20250514_IPOL_Pemanggilan RUPS_31885401_lamp3.pdf

INDOPOLY

PT INDOPOLY SWAKARSA INDUSTRY Tbk

Pemegang saham yang sahamnya ditempatkan dalam penitipan kolektif di KSEI yang bermaksud untuk
menghadiri Rapat harus mendaftarkan diri melalui Anggota Bursa/Bank Kustodian Pemegang Rekening
Efek pada KSEI untuk mendapatkan Konfirmasi Tertulis Untuk Rapat (“KTUR”).

Bahan Mata Acara Rapat telah tersedia sejak tanggal pemanggilan ini yaitu tanggal 14 Mei 2025 dan
dapat diunduh pada situs (website) Perseroan www.ilenefilms.com. Saat ini Perseroan tidak menyediakan
bahan Mata Acara Rapat dalam bentuk cetak.

Rapat akan dilaksanakan dengan menggunakan aplikasi Electronic General Meeting System KSEI yang
disediakan oleh KSEI (“aplikasi eASY.KSEI”)

Ketentuan Khusus:

4.

Sebelum menentukan keikutsertaan dalam Rapat, pemegang saham wajib membaca ketentuan yang
disampaikan melalui pemanggilan ini serta ketentuan lainnya terkait pelaksanaan Rapat berdasarkan
kewenangan yang ditetapkan oleh Perseroan. Ketentuan lainnya dapat dilihat melalui lampiran dokumen
pada fitur "Meeting Information' pada aplikasi eASY.KSEI melalui fasilitas AKSes (https://akses.ksei.co.id/)
dan/atau pada Bahan Mata Acara Rapat yang terdapat pada situs (website) Perseroan
www.ilenefilms.com. Perseroan berhak untuk menentukan persyaratan lain sehubungan dengan
keikutsertaan pemegang saham atau penerima kuasanya yang akan hadir dalam Rapat secara fisik.

Pemegang saham atau kuasanya dapat ikut serta dalam pelaksanaan Rapat dengan memilih salah satu
dari mekanisme berikut:

a. hadir dalam Rapat secara fisik: atau

b. hadir dalam Rapat secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI.

Perseroan menyediakan fasilitas pemberian kuasa secara konvensional dan

secara elektronik bagi pemegang saham untuk hadir dan memberikan suara dalam Rapat.

a. Pemberian kuasa secara konvensional
Pemegang saham yang akan hadir secara fisik namun berhalangan hadir dapat diwakili oleh Kuasanya
dengan membawa Surat Kuasa yang sah dalam bentuk sebagaimana ditentukan oleh Direksi
Perseroan yaitu Surat Kuasa Konvensional yang dapat diunduh melalui situs (website) Perseroan
www.ilenefilms.com. Surat Kuasa Konvensional harus dibuat dan ditandatangani oleh pemegang
saham selaku pemberi kuasa dengan memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Surat Kuasa dan/atau lembar pertanyaan yang telah diisi dapat dikirimkan secara elektronik (dalam
bentuk dokumen scan) ke email corpsec@indopoly.co.id serta asli Surat Kuasa wajib dikirimkan
melalui kurir atau surat tercatat ke alamat kantor Perseroan di Wisma Indocement Lantai 6, Jalan
Jenderal Sudirman Kav. 70-71, Jakarta Selatan, 12910, UP: Corporate Secretary dan Legal Department
untuk dapat diterima Perseroan terhitung 2 (dua) hari kerja sebelum Rapat berlangsung, yaitu hari
Selasa, 3 Juni 2025 sampai dengan tanggal Rapat dilangsungkan.

b. Pemberian kuasa secara elektronik
Bagi pemegang saham yang akan memberikan kuasa dengan mekanisme e-Proxy dihimbau wajib
memberikan kuasa selambat-lambatnya pada hari Rabu, 4 Juni 2025 pukul 12.00 WIB melalui aplikasi
@ASY.KSEI kepada perwakilan dari Biro Administrasi Efek (PT Raya Saham Registra) selaku Penerima
Kuasa Independen yang telah ditunjuk oleh Perseroan.

