20240416_HILL_Pemanggilan RUPS_31626150_lamp1.pdf

Penjelasan Mata Acara Rapat:                                    Explanation of the Agenda of the Meeting:
1. Mata acara Rapat ke-1 sampai dengan ke-5 merupakan           1. The 1st to 5th Meeting agendas are routine agendas heldin
    agenda yang rutin diadakan dalam RUPST Peseroan                 the AGMS of the Company to comply with provisionsin
    untuk memenuhi ketentuan dalam Anggaran Dasar                   the Company’s Articles of Association and Law No. 40
    Perseroan dan Undang-Undang No. 40 tahun 2007                   of 2007 on the Limited Liability Companies
    tentang Perseroan Terbatas;

CATATAN :                                                       NOTES :
1. Perseroan tidak mengirimkan undangan tersendiri              1. The Company does not send a separate invitation to each
   kepada masing-masing Pemegang Saham karena                      Shareholder because this Invitation to the Meeting is an
   Pemanggilan Rapat ini merupakan undangan resmi                  official invitation to the Shareholders of the Company.
   kepada Pemegang Saham Perseroan.
2. Rapat Perseroan akan diselenggarakan dengan mengacu          2.   The Company’s Meeting will be held with reference to
   kepada POJK No. 15/2020 dan POJK No.                              POJK No. 15/2020 and POJK No. 16/POJK.04/2020
   16/POJK.04/2020 tentang Pelaksanaan Rapat Umum                    concerning the Implementation of Electronic General
   Pemegang Saham Perusahaan Terbuka Secara Elektronik               Meeting of Shareholders of Public Companies (“POJK
   (“POJK No. 16/2020”).                                             No. 16/2020”).
3. Pemegang saham yang berhak hadir atau diwakili               3.   Shareholders who are entitled to attend or be represented
   dengan kuasa dalam Rapat adalah:                                  by proxy at the Meeting are::
   a. Pemegang Saham Perseroan yang namanya tercatat                 a. The Company’s Shareholders whose names are
   dalam Daftar Pemegang Saham (DPS) Perseroan pada                  registered in the Company’s Shareholders Register
   hari Jumat, tanggal 5 April 2024 sampai dengan pukul              (DPS) on friday April 5th, 2024 until 4:15 p.m. Western
   16.15 Waktu Indonesia Barat; dan/atau                             Indonesian Time; and/or
   b. Pemegang Saham Perseroan pada sub rekening efek                b. The Company’s Shareholders on securities sub accounts
   KSEI pada penutupan perdagangan saham Perseroan di                held in collective deposit by KSEI after Company market
   Bursa Efek Indonesia pada hari Senin, tanggal 5 April 2024        shares closing in the Indonesia Stock Exchange on Monday,
   sampai dengan pukul 16.15 Waktu Indonesia Barat.                  April 5th, 2024 until 4:15 p.m. Western Indonesia Time.
4. Pemegang Saham yang tidak dapat hadir dalam Rapat,           4.   The Shareholders who are unable to attend, may be
   dapat diwakili oleh kuasanya dengan ketentuan bahwa               represented by their proxy, provided that the member
   anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris dan                      of Board of Directors, Board of Commissioners and
   karyawan Perseroan dapat bertindak selaku kuasa                   employees of the Company are allowed to act as a proxy
   Pemegang Saham dalam Rapat, namun suara yang                      of the Shareholders at the Meeting, but the vote cast by
   dikeluarkan selaku kuasa dalam Rapat tidak dihitung               them as a proxy shall not be counted during voting and
   dalam pemungutan suara dan dengan tetap                           with regard to the provision Article 48 of POJK No.
   memperhatikan ketentuan Pasal 48 POJK No. 15/2020                 15/2020 and Article 12 paragraph 7 of the Company’s
   dan Pasal 12 ayat 7 Anggaran Dasar Perseroan, bahwa               Articles of Association, that the Shareholders of the
   Pemegang Saham Perseroan tidak berhak memberikan                  Company are not entitled to delegate their proxies to
   kuasa kepada lebih dari seorang kuasa untuk sebagian              more than one proxy for a portion of the number of
   dari jumlah saham yang dimilikinya dengan suara yang              shares owned by shareholders with different votes.
   berbeda.
5. Perseroan menyediakan mekanisme pemberian kuasa              5.   The Company provides an electronic authorization
   secara elektronik melalui e-Proxy yang dapat diakses              mechanism through e-Proxy which can be accessed on
   di platform eASY.KSEI melalui https://easy.ksei.co.id/.           the eASY.KSEI platform via https://easy.ksei.co.id/. The
   Penerima Kuasa yang tersedia di eASY.KSEI adalah                  Proxy available at eASY.KSEI is a representative of the
   perwakilan Biro Administrasi Efek Perseroan, yaitu PT             Company’s Securities Administration Bureau, namely PT
   Bima Registra selaku pihak yang ditunjuk oleh Perseroan           Bima Registra as the party appointed by the Company
   (“Penerima Kuasa Independen”).                                    (“Independent Proxy”).

6. Mekanisme Pemberian Kuasa:                                     6.   Mechanism of Power of Attorney:
    a. Perseroan menghimbau kepada para Pemegang                       a. The Company urges the Company’s Shareholders who
    Saham Perseroan yang berhak hadir dalam Rapat untuk                are entitled to attend the Meeting to delegate their prox-
    memberikan kuasa secara elektronik kepada Penerima                 ies electronically to the Independent Proxy through
    Kuasa Independen melalui aplikasi eASY.KSEI pada                   eASY.KSEI application by following link https://akses.
    tautan https://akses.ksei.co.id sejak PemanggilanRapat             ksei.co.id starts from the Meeting Invitation until 1 (one)
    sampai paling lambat 1 (satu) hari kerja sebelum                   business day prior the Meeting date, on Tuesday May,
    penyelenggaraan Rapat, yaitu hari Selasa, tanggal 7 Mei            7th 2024, at 12 p.m. Western Indonesia Time at the
    2024, selambatnya sampai dengan pukul 12.00 Waktu                  latest;
    Indonesia Barat;
    b. Selain pemberian kuasa secara elektronