fotokopi anggaran dasar yang terakhir dan akta
perubahan susunan pengurus yang terakhir.
10) Pemegang Saham yang tidak dapat hadir, dapat diwakili oleh kuasanya yang sah dengan
membawa surat kuasa yang sah atau dengan mengisi surat kuasa elektronik melalui fasilitas
eASY.KSEI sebagaimana ditentukan oleh Direksi Perseroan, dengan ketentuan anggota
Direksi, anggota Dewan Komisaris dan karyawan Perseroan boleh bertindak selaku kuasa
pemegang saham Perseroan dalam Rapat ini, namun suara yang mereka keluarkan tidak
diperhitungkan dalam pemungutan suara.
11) Perseroan tidak menyediakan konsumsi berupa makanan, minuman, maupun souvenir untuk
Pemegang Saham atau Penerima Kuasa yang menghadiri Rapat.
12) Materi Rapat dapat diunduh melalui situs web Perseroan http://expressgroup.co.id sejak
tanggal Pemanggilan Rapat.
13) Untuk memudahkan pengaturan dan tertibnya Rapat, para Pemegang Saham dan Kuasanya
yang sah diminta dengan hormat untuk hadir ditempat Rapat selambat-lambatnya 30 (tiga
puluh) menit sebelum Rapat dimulai.
Jakarta, 10 Juli 2023
PT Express Transindo Utama Tbk.
Direksi
Page 6
INVITATION
ANNUAL GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS
PT EXPRESS TRANSINDO UTAMA TBK (the “COMPANY”)
In relation to the Annual General Meeting of Shareholders of the Company (AGMS), (AGMS is
referred to “Meeting”) that has been held on Friday, 30 June 2023 and did not reach the quorum
based on the attending or representative shareholders, therefore the Meeting could not be held to
reach legal and binding decisions.
The Board of Directors of the Company hereby invites the Company‟s shareholders to attend the
Second Annual General Meeting of Shareholders to be held on:
Day / Date : Monday / 17 July 2023
Time : 15.00 Western Indonesia Time until finished
Venue : Concreate Space By MIKTI JL. R.P. Soeroso No. 39,
Gondangdia, Menteng, Jakarta Pusat 10350
The agenda of the AGMS are as follows :
1. The approval and ratification of the Company’s Annual Report for the financial year ended
December 31, 2022, including the Directors Report on the Company business activities
and/or the Company financial administration, the Board of Commissioners Supervisory
Reports and Company’s Consolidated Financial Statements as well as the granting of full
release and discharge (acquit et de charge) to all members of the Board of Directors and
Board of Commissioners of the Company for the management and supervision actions
that have been carried out in the financial year ended December 31, 2022.
2. Approval on the allocation of the Company’s net profit for the financial year ended
December 31, 2022.
3. Approval on the determination of salary/honorarium and/or other allowances for members
of the Board of Directors and Board of Commissioners for the year 2023.
4. Approval on the appointment of Public Accounting Firm and/or Public Accountant to audit
the Company’s Consolidated Financial Statements for the year ended December 31,
2023 and granting authorization to determine the honorarium of the Public Accountant
and other appointment requirement.
5. Appointment of Controlling Party
Notes :
1) This Invitation representing an official invitation to the Company‟s shareholders and this
Invitation is also available on the IDX‟s website, the Company's website
http://expressgroup.co.id and the KSEI Electronic General Meeting System facility
(“eASY.KSEI”).
2) The Company will hold the Meeting physically and electronically through the eASY.KSEI
system.
3) The shareholders who are entitled to attend or to be represented in the Meeting are those
whose names are listed on the Company‟s Register of Shareholders (DPS) on Friday, 07
July 2023 at16.00 Western Indonesia Time.
Page 7
4) The Company will facilitate the Meeting as follows:
a. Power of Attorney mechanism:
i. The Company requests the Shareholders of the Company to use the electronic power
of attorney ("e-proxy") to representatives appointed by the Company's Share Registrar
Bureau ("BAE") (PT Adimitra Jasa Korpora) through the eASY.KSEI facility
(https://akses.ksei.co.id). The granting of power of attorney (including electronic proxy)
is no later than Friday, 14 July 2023, until 12:00 Western Indonesia Time.
ii. In addition to the electronic power of attorney / e-proxy as mentioned above,
shareholders may download the power of attorney form that is available on the
Company's website http://expressgroup.co.id. The original power of attorney and its
supporting documents shall be submitted to the Company through the BAE, namely
PT Adimitra Jasa Korpora, Kirana Boutique Office Jl. Kirana Avenue Blok F3 No. 5,
Kelapa Gading - North Jakarta 14250, Indonesia. The granting of power of attorney
(including electronic proxy) is no later than Thursday, 13 July 2023, until 15:00
Western Indonesia Time.
b. Shareholders of the Company or their proxies are expected to read the Meeting
Guidance and Rules prior to the Meeting, including Meeting guidelines for those who will
attend electronically which is available in the eASY.KSEI application website
(https://easy.ksei.co.id/egken/Education_global.jsp).
