20250207_HILL_Pemanggilan RUPS_31860463_lamp1.pdf

CATATAN :                                                       NOTES :
 1. Perseroan tidak mengirimkan undangan tersendiri             1. The Company does not send a separate invitation to each
    kepada masing-masing Pemegang Saham karena                     Shareholder because this Invitation to the Meeting is an
    Pemanggilan Rapat ini merupakan undangan resmi                 official invitation to the Shareholders of the Company.
    kepada Pemegang Saham Perseroan.
 2. Rapat Perseroan akan diselenggarakan dengan mengacu         2.   The Company’s Meeting will be held with reference to
    kepada POJK No. 15/2020 dan POJK No.                             POJK No. 15/2020 and POJK No. 16/POJK.04/2020
    16/POJK.04/2020 tentang Pelaksanaan Rapat Umum                   concerning the Implementation of Electronic General
    Pemegang Saham Perusahaan Terbuka Secara Elektronik              Meeting of Shareholders of Public Companies (“POJK
    (“POJK No. 16/2020”).                                            No. 16/2020”).
 3. Pemegang saham yang berhak hadir atau diwakili              3.   Shareholders who are entitled to attend or be represented
    dengan kuasa dalam Rapat adalah:                                 by proxy at the Meeting are::
    a. Pemegang Saham Perseroan yang namanya tercatat                a. The Company’s Shareholders whose names are
    dalam Daftar Pemegang Saham (DPS) Perseroan pada                 registered in the Company’s Shareholders Register
    hari Kamis, tanggal 6 Februari 2025 sampai dengan                (DPS) on Thursday February 6th, 2025 until 4:15 p.m.
    pukul 16.15 Waktu Indonesia Barat; dan/atau                      Western Indonesian Time; and/or
    b. Pemegang Saham Perseroan pada sub rekening efek               b. The Company’s Shareholders on securities sub accounts
    KSEI pada penutupan perdagangan saham Perseroan di               held in collective deposit by KSEI after Company market
    Bursa Efek Indonesia pada hari Kamis, tanggal 6 Februari         shares closing in the Indonesia Stock Exchange on Thursday,
    2025 sampai dengan pukul 16.15 Waktu Indonesia Barat.            February 6th, 2025 until 4:15 p.m. Western Indonesia
                                                                     Time.
 4.   Pemegang Saham yang tidak dapat hadir dalam Rapat,        4.   The Shareholders who are unable to attend, may be
      dapat diwakili oleh kuasanya dengan ketentuan bahwa            represented by their proxy, provided that the member
      anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris dan                   of Board of Directors, Board of Commissioners and
      karyawan Perseroan dapat bertindak selaku kuasa                employees of the Company are allowed to act as a proxy
      Pemegang Saham dalam Rapat, namun suara yang                   of the Shareholders at the Meeting, but the vote cast by
      dikeluarkan selaku kuasa dalam Rapat tidak dihitung            them as a proxy shall not be counted during voting and
      dalam pemungutan suara dan dengan tetap                        with regard to the provision Article 48 of POJK No.
      memperhatikan ketentuan Pasal 48 POJK No. 15/2020              15/2020 and Article 12 paragraph 7 of the Company’s
      dan Pasal 12 ayat 7 Anggaran Dasar Perseroan, bahwa            Articles of Association, that the Shareholders of the
      Pemegang Saham Perseroan tidak berhak memberikan               Company are not entitled to delegate their proxies to
      kuasa kepada lebih dari seorang kuasa untuk sebagian           more than one proxy for a portion of the number of
      dari jumlah saham yang dimilikinya dengan suara yang           shares owned by shareholders with different votes.
      berbeda.
 5.   Perseroan menyediakan mekanisme pemberian kuasa           5.   The Company provides an electronic authorization
      secara elektronik melalui e-Proxy yang dapat diakses           mechanism through e-Proxy which can be accessed on
      di platform eASY.KSEI melalui https://easy.ksei.co.id/.        the eASY.KSEI platform via https://easy.ksei.co.id/. The
      Penerima Kuasa yang tersedia di eASY.KSEI adalah               Proxy available at eASY.KSEI is a representative of the
      perwakilan Biro Administrasi Efek Perseroan, yaitu PT          Company’s Securities Administration Bureau, namely PT
      Bima Registra selaku pihak yang ditunjuk oleh Perseroan        Bima Registra as the party appointed by the Company
      (“Penerima Kuasa Independen”).                                 (“Independent Proxy”).