Bagi pemegang saham atau kuasanya yang memilih hadir dalam Rapat secara fisik berlaku ketentuan
sebagai berikut:

PT

INDOPOLY

INDOPOLY SWAKARSA INDUSTRY Tbk

a. Untuk mempermudah pengaturan dan ketertiban Rapat serta memastikan tidak terjadi kerumunan,
maka diinformasikan kepada pemegang saham atau kuasanya bahwa proses registrasi akan dibuka
pada pukul 08.30 WIB dan akan ditutup pada pukul 09.30 WIB.

b. Pada saat melakukan registrasi, wajib menyerahkan kepada petugas registrasi:

(i) fotocopy Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau tanda pengenal lain yang berlaku.
(ii) Khusus bagi pemegang saham yang berbentuk korporasi/badan hukum wajib menyerahkan

fotocopy Anggaran Dasar terakhir dan Akta Perubahan Susunan Direksi dan Dewan Komisaris
terakhir kepada Perseroan melalui surat elektronik ke email corpsec@indopoly.co.id
selambat-lambatnya 2 (dua) hari kerja sebelum Rapat berlangsung yaitu tanggal 3 Juni 2025.

(iii) Khusus untuk pemegang saham dalam penitipan kolektif KSEI agar dapat menunjukkan KTUR

untuk mempermudah pendaftaran.

C. Untuk mempermudah pengaturan dan ketertiban Rapat, pemegang saham atau kuasanya diharapkan
telah berada di dalam ruang Rapat 15 menit sebelum Rapat dimulai

5. Bagi

pemegang saham yang memilih hadir dalam Rapat secara elektronik melalui

aplikasi eASY.KSEI berlaku ketentuan sebagai berikut:
a. Proses Registrasi

@&

(ii)

(iii)

li)

Pemegang saham wajib melakukan konfirmasi keikutsertaan secara elektronik, memberikan
kuasa melalui e-Proxy dan menyampaikan pilihan suara ataupun melakukan perubahan —
perubahan melalui aplikasi eASY.KSEI sejak tanggal pemanggilan Rapat sampai dengan tanggal 4
Juni 2025 pukul 12.00 WIB (“Batas Waktu Deklarasi Kehadiran”).

Pemegang Saham yang belum memberikan konfirmasi keikutsertaan, memberikan kuasa secara
e-Proxy, ataupun menyampaikan pilihan suara secara elektronik sampai dengan batas waktu
yang ditentukan pada ayat (i) di atas, wajib melakukan registrasi kehadiran mandiri dalam
aplikasi eASY.KSEI pada tanggal Rapat dilaksanakan yaitu tanggal 5 Juni 2025 sampai dengan
ditutupnya registrasi Rapat secara elektronik oleh Perseroan. Dalam hal ini pemegang saham
tidak lagi dapat menunjuk perwakilan untuk menghadiri rapat dan pemberian suara hanya dapat
dilakukan melalui e-Voting secara langsung.

Bagi Intermediary/Partisipan (Bank Kustodian atau Perusahaan Efek) yang menerima kuasa,
wajib melakukan registrasi ulang secara elektronik pada tanggal Rapat dilaksanakan yaitu
tanggal 5 Juni 2025 sampai dengan ditutupnya registrasi Rapat secara elektronik oleh
Perseroan. Dalam hal Intermediary/Partisipan tidak melakukan pendaftaran ulang, maka kuasa
yang diberikan tidak akan terhitung sebagai kuorum Rapat.

