20240625_HEXA_Pemanggilan RUPS_31674817_lamp2.pdf

5. Mekanisme Kehadiran Rapat Secara Elektronik:      5. Electronic Attendance Mechanism at Meeting:
   Pemegang Saham dapat hadir langsung secara           Shareholders can attend directly electronically through
   elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI yang telah     the eASY.KSEI application that has been provided by KSEI.
   disediakan oleh KSEI. Untuk menggunakan aplikasi     To use the eASY.KSEI application, Shareholders can access
   eASY.KSEI, Pemegang Saham dapat mengakses            the eASY.KSEI menu located at the AKSes facility
   menu eASY.KSEI yang berada pada fasilitas AKSes      http://access.ksei.co.id/ by observing the following
   http://akses.ksei.co.id/ dengan memperhatikan        provisions:
   ketentuan sebagai berikut:
   a. Pemegang          Saham      menginformasikan     a. Shareholders inform their attendance or appoint
        kehadirannya atau menunjuk kuasanya                  their proxies and/or submit no later than 12.00 WIB
        dan/atau menyampaikan pilihan suara pada             on 1 (one) working day prior to the date of the
        aplikasi eASY.KSEI paling lambat pukul 12.00         Meeting;
        WIB pada 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal
        Rapat.                                          b. Shareholders are required to register their
   b. Pemegang Saham wajib melakukan                         attendance electronically during the registration
        registrasi kehadiran secara elektronik               period opened on the date of the Meeting through
        selama masa registrasi dibuka pada tanggal           the eASY.KSEI application if they have not cast their
        Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI apabila             vote on the eASY.KSEI application in accordance
        belum memberikan pilihan suaranya pada               with letter a above.
        aplikasi eASY.KSEI sesuai huruf a di atas.
   c. Pemegang Saham yang akan hadir atau               c. Shareholders who will attend or provide their
        memberikan kuasanya secara elektronik ke             proxies electronically to the Meeting through the
        dalam Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI wajib         eASY.KSEI application must pay attention to as
        memperhatikan hal-hal sebagai berikut:               follows:
        i. Proses Registrasi;                                 i. Registration process
       ii. Proses Penyampaian Pertanyaan dan/                ii. Electronic Statements or Opinions Submission
           Atau Pendapat Secara Elektronic                       Process
      iii. Proses Pemungutan Suara/Voting;                  iii. Voting process
      iv. Tayangan RUPS.                                    iv. Live Broadcast of the Meeting

6. Perseroan menghimbau agar Para Pemegang 6. The Company encourages all Shareholders to grant powers
   Saham memberikan kuasa kehadirannya kepada      of attorney to the Company’s Share Administration Bureau
   Biro Administrasi Efek (BAE) Perseroan yaitu PT (“Registrar”), PT Raya Saham Registra, through:
   Raya Saham Registra, dengan menggunakan:
                                                      a. Conventional power of attorney which can be
    a. Surat kuasa konvensional yang dapat               downloaded through the Company's website
        diunduh     melalui     web     Perseroan        (www.hexindo-tbk.co.id).
        (www.hexindo-tbk.co.id). Surat Kuasa             Please complete the conventional power of attorney
        konvesional mohon diisi dan dikirmkan            according to the instructions, then email it to
        melalui      surat      elektronik     ke        melania@registra.co.id.
        melania@registra.co.id.                          The original Power of Attorney and all documents
        Asli Surat Kuasa berikut kelengkapannya          sent to PT Raya Saham Registra (“BAE”) no later than
        dikirimkan kepada BAE selambat-                  3 (three) working day prior to the date of execution of
        lambatnya 3 (tiga) hari kerja sebelum            the Meeting until 04.00 pm.
        tanggal pelaksanaan Rapat sampai pukul
        16.00 WIB.

   b. Bagi pemegang saham yang alamatnya               b. For shareholders whose address in registered
      terdaftar di luar negeri, Surat Kuasa ali           abroad, the original Power of Attorney shall be
      wajib diserahkan dan diterima BAE                   delivered and received by Registrar before the
      sebelum acara Rapat dimulai.                        Meeting starts.

   c. Surat Kuasa Elektronik yang dapat diakses        c. Electronic Power of Attorney which can be
      secara elektronik pada aplikasi eASY.KSEI           accessed electronically on the eASY.KSEI with the
      dengan tautan https://akses.ksei.co.id.             link https://akses.ksei.co.id/.
      Pemberian kuasa secara elektronik melalui           Submission of electronic’s power of attorney via
      aplikasi eASY.KSEI dapat dilakukan                  eASY.KSEI can be done no later than 1 (one)
      selambat-lambatnya 1 (satu) hari kerja              working day before the Meeting date at 12.00 pm.
      sebelum tanggal Rapat pukul 12.00 WIB.