6. Mekanisme Pemberian Kuasa:                                     6.   Mechanism of Power of Attorney:
    a. Perseroan menghimbau kepada para Pemegang                       a. The Company urges the Company’s Shareholders who
    Saham Perseroan yang berhak hadir dalam Rapat untuk                are entitled to attend the Meeting to delegate their prox-
    memberikan kuasa secara elektronik kepada Penerima                 ies electronically to the Independent Proxy through
    Kuasa Independen melalui aplikasi eASY.KSEI pada                   eASY.KSEI application by following link https://akses.
    tautan https://akses.ksei.co.id sejak Pemanggilan Rapat            ksei.co.id starts from the Meeting Invitation until 1 (one)
    sampai paling lambat 1 (satu) hari kerja sebelum                   business day prior the Meeting date, on Friday
    penyelenggaraan Rapat, yaitu hari Jumat, tanggal 28                February, 28th 2025, at 12 p.m. Western Indonesia
    Februari 2025, selambatnya sampai dengan pukul                     Time at the latest;
    12.00 Waktu Indonesia Barat;
    b. Selain pemberian kuasa secara elektronik di atas,               b. In addition to the aforementioned electronic proxy,
    Pemegang Saham yang berhak hadir dalam Rapat juga                  Shareholders who are entitled to attend the Meeting could
    dapat memberikan kuasa tertulis kepada Penerima Kuasa              also provide a written power of attorney to the Independent
    Independen. Formulir Surat Kuasa dapat diunduh melalui             Proxy. The Power of Attorney form may be downloaded
    situs web Perseroan pada tautan: https://www.hillcon.              in the Company’s website by following link, namely:
    co.id/rups Surat Kuasa asli yang telah dilengkapi dan              https://www.hillcon.co.id/rups The original Power of
    ditandatangani di atas meterai Rp10.000, serta salinan             Attorney which have been fully completed and signed on
    kartu identitas (KTP/Paspor) wajib sudah diterima oleh             stamp duty IDR10,000 as well as the copy of the identity
    Penerima Kuasa Independen selambat-lambatnya pada                  card (KTP/Passport) must be received by the Independent
    tanggal 27 Februari 2025, pukul 17.00 Waktu                        Proxy at the latest on February 27th 2025, at 5 p.m.
    Indonesia Barat, dengan tujuan kepada PT Bima                      Western Indonesia Time, addressed to PT Bima
    Registra, Satrio Tower, Lantai 9 Zona AA, Jalan Prof. Dr.          Registra, Satrio Tower, 9th Floor Zona AA, Jalan Prof.
    Satrio Blok C4, Kav. 6-7, Kuningan setiabudi, Jakarta              Dr. Satrio Block C4, Kav. 6-7, Kuningan Setiabudi,
    Selatan - 12950, Indonesia, Telp: (+621) 25984818 dan              Jakarta Selatan - 12950, Indonesia, Phone: (+6221)
    mengirimkan scan copy             melalui     email     ke         25984818 and send the scanned copies by email to
    rups@bimaregistra.com                                  dan         rups@bimaregistra.com                                   and
    corporate.secretary@hillcon.co.id Pemegang Saham                   corporate.secretary@hillcon.co.id. The Shareholders
    berbentuk Badan Hukum diwajibkan untuk menyerahkan                 in the form of a Legal Entity are required to submit a
    salinan Anggaran Dasar dan perubahan-perubahannya,                 copy of the Articles of Association and its amendments,
    surat-surat pengesahan/ persetujuan dari instansi yang             ratification/approval letters from competent authority, and
    berwenang, berikut akta yang memuat susunan pengurus               the latest deed of appointment of Board of Directors and
    terakhir/Direksi dan Dewan Komisaris yang menjabat                 Board of Commissioners who served at the Meeting, as
    saat Rapat, serta salinan kartu identitas Pemberi Kuasa            well as a copy of the identity card of the Authorizer and/
    dan/atau Penerima Kuasa;                                           or Authorizer Proxy;
    c. Bagi Pemegang Saham yang memberikan kuasanya                    c. For Shareholders who give their authority electron-
    secara elektronik melalui eASY.KSEI diharapkan untuk               ically through eASY.KSEI is expected to give a vote (e-
    memberikan suara (e-voting) bersamaan dengan                       voting) along with delegation of the proxy to Meeting
    pemberian kuasa pada mata acara Rapat melalui eASY.                agenda through eASY.KSEI, meanwhile Shareholders
    KSEI tersebut, sedangkan Pemegang Saham yang                       who have provided a written power of attorney is ex-
    memberikan kuasanya secara tertulis diharapkan agar                pected to include their voting for agenda of the Meeting
    mencantumkan pemberian suaranya (voting) untuk mata                on the written Power of Attorney;
    acara Rapat pada Surat Kuasa tertulis tersebut;
    d. Bagi Pemegang Saham yang alamatnya terdaftar di                 d. For Shareholders whose addresses are registered
    luar Indonesia dan menggunakan formulir Surat Kuasa                outside Indonesia and use a written Power of Attorney
    tertulis, maka asli Surat Kuasa tertulis harus dilegalisasi        form, then the original written Power of Attorney must
    terlebih dahulu oleh Kedutaan Besar/Perwakilan                     be legalized first by the local Embassy/Representative of
    Republik Indonesia setempat;                                       the Republic of Indonesia;
    e. Hanya asli Surat Kuasa tertulis yang tervalidasi                e. Only the original written Power of Attorney that
    sebagai Pemegang Saham Perseroan yang akan dihitung                is validated as a Shareholder of the Company will be
    sebagai kuorum untuk pengambilan keputusan.                        counted as a quorum for decision making.
7. Pemegang Saham Perseroan atau kuasanya dapat men-              7.   The Company’s Shareholders or their proxies can view
    yaksikan pelaksanaan Rapat yang sedang berlangsung                 the ongoing Meeting through a Zoom webinar by
    melalui webinar Zoom dengan mengakses menu eASY.                   selecting the eASY.KSEI menu and the Tayangan RUPS
    KSEI, submenu Tayangan RUPS yang berada pada                       (GMS Video Streaming) submenu on the AKSes.KSEI
    fasilitas AKSes (https://akses.ksei.co.id/) atau pada              website (https://akses.ksei.co.id/) or the TayanganRUPS
    menu Tayangan RUPS pada AKSes KSEI mobile, den-                    menu on the AKSes Mobile KSEI application, subject to
    gan ketentuan:                                                     the following provisions:

