20240509_KOKA_Pemanggilan RUPS_31637540_lamp1.pdf

     aplikasi eASY.KSEI dan/atau pemanggilan Rapat yang terdapat pada laman situs
     Perseroan dan Perseroan berhak untuk menentukan persyaratan lain sehubungan dengan
     keikutsertaan pemegang saham atau penerima kuasanya yang akan hadir dalam Rapat
     secara fisik.
7.   Bagi pemegang saham yang akan hadir dalam Rapat secara fisik atau pemegang saham
     yang akan menggunakan hak suaranya melalui aplikasi eASY.KSEI, dapat
     menginformasikan kehadirannya atau menunjuk kuasanya, dan/atau menyampaikan pilihan
     suaranya ke dalam aplikasi eASY.KSEI.
8.   Bahan-bahan terkait mata acara Rapat tersedia di situs web Perseroan dan di kantor
     Perseroan sejak tanggal dilakukannya Pemanggilan pada tanggal 9 Mei 2024 sampai
     dengan Rapat diselenggarakan pada tanggal 31 Mei 2024, sesuai informasi Perseroan di
     atas.
9.   Batas waktu untuk memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa dan suara dalam aplikasi
     eASY.KSEI adalah pukul 12.00 WIB pada 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal Rapat.
10. Sebelum memasuki ruang Rapat, pemegang saham atau kuasanya yang hadir dalam Rapat
    secara fisik diwajibkan untuk mengisi daftar hadir dengan memperlihatkan bukti identitas diri
    yang asli.
11. Pelaksanaan Rapat akan dilakukan seefisien mungkin tanpa mengurangi keabsahan
    pelaksanaan Rapat sesuai dengan ketentuan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No.
    15/POJK.04/2020 Tahun 2020 tentang Rencana Penyelenggaraan Rapat Umum
    Pemegang Saham Terbuka (“POJK 15/2020”). Pemegang Saham yang tidak dapat
    menghadiri Rapat dan akan memberikan kuasa untuk hadir dalam Rapat (secara non
    elektronik), maka pemberian kuasa dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
     a. Format surat kuasa dapat diunduh pada situs web Perseroan terhitung sejak tanggal
        pemanggilan Rapat dan surat kuasa wajib diisi sesuai dengan petunjuk yang terdapat di
        dalamnya dan diserahkan kepada Direksi Perseroan melalui PT Adımıtra Jasa Korpora
        selaku Biro Administrasi Efek Perseroan (“BAE”), paling lambat sebelum pukul 16:00
        WIB, tanggal 30 Mei 2024, yaitu 1 (satu) hari kerja sebelum Rapat diselenggarakan;
     b. Bagi Pemegang Saham Perseroan yang menandatangani surat kuasa di luar negeri,
        maka surat kuasa tersebut wajib dilegalisasi oleh Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal
        Negara Republik Indonesia di negara setempat.
12. Bagi para Pemegang Saham (pribadi/badan hukum)/Kuasa yang hadir secara fisik dimohon
    untuk membawa dokumen sebagai berikut:
     a. Untuk Pemegang Saham Individu, fotokopi tanda pengenal diri (Kartu Identitas
        Penduduk/KTP atau paspor) yang sah dan masih berlaku;
     b. Untuk Pemegang Saham Berbentuk Badan Hukum, fotokopi Anggaran Dasar dan
        perubahan-perubahannya berikut susunan pengurus terakhir dan fotokopi KTP Direksi
     c. Untuk Kuasa, surat kuasa yang sah dengan melampirkan fotokopi bukti identitas diri
        pemberi kuasa dan penerima kuasa.
13. Bagi pemegang saham yang akan hadir atau memberikan kuasa secara elektronik ke dalam
    Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI wajib memperhatikan hal-hal berikut:
     a. Proses Registrasi:
     i. Pemegang saham tipe individu lokal yang belum memberikan deklarasi kehadiran atau
     kuasa dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 9 dan ingin menghadiri
     Rapat secara elektronik maka wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi

eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara
elektronik ditutup oleh Perseroan;
ii. Pemegang saham tipe individu lokal yang telah memberikan deklarasi kehadiran tetapi
belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam aplikasi
eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 9 dan ingin menghadiri Rapat secara elektronik
maka wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal
pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh
Perseroan;
iii. Pemegang saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa yang
disediakan oleh Perseroan (Independent Representative) atau Individual Representative
tetapi pemegang saham belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara
Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 9, maka penerima kuasa
yang mewakili pemegang saham wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi
eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara
elektronik ditutup oleh Perseroan;
iv. Pemegang saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa
partisipan/Intermediary (Bank Kustodian atau Perusahaan Efek) dan telah memberikan
pilihan suara dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 9, maka perwakilan
penerima kuasa yang telah terdaftar dalam aplikasi eASY.KSEI wajib melakukan registrasi
kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan
masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan;
v. Pemegang saham yang telah memberikan deklarasi kehadiran atau memberikan kuasa
kepada penerima kuasa yang disediakan oleh Perseroan (Independent Representative) atau
Individual Representative dan telah memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) atau
ke seluruh mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI paling lambat hingga batas waktu
pada butir 9, maka pemegang saham atau penerima kuasa tidak perlu melakukan registrasi
kehadiran secara elektronik dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat.
Kepemilikan saham akan otomatis diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dan pilihan
suara yang telah diberikan akan otomatis diperhitungkan dalam pemungutan suara Rapat.
vi. Keterlambatan atau kegagalan dalam proses registrasi secara elektronik sebagaimana
dimaksud dalam angka i – iv dengan alasan apapun akan mengakibatkan pemegang saham
atau penerima kuasanya tidak dapat menghadiri Rapat secara elektronik, serta kepemilikan
sahamnya tidak diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dalam Rapat.
b. Proses Penyampaian Pertanyaan dan/atau Pendapat Secara
Elektronik:
i. Pemegang saham atau penerima kuasa memiliki 3 (tiga) kali kesempatan untuk
menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat pada setiap sesi diskusi per mata acara
Rapat. Pertanyaan dan/atau pendapat per mata acara Rapat dapat disampaikan secara
tertulis oleh pemegang saham atau penerima kuasa dengan menggunakan fitur chat pada
kolom ‘Electronic Opinions’ yang tersedia dalam layar E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI.
Pemberian pertanyaan dan/atau pendapat dapat dilakukan selama status pelaksanaan
Rapat pada kolom ‘General Meeting Flow Text’ adalah “Discussion started for agenda item
no. [ ]”;
ii. Penentuan mekanisme pelaksanaan diskusi per mata acara Rapat secara tertulis melalui
layar E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI merupakan kewenangan Perseroan dan hal
tersebut akan dituangkan Perseroan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi
eASY.KSEI;

iii. Bagi penerima kuasa yang hadir secara elektronik dan akan menyampaikan pertanyaan
dan/atau pendapat pemegang sahamnya selama sesi diskusi per mata acara Rapat
berlangsung, maka diwajibkan untuk menuliskan nama pemegang saham dan besar
kepemilikan sahamnya lalu diikuti dengan pertanyaan atau pendapat terkait;
c. Proses Pemungutan Suara/Voting:
i. Proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung di aplikasi eASY.KSEI pada
menu E-Meeting Hall, sub menu Live Broadcasting; ii. Pemegang saham yang hadir sendiri
atau diwakilkan penerima kuasanya namun belum memberikan pilihan suara pada mata
acara Rapat sebagaimana dimaksud pada butir 13 huruf a angka i – iii, maka pemegang
saham atau penerima kuasanya memiliki kesempatan untuk menyampaikan pilihan
suaranya selama masa pemungutan suara melalui layar EMeeting Hall di aplikasi
eASY.KSEI dibuka oleh Perseroan. Ketika masa pemungutan suara secara elektronik per
mata acara Rapat dimulai, sistem secara otomatis menjalankan waktu pemungutan suara
(voting time) dengan menghitung mundur maksimum selama 5 (lima) menit. Selama proses
pemungutan suara secara elektronik berlangsung akan terlihat status “Voting for agenda
item no [ ] has started” pada kolom ‘General Meeting Flow Text’. Apabila pemegang saham
atau penerima kuasanya tidak memberikan pilihan suara untuk mata acara Rapat tertentu
hingga status pelaksanaan Rapat yang terlihat pada kolom ‘General Meeting Flow Text’
berubah menjadi “Voting for agenda item no [ ] has ended”, maka akan dianggap
memberikan suara Abstain untuk mata acara Rapat yang bersangkutan; iii. Voting time
selama proses pemungutan suara secara elektronik merupakan waktu standar yang
ditetapkan pada aplikasi eASY.KSEI. Waktu pemungutan suara langsung secara elektronik
per mata acara dalam Rapat (dengan waktu maksimum adalah 5 (lima) menit per mata acara
Rapat) dan akan dituangkan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi
eASY.KSEI;

d. Penayangan Siaran Langsung Pelaksanaan Rapat:
i. Pemegang saham atau penerima kuasanya yang telah terdaftar di aplikasi eASY.KSEI
paling lambat hingga batas waktu pada butir 9 dapat menyaksikan pelaksanaan Rapat yang
sedang berlangsung melalui webinar Zoom dengan mengakses menu eASY.KSEI,
submenu Tayangan RUPS yang berada pada fasilitas AKSes (https://akses.ksei.co.id/); ii.
Tayangan RUPS memiliki kapasitas hingga 500 peserta, di mana kehadiran tiap peserta
akan ditentukan berdasarkan first come first serve basis. Bagi pemegang saham atau
penerima kuasanya yang tidak mendapatkan kesempatan untuk menyaksikan pelaksanaan
Rapat melalui Tayangan RUPS tetap dianggap sah hadir secara elektronik serta kepemilikan
saham dan pilihan suaranya diperhitungkan dalam Rapat, sepanjang telah teregistrasi dalam
aplikasi eASY.KSEI sebagaimana ketentuan pada butir 13 huruf a angka i – v; iii. Pemegang
saham atau penerima kuasanya yang hanya menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui
Tayangan RUPS namun tidak teregistrasi hadir secara elektronik pada aplikasi eASY.KSEI
sesuai ketentuan pada butir 13 huruf a angka i – v, maka kehadiran pemegang saham atau
penerima kuasanya tersebut dianggap tidak sah serta tidak akan masuk dalam perhitungan
kuorum kehadiran Rapat; iv. Pemegang saham atau penerima kuasanya yang menyaksikan
pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS memiliki fitur raise hand yang dapat digunakan
untuk mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat selama sesi diskusi per mata acara Rapat
berlangsung. Apabila Perseroan mengizinkan dengan mengaktifkan fitur allow to talk, maka
pemegang saham atau penerima kuasanya dapat menyampaikan pertanyaan dan/atau
pendapat dengan berbicara langsung. Penentuan mekanisme pelaksanaan diskusi per mata
acara Rapat menggunakan fitur allow to talk yang terdapat dalam Tayangan RUPS

   merupakan kewenangan Perseroan dan hal tersebut akan dituangkan Perseroan dalam Tata
   Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI; v. Untuk mendapatkan pengalaman
   terbaik dalam menggunakan aplikasi eASY.KSEI dan/atau Tayangan RUPS, pemegang
   saham atau penerima kuasanya disarankan menggunakan peramban (browser) Mozilla
   Firefox.

14. Sesuai dengan ketentuan Pasal 14 ayat (13) dan ayat (14) Anggaran Dasar Perseroan dan
    Pasal 48 POJK 15/2020, Pemegang Saham Perseroan tidak berhak memberikan kuasa
    kepada lebih dari seorang kuasa untuk sebagian dari jumlah saham yang dimilikinya dengan
    suara yang berbeda, kecuali:
    a. Bank Kustodian atau Perusahaan Efek sebagai Kustodian yang mewakili nasabah-
       nasabahnya pemilik saham Perseroan;
    b. Manajer Investasi yang mewakili kepentingan Reksa Dana yang dikelolanya.




                                    Jakarta, 9 Mei 2024
                                          Direksi
                                  PT Koka Indonesia Tbk