7. Mekanisme Kehadiran Secara Fisik dalam Rapat:   7. Physical Attendance Mechanism at Meetings:
   a. Bagi pemegang saham perseorangan atau            a. For individual shareholders or their proxies who will
       Kuasanya yang akan menghadiri Rapat                  attend the Meeting are asked to show the original
       diminta untuk memperlihatkan asli dan                and submit a photocopy of their valid identity card
       menyerahkan fotokopi Kartu Tanda                     (KTP) or other valid identification to the registrar.
       Penduduk (KTP) atau tanda pengenal lain
       yang masih berlaku kepada petugas
       registrasi.
   b. Khusus untuk pemegang saham yang                 b. Especially for the shareholders in collective custody of
       sahamnya berada di penitipan kolektif              KSEI need to show the Written Confirmation to
       KSEI, harus menunjukkan Konfirmasi                 attend the Meeting (KTUR) to the registration officer
       Tertulis Untuk menghadiri Rapat (KTUR)             before entering the meeting room.
       kepada petugas pendaftaran sebelum
       memasuki ruang Rapat.
   c. Bagi pemegang saham yang berbentuk
       Badan Hukum agar menyertakan                    c. For shareholders in the form of a legal entity, they
       dokumen-dokumen sebagai berikut :                  must include the following documents:
      1. Fotokopi     anggaran     dasar    dan           1. Photocopy of the articles of association and
          perubahan-perubahannya, surat-surat                amendments thereto, letters of ratification/
          keputusan pengesahan/ persetujuan                  approval from the competent authorities on
          dari pihak yang berwenang atas                     amendments to the articles of association.
          perubahan anggaran dasar.                       2. Photocopy          of     deed        containing
      2. Fotokopi     akta     yang     memuat               changes/appointments of members of the Board
          perubahan/pengangkatan        anggota              of Directors and Board of Commissioners or the
          Direksi dan Dewan Komisaris atau                   latest management (who served when the
          pengurus terakhir (yang menjabat saat              Meeting was held), along with proof of
          Rapat diselenggarakan), berikut bukti              notification of data changes to the authorized
          pemberitahuan perubahan data kepada                party.
          pihak yang berwenang.

       3. Fotokopi KTP dari Pemberi/Penerima                  3. Photocopy of KTP of the Principal/Proxy if
          Kuasa bilamana dikuasakan.                             authorized.
          Surat Kuasa yang ditandatangani di luar                Power of attorney signed abroad must be
          negeri wajib disertifikasi apostille oleh              certified apostille by the competent authority in
          lembaga yang berwenang pada negara di                  the country where the power of attorney is
          tempat surat kuasa ditandatangani, atau                signed, or must be legalized by a local notary to
          wajib dilegalisasi oleh notaris setempat               the local Indonesian embassy by following the
          hingga ke kedutaan besar Republik                      applicable legal provisions.
          Indonesia setempat dengan mengikuti
          ketentuan hukum yang berlaku.

8. Bagi Pemegang Saham dan/atau Kuasa                 8. For Shareholders or their proxy who will remain
   Pemegang Saham yang akan hadir secara fisik           physically present at the Meeting, Shareholders must
   dalam Rapat, wajib mengikuti protokol                 follow the security and health protocols determined by
   keamanan dan kesehatan yang ditetapkan                the Company.
   Perseroan termasuk dalam hal pembatasan
   peserta Rapat.                                       To expedite the arrangement and to ensure orderliness
   Untuk memperlancar pengaturan dan tertibnya          of the Meeting, registration of Shareholder will be carried
   Rapat, registrasi dilakukan mulai pukul 08.30        out starting at 08.30 am and closing at 09.30 am.
   WIB dan ditutup pukul 09.30 WIB

9. Perseroan tidak menyediakan makanan dan            9. The Company does not provide food & beverages, any
   minuman, souvenir kepada Pemegang Saham               souvenirs to Shareholders and their Proxy present at the
   dan Kuasa Pemegang Saham yang hadir dalam             Meeting.
   Rapat.

10. Hal-hal lain yang belum diatur dalam              10. Other matters not yet set forth in this Meeting
    Pemanggilan Rapat ini akan ditentukan dan           Invitation will be later determined and arranged in the
    diatur kemudian pada Tata Tertib yang akan          Meeting’s Rules of Order available on eASY.KSEI
    tersedia pada aplikasi eASY.KSEI dan situs web      application and the Company’s website.
    Perseroan.

              Jakarta, 27 Juni 2024                                     Jakarta, 27th June 2024
           PT Hexindo Adiperkasa Tbk                                  PT Hexindo Adiperkasa Tbk
                     Direksi                                              Board of Directors