a.   Pemegang Saham Perseroan atau kuasanya telah                a.   The Company’s Shareholders or their proxies have been
     terdaftar di aplikasi eASY.KSEI paling lambat hari               registered on the eASY.KSEI application by no later
     Jumat, tanggal 28 Februari 2025 pukul 12.00 Waktu                than Friday, February 28th, 2025, 12 p.m. Western
     Indonesia Barat;                                                 Indonesia Time;
b.   Tayangan RUPS memiliki kapasitas hingga 500 peserta, di     b.   The GMS Video Streaming has a capacity of up to500
     mana kehadiran tiap peserta akan ditentukan berdasarkan          participants, and the participants’ attendance willbe
     first come first serve basis. Bagi Pemegang Saham                determined on a first-come, first-served basis. The
     Perseroan atau kuasanya yang tidak mendapatkan                   Company’s Shareholders or their proxies that cannot
     kesempatan untuk menyaksikan pelaksanaan Rapat                   view the Meeting through the GMS Video Streaming
     melalui Tayangan RUPS tetap dianggap sah hadir secara            will still be considered as validly attending the electronic
     elektronik serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya          Meeting and their share ownership and votes will be
     diperhitungkan dalam Rapat, sepanjang telah teregistrasi         calculated in the Meeting as long as they have been
     dalam aplikasi eASY.KSEI.                                        registered on the eASY.KSEI application;
c.   Pemegang Saham Perseroan atau kuasanya yang hanya           c.   The Company’s Shareholders or their proxies that view
     menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan                   the ongoing Meeting through the GMS Video Streaming
     RUPS namun tidak teregistrasi hadir secara elektronik            but whose electronic attendance is not duly registered on
     pada aplikasi eASY.KSEI, maka kehadiran Pemegang                 the eASY.KSEI application will not be considered as
     Saham atau kuasanya tersebut dianggap tidak sah serta            validly attending the electronic Meeting and therefore
     tidak akan masuk dalam perhitungan kuorum kehadiran              their attendance will not be counted in the attendance
     Rapat;                                                           quorum for the Meeting;
d.   Untuk mendapatkan pengalaman terbaik dalam                  d.   To get the best experience in using the eASY.KSEI
     menggunakan aplikasi eASY.KSEI dan/atau Tayangan                 application and/or the GMS Video Streaming, the
     RUPS, pemegang saham atau penerima kuasanya                      shareholders or their proxies are advised to use the
     disarankan menggunakan peramban (browser) Mozilla                Mozilla Firefox browser
     Firefox.
8.   Notaris dibantu dengan BAE Perseroan, akan melakukan        8. The Notary, supported by the Company’s BAE, will check
     pengecekan dan perhitungan suara dalam pengambilan              and count the votes in the decision making of the Meeting
     keputusan Rapat atas Mata Acara Rapat, termasuk yang            on the Agenda of the Meeting, including those that are
     berdasarkan suara yang telah disampaikan oleh Pemegang          based on the votes that have been submitted by the
     Saham baik melalui fasilitas eASY.KSEI, maupun yang             Shareholders either through the eASY.KSEI facility, or
     disampaikan dalam Rapat.                                        those submitted at the Meeting.

Pemanggilan ini dibuat dalam versi Bahasa Inggris dan            This Invitation is prepared in English and Bahasa Indonesia
Bahasa Indonesia. Dalam hal terjadi perbedaan penafsiran         version. In the event there is a different interpretation between
antara informasi yang disampaikan dalam Bahasa Inggris dan       the English and Bahasa Indonesia version, the information in
Bahasa Indonesia, maka informasi dalam Bahasa Indonesia          Bahasa Indonesia will prevail.
yang digunakan.




                                      Jakarta, 7 Februari 2025 / February 7th, 2025
                                                       PT Hillcon Tbk.
                                                   Direksi / Board of Directors