20250410_ULTJ_Pemanggilan RUPS_31874267_lamp1.pdf

CATATAN :                                                           NOTES :

1.    Perseroan tidak mengirimkan undangan tersendiri               1. The Company does not send individual invitation to the
      kepada masing-masing Pemegang Saham, dan                         respective Shareholders, and this convocation serves as a
      Pemanggilan ini merupakan undangan resmi untuk                   formal invitation to join the Meeting.
      mengikuti Rapat.

      Sesuai dengan pasal 52 POJK No. 15/2020 Pemanggilan              In accordance with article 52 of POJK No. 15/2020 this
      ini diumumkan dan dapat dilihat dalam:                           convocation has announced and can also be viewed on

      o        situs web Bursa Efek Indonesia                              o    the website of Indonesian Stock Exchange
                https ://www.idxnet.co.id,                                       https ://www.idxnet.co.id,
      o        situs web Perseroan                                         o    the Company’s website
                https ://www.ultrajaya.co.id,                                    https ://www.ultrajaya.co.id,
      o        dan situs web eASY.KSEI                                     o    and website of eASY.KSEI
                https://easy.ksei.co.id                                         https://easy.ksei.co.id

2.    Bahan-bahan yang terkait dengan mata acara Rapat              2. Materials related to the agenda of the Meeting such as the
      seperti Laporan Tahunan Tahun buku 2024 dan Laporan              2024 Annual Report and 2024 Audited Financial Report,
      Keuangan Tahun buku 2024, telah tersedia dan dapat               have been available at the Company’s office, and can be
      diunduh melalui situs web Perseroan, sejak sebelum               downloaded via the Company’s website, from before the
      tanggal Pemanggilan Rapat ini.                                   date of this summons.

3.    Rapat akan diselenggarakan dengan berlandaskan                3. The Meeting will be held with reference to:
      kepada :
     a. Anggaran Dasar Perseroan,                                     a.       The Article of Association of the Company,
     b. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor                        b.       Regulation of the Financial Services Authority No.
         15/POJK.04/2020 tanggal 20 April 2020 tentang                         15/POJK.04/2020 dated April 20, 2020 concerning
         Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum                                Planning and the Implementation of the General Meeting
         Pemegang Saham Perusahaan Terbuka (“POJK                              of Shareholders of the Public Companies (“POJK
         No.15/2020”),                                                         No.15/2020”),
     c. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor                        c.       Regulation of the Financial Services Authority No.
         16/POJK.04/2020 tanggal 20 April 2020 tentang                         16/POJK.04/2020 dated April 20, 2020 concerning
         Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham                                 Implementation of the Electronic General Meeting of
         Perusahaan Terbuka Secara Elektronik,                                 Shareholders of the Public Companies,
     d. Surat Otoritas Jasa Keuangan Nomor S-
         124/D.04/2020 tanggal 24 April 2020 tentang
                                                                       d. Letter of the Financial Services Authority No S-
                                                                               124/D.04/2020 dated April 24, 2020 concerning Certain
         Kondisi Tertentu dalam Pelaksanaan Rapat Umum
                                                                               Condition in Implementation of the Electronic General
         Pemegang Saham Perusahaan Terbuka Secara
                                                                               Meeting of Shareholders of the Public Companies.
         Elektronik

                                                                    4. To ensure the smooth and orderly of the Meeting, the
4.     Untuk menjamin kelancaran dan tertibnya Rapat,
                                                                       Company’s Shareholders or their legal proxies are kindly
       Pemegang Saham atau kuasanya yang sah diminta
                                                                       requested to be present at venue 30 minutes prior to the
       dengan hormat untuk hadir di tempat Rapat 30 (tiga
                                                                       Meeting.
       puluh) menit sebelum Rapat dimulai.

5.     Para pihak yang berhak hadir dalam Rapat adalah:             5. The parties who are entitled to attend the Meeting are:
      a. Pemegang Saham, yang pada tanggal 9 April 2025,               a. Shareholders, who as of April 9th 2025 at 04.00 p.m.
          jam 16.00 wib., namanya tercatat dalam Daftar                     Indonesian Western Time (“IWT”), have their names
          Pemegang Saham Perseroan yang dikeluarkan oleh                    are legitimately registered in the Company’s
          Biro Administrasi Efek Perseroan: PT Adimitra Jasa                Shareholder      Register     issued    by     Securities
          Korpora (“BAE”).                                                  Administration Bureau: PT Adimitra Jasa Korpora
                                                                            (“BAE”).
          b.     Pemegang Saham, yang saham-sahamnya berada            b. Shareholders, whose shares that are in the collective
                 pada penitipan kolektif atau pada bank                     custody or in custodian bank, who as of April 9th 2025,
                 kustodian, yang pada tanggal 9 April 2025 sampai           at the latest at 04.00 p.m. IWT, have their names are
                 dengan paling lambat jam 16.00 wib, namanya                registered in the list of account holder of PT Kustodian
                 tercatat dalam daftar pemegang rekening di PT              Sentral Efek Indonesia (“KSEI”) or Custodian Bank.
                 Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”) atau
                 Bank Kustodian.