5) To use the eASY.KSEI application, shareholders can access the eASY.KSEI menu,
“eASY.KSEILogin submenu” located in the AKSes facility (https://akses.ksei.co.id/).
6) The deadline for declaring electronic attendance, appointing representatives through electronic
proxy (e-proxy), or submitting electronic votes through the eASY.KSEI is no later than Friday,
14 Juli 2023 at 12.00 Western Indonesia Time.
7) Shareholders who wish to attend or authorize a representative to attend the Meeting
electronically through the eASY.KSEI application (https://akses.ksei.co.id/), must consider the
following points:
a. Mechanism of Shareholders Attendance via e-RUPS
i. Shareholders who will attend the Meeting using the e-RUPS and e-Voting
modules on the eASY.KSEI application, must register up to period of H-1 of the
Meeting through https://akses.ksei.co.id/;
ii. Shareholders and their representatives receive email notification 1 day prior to the
implementation of the GMS via webinar;
iii. Shareholders and their representatives are required to have an account in AKSes
to be able to access the webinar link of the Meeting;
iv. The webinar link can be accessed through AKSes Web and AKSes Mobile;
v. On the Meeting day, Shareholders who will take part in the Meeting using the e-
RUPS and e-Voting modules must perform self-registration electronically at
eASY.KSEI via www.akses.ksei.co.id;
Page 8
b. Registration Process
i. Local individual shareholders who have not provided their declaration of
attendance or power of attorney in the eASY.KSEI until the deadline on Friday,
14 July 2023 or as mentioned in point 6 and wish to attend the Meeting
electronically are required to register their attendance through the eASY.KSEI
application on the date of the Meeting until the Meeting‟s electronic registration
period is closed by the Company.
ii. Local individual shareholders who have provided their declaration of attendance
but have not cast their vote for at least 1 (one) Meeting agenda in the
eASY.KSEI application until the deadline on Friday, 14 July 2023 or as mentioned
in point 6, and wish to attend the Meeting electronically are required to register
their attendance in the eASY.KSEI application on the date of the Meeting until the
Meeting‟s electronic registration period is closed by the Company.
iii. For Shareholders who have grant power of attorney to the proxy provided by the
Company (Independent Representative) or Individual Representative but have not
cast their vote for at least 1 (one) Meeting agenda in the eASY.KSEI application
until the deadline on Friday, 14 July 2023 or as mentioned in point 6, the Proxies
representing the Shareholders is thereby required to register their attendance in
the eASY.KSEI application on the date of the Meeting until the Meeting‟s
electronic registrationperiod is closed by the Company.
iv. For Shareholders who have grant power of attorney to the Intermediary
Representative (Custodian Bank or Securities Company) and have cast their vote
in the eASY.KSEI application until the deadline on Friday, 14 July 2023 or as
mentioned in point 6, the representative proxy who has been registered in the
eASY.KSEI application is thereby required to register their attendance in the
eASY.KSEI application on the date of the Meeting until the Meeting‟s electronic
registration period is closed by the Company.
v. For Shareholders who have provided their declaration of attendance or authorized
power of attorney to the proxy provided by the Company (Independent
Representative) or Individual Representative and have cast their votes for at least
1 (one) or all of the Meeting agenda in the eASY.KSEI application no later than the
deadline on Friday, 14 July 2023 or as mentioned in point 6, the Shareholders or
Proxies do not need to electronically register their attendance in the eASY.KSEI
application on the Meeting‟s date. Shares‟ ownership will be automatically
calculated as an attendance quorum and the votes cast will be automatically
counted during the Meeting‟s voting process.
vi. Any delay or failure in the electronic registration process as referred to point i-iv, for
any reason that cause Shareholders or their Proxies to not be able to electronically
attend the Meeting, will prevent their shares ownership from being counted as a
quorum of attendance at the Meeting.
c. Submission process of questions and/or opinions electronically
i. Shareholders or their Proxies have 2 (two) opportunity to submit questions and/or
opinions at each discussion session in each Meeting agenda. Questions and/or
opinions in each Meeting agenda can be submitted in writing by the Shareholders
or Proxies by using the chat feature in the „Electronic Opinions‟ column available
on the E-Meeting Hall screen in the eASY.KSEI application. Submission of
questions and/or opinions can be done as long as the Meeting‟s status in the
„General Meeting Flow Text‟ column is written as “Discussion started for agenda
item no. [ ]”.
ii. The determination of the mechanism for conducting discussions in each Meeting
agenda in writing through the E-Meeting Hall screen in the eASY.KSEI application
is within the authority of the Company and this will be stated by the Company in the
Company Meeting‟s Guideline through the eASY.KSEI application.
iii. For Proxies who are electronically attend the Meeting and will submit questions
and/or opinions of their Shareholders during the discussion session in each
Meeting agenda, are required to specify the name of the Shareholders and amount
of shares they represent followed by the relevant questions and/or opinions.
Page 9
d. Voting process
i. The electronic voting process takes place in the eASY.KSEI application on the
Meeting Hall menu, Live Broadcasting sub menu.
ii. Shareholders who are attend in person or are represented by Proxies but have yet
to cast their votes on the particular Meeting agenda, as referred to point 7 letter b
number i-iii, are given an opportunity to submit their votes as the Company opens
the voting period in the E-Meeting Hall screen of the eASY.KSEI application. When
the electronic voting period in each Meeting agenda begins, the system will
automatically run the voting time by counting down a maximum of 5 (five) minutes.
During the electronic voting process, the status “Voting for agenda item no [ ] has
started” will be seen in the „General Meeting Flow Text‟ column. If the
Shareholders or their Proxies do not votes for certain Meeting agenda until the
Meeting‟s status as shown in
„General Meeting Flow Text‟ column changed to “Voting for agenda item no [ ] has
ended” will be considered to give an Abstain vote for the related Meeting agenda.
iii. Voting time in the electronic voting process is a standardized time set by the
eASY.KSEI application. The Company can set their own policies on electronic
voting time for each of their Meeting agenda (with a maximum of five minutes per
Meeting agenda) as elaborated in the Company Meeting‟s Guideline through the
eASY.KSEI application.
e. Live broadcasting of the Meeting
i. Shareholders or Proxies who have been registered in the eASY.KSEI application no
later than the deadline as mentioned in point 6 can watch the Meeting live via Zoom
webinar by accessing the eASY.KSEI menu, sub menu Tayangan RUPS in the
AKSesfacility (https://akses.ksei.co.id).
ii. Meeting broadcast (Tayangan RUPS) has a capacity of up to 500 participants,
where the attendance of each participant will be determined on a first come first
serve basis. Shareholders or Proxies who could not be accommodated in the
Meeting‟s broadcast are still considered to have valid electronic attendance in the
Meeting and their share ownerships and votes will be taken into account at the
Meeting, as long as they have been registered at the eASY.KSEI application, as
mentioned above in point 7 letter b number i-v.
iii. Shareholders or Proxies who only watch the Meeting through Meeting broadcast
(Tayangan RUPS) but are not electronically registered as attendees in the
eASY.KSEI application in accordance with the provisions in point 7 letter b number i-
v, will not be considered as a valid attendee and will not be counted as part of the
Meeting‟s quorum and will not be able to submit questions and/or opinions.
iv. Shareholders or Proxies are advised to use the Mozilla Firefox browser for the best
experience in using the eASY.KSEI application and/or Meeting broadcast (Tayangan
RUPS).
8) The Company has the right to prohibit the Shareholders or the Authorize Attendee from
attending or being in the Meeting room and/or the building where the Meeting is being held in
the event that the Shareholders or the Authorize Attendee do not comply with the safety
implemented by the Company and the management of the building where the Meeting is held.
The Participants can give proxy to an Independent Representative appointed by the Company
and fill out the form for each Agenda Question/Opinion.
9) Shareholders or the Authorized Attendee who will attend the Meeting in person, are requested
to bring and submit to the registration officer, a photocopy of their National Identity Card
("KTP") or other identification before entering the Meeting room. Institutional shareholders are
requested to bring a photocopy of the latest articles of association and the latest deed of
amendment to the Board composition.
Page 10
10) Shareholders who are unable to attend can be represented by Authorized Attendee by bringing
a valid power of attorney or by filling out an electronic proxy through the eASY.KSEI facility as
determined by the Company's Directors, provided that members of the Directors, members of
the Board of Commissioners and employees of the Company may become the Authorized
Attendeein this Meeting, but the votes they cast are not counted in the voting.
11) The Company does not provide consumption in the form of food, or souvenirs for shareholders
or their Authorized Attendee who attending the Meeting.
12) Meeting materials can be downloaded through the Company's website
http://expressgroup.co.id from the date of this Invitation.
13) To facilitate the arrangement and orderliness of the Meeting, shareholders or the Authorized
Attendees are kindly requested to be present at the Meeting room 30 (thirty) minutes before the
Meeting begins.
Jakarta, 10 July 2023
PT Express Transindo Utama Tbk.
Board of Directors
Names mentioned 0 people and organisations named in the text · linked when the evidence is strong
The name pass has not read this document yet.
Extraction attempts how the parser did, and what it refused
Nothing structured was extracted from this document — the attempts below say why.
No extraction attempted yet.