Dalam hal pemegang saham dan/atau penerima kuasa yang sah tidak melakukan
atau terlambat melakukan proses registrasi secara elektronik sebagaimana dimaksud
dalam butir 5.a.(ii) diatas, maka dianggap tidak hadir dalam Rapat dan tidak terhitung
sebagai kuorum kehadiran Rapat:

b. Proses Penyampaian Pertanyaan dan/atau pendapat secara elektronik

&

ki)

Perseroan akan menonaktifkan fitur “raise hand” dan “allow to talk" dalam webinar pada
fasilitas AKSes, sehingga pemegang saham dapat menyampaikan pertanyaan atau pendapat per
mata acara secara tertulis dengan fitur chat pada kolom “Electronic Opinions' yang tersedia di
layar E-Meeting Hall eASY.KSEI selama kolom “General Meeting Flow Text masih tertulis
“Discussion started for agenda item no. f..)” dengan diwajibkan untuk menuliskan nama
pemegang saham dan besar kepemilikan sahamnya lalu diikuti dengan pertanyaan atau
pendapat terkait.

Perseroan memiliki hak sepenuhnya untuk memilih atau menanggapi pertanyaan yang masuk
dalam kolom “Electronic Opinions'.

371

INDOPOLY

6.

PT INDOPOLY SWAKARSA INDUSTRY Tbk

(iii) Agar Rapat dapat berjalan lebih efisien, jika terdapat pertanyaan melalui elektronik dengan
materi yang sama dengan pertanyaan yang diajukan secara fisik, maka pertanyaan melalui
elektronik tidak akan diulang.

c. Proses Pemungutan Suara e-Voting

(i)  e-Voting akan berlangsung di aplikasi eASY.KSEI, pada saat sesi pemungutan suara dibuka,
ditandai dengan bunyi lonceng dan terlihat status “Voting for agenda item no | J has started”
pada kolom “General Meeting Flow Text”.

(ii) Waktu pemungutan suara (voting time) untuk setiap Mata Acara Rapat adalah maksimum 5
(lima) menit.

(iii) Dalam hal setelah berakhirnya waktu pemungutan suara (voting time), pemegang saham atau
kuasanya tidak memasukkan pilihan suaranya, maka akan dianggap sebagai abstain

d. Penayangan Siaran Langsung Pelaksanaan Rapat
(i) Pemegang saham atau kuasanya yang telah terdaftar di aplikasi eASY.KSEI dapat mengikuti

jalannya Rapat dengan webinar Zoom melalui fasilitas AKSes (https://akses.ksei.co.id/) sub menu
“Tayangan RUPS”. Peramban (browser) yang direkomendasikan untuk pengalaman dan
penampilan terbaik adalah peramban Mozilla Firefox.
(ii) Tayangan RUPS memiliki kapasitas maksimum sebesar 500 partisipan sehingga metode “first
come first serve basis" akan berlaku.
Bagi pemegang saham atau kuasanya yang telah teregistrasi hadir secara elektronik pada aplikasi
@ASY.KSEI namun tidak mendapatkan kesempatan untuk menyaksikan “Teyangan RUPS” dalam
format webinar, tetap dianggap sah kehadirannya dan terhitung sebagai kuorum kehadiran
Rapat.

di

(iv) Bagi pemegang saham atau kuasanya yang menghadiri Rapat dengan hanya menyaksikan
“Tayangan RUPS” dalam format webinar, namun tidak teregistrasi dalam daftar hadir di aplikasi
@ASY.KSEI, maka kehadirannya dalam Rapat dianggap tidak sah dan tidak terhitung sebagai
kuorum kehadiran Rapat.

(v) Pemegang saham atau kuasanya dilarang untuk merekam dan/atau menyiarkan ulang seluruh
rangkaian Rapat.

Segala perubahan dan/atau penyesuaian materi terkait Mata Acara Rapat akan disampaikan Perseroan
secepatnya melalui situs (website) Perseroan www.ilenefilms.com.

Jakarta, 14 Mei 2025 “ P1
PT Indopoly Swakarsa Industry Tbk 2 |
Direksi