                                                              Page 2 of 4

6. Para Pemegang Saham yang bermaksud menghadiri 5.               Shareholders who intend to attend the physical Meeting are
   Rapat secara fisik dimohon dengan hormat agar                  kindly requested that:
   memperhatikan hal – hal sebagai berikut:
  a. Pemegang Saham yang saham-sahamnya berada                   a.    Shareholders whose shares are in the collective custody
      pada penitipan kolektif atau bank kustodian, dimohon             or custodian bank, are requested to bring a written
      untuk membawa Konfirmasi Tertulis Untuk Rapat                    confirmation for meeting (Konfirmasi Tertulis Untuk
      (“KTUR”) yang dapat diperoleh melalui Anggota Bursa              Rapat = KTUR) which can be obtained through Stock
      atau Bank Kustodian, dan menyerahkannya kepada                   Exchange Members or Custodian Bank, and submit it to
      petugas pendaftaran Perseroan sebelum Rapat                      the Company’s registration officer before the Meeting
      dimulai.                                                         begins.
  b. Pemegang Saham individual dimohon agar membawa              b.    Individual Shareholders are requested to bring a copy of
      fotokopi Surat Kolektif Saham dan fotokopi Kartu                 the Collective Share Certificate and a copy of Citizenship
      Tanda Penduduk (KTP) atau tanda pengenal lainnya,                Identity Card (KTP) or other identification card, and submit
      dan menyerahkannya kepada petugas pendaftaran                    it to the Company’s registration officer before the
      Perseroan sebelum Rapat dimulai.                                 Meeting begins.
  c. Pemegang Saham bentuk badan hukum seperti
      perseroan terbatas, koperasi, yayasan, atau dana           c.    A legal entities Shareholders such as limited liability
      pensiun dimohon agar membawa fotokopi dari                       companies, cooperatives, foundation, or pension funds,
      anggaran dasar terakhirnya dan akta pengangkatan                 are requested to bring a copy of their latest articles of
      pengurus badan usahanya, dan menyerahkannya                      association, and the latest deed of appointment for the
      kepada petugas pendaftaran Perseroan sebelum                     management of their business entity, and submit it to the
      Rapat dimulai.                                                   Company’s registration officer before the Meeting begins.
  d. Perseroan dapat membatasi jumlah pemegang saham             d.    The Company has the right to limit the number of
      atau kuasanya yang hadir secara fisik dalam Rapat                shareholders or their proxies who are physically present
      termasuk melarang pemegang saham atau kuasanya                   at the Meeting, including prohibiting sick shareholders or
      yang sakit untuk memasuki ruang rapat.                           their proxies from entering the meeting room.
  e. Perseroan tidak menyediakan makanan dan souvenir            e.    The Company does not provide food and souvenirs to
      kepada Pemegang Saham dan kuasa Pemegang                         Shareholders and their proxies who attend the Meeting.
      Saham yang hadir dalam Rapat.

7.   Kepada para Pemegang Saham yang tidak dapat 7.               To Shareholders who are unable to attend and/or
     mengikuti dan/atau menghadiri Rapat Perseroan,               participate in the Company's Meeting, it is recommended
     dengan ini disarankan agar Pemegang Saham                    that Shareholders authorize their right to attend, including
     menguasakan hak kehadirannya, termasuk hak                   the right to vote and submit questions, through the
     memberikan suara dan menyampaikan pertanyaan-                granting of power of attorney to other parties, provided
     pertanyaan, melalui pemberian kuasa kepada pihak lain,       that:
     dengan ketentuan:
     a. Pemegang Saham dapat menggunakan salah satu               a.    Shareholders can use one of 2 power attorney
         dari 2 (dua) surat kuasa yang dipersiapkan                     provided by the Company i.e.:
         Perseroan, yaitu:
         i.   Surat Kuasa Konvensional                                  i.   Conventional Power of Attorney (the “PoA”) The
              Formulir Surat Kuasa ini dapat diunduh melalui                 PoA’s form can be downloaded through the
              situs web Perseroan.                                           Company’s website.

              Surat kuasa ini merupakan pemberian kuasa                      This PoA is a power of attorney from the
              dari pemegang saham kepada pihak lain yang                     Shareholders to other parties which covering the
              mencakup hak untuk hadir, memberikan suara,                    right to attend, voting, as well as asking a question
              dan mengajukan pertanyaan atas setiap mata                     on each Meeting agenda.
              acara Rapat.
              Surat Kuasa yang telah dilengkapi dan                          The scan-copy of PoA that has been completed
              ditandatangani, dilampiri dengan dokumen                       and signed, attached by the supporting
              pendukungnya, di-scan copy dan dikirimkan                      necessary document, should be send by email
              melalui email ke : opr@adimitra-jk.co.id, dan                  to: opr@adimitra-jk.co.id, and the original PoA
              asli Surat Kuasa wajib dikirimkan melalui surat                must be send by registered mail to BAE of the
              tercatat kepada BAE Perseroan :                                Company:

                     PT ADIMITRA JASA KORPORA                                        PT ADIMITRA JASA KORPORA
                     Kirana Boutique Office                                          Kirana Boutique Office
                     Jalan Kirana Avenue III Blok F3 no. 5                           Jalan Kirana Avenue III Blok F3 no. 5
                     Kelapa Gading – Jakarta Utara 14250                             Kelapa Gading – Jakarta Utara 14250

              paling lambat sudah harus diterima BAE pada                    no later than the date of April 30th, 2025.
              tanggal 30 April 2025




                                                         Page 3 of 4

       ii.   Surat Kuasa Elektronik atau e-Proxy                      ii.   Electronic Power of Attorney (the “e-Proxy”) This
             Surat Kuasa ini dapat diakses secara elektronik                e-Proxy can be accessed electronically via the
             melalui situs web eASY.KSEI.                                   eASY.KSEI website.

             Surat Kuasa ini merupakan suatu sistem                         This Power of Attorney is an authorization system
             pemberian kuasa yang disediakan oleh KSEI,                     provided by KSEI, to facilitate and integrate
             untuk memfasilitasi dan mengintegrasikan surat                 power of attorney from Shareholders whose
             kuasa dari Pemegang Saham yang sahamnya                        shares are in KSEI's collective custody to their
             berada dalam penitipan kolektif KSEI kepada                    proxies electronically, through the eASY.KSEI
             kuasanya secara elektronik, melalui situs web                  website no later than 1 (one) working day
             eASY.KSEI paling lambat 1 (satu) hari kerja                    before the Meeting.
             sebelum tanggal Rapat.

             Para Pemegang Saham Perseroan yang akan                        The Company's Shareholders who will use the
             menggunakan situs web eASY.KSEI dapat                          eASY.KSEI website can download the user manual
             mengunduh panduan penggunaan pada link:                        at the link:

             https://www.ksei.co.id/data/download-data-                     https://www.ksei.co.id/data/download-
             and-user-guide                                                 data-and-user-guide

  b.    Anggota Direksi, anggota Komisaris, dan karyawan         b.     The Board of Directors, the Board of Commissioners
        Perseroan dapat bertindak selaku kuasa Pemegang                 and employees of the Company may act as the proxy of
        Saham di dalam Rapat, namun suara yang mereka                   the Shareholder, however their vote shall not be
        keluarkan dalam pemungutan suara tidak akan                     counted.
        dihitung.

                                                                 Due to limited meeting space, The Company urges
  Karena keterbatasan ruangan Rapat, Perseroan
                                                                 shareholders not to be physically present and delegate their
  menghimbau pemegang saham untuk tidak hadir secara
                                                                 power of attorney to PT. ADIMITRA JASA KORPORA as the
  fisik dan mendelegasikan kuasanya kepada PT ADIMITRA
                                                                 Company's Administration Bureau through the "eASY.KSEI"
  JASA KORPORA selaku Biro Adminstrasi Perseroan melalui
                                                                 facility that provided by KSEI as an electronic authorization
  fasilitas “eASY.KSEI yang disediakan oleh KSEI sebagai
                                                                 mechanism in the process of holding the Meeting.
  mekanisme pemberian kuasa secara elektronik dalam
  proses penyelenggaraan Rapat.




                 Bandung, 10 April 2025                                           Bandung, April 10th 2025
                       DIREKSI                                                     BOARD OF DIRECTORS
PT ULTRAJAYA MILK INDUSTRY & TRADING COMPANY Tbk               PT ULTRAJAYA MILK INDUSTRY & TRADING COMPANY Tbk




                                                      Page 4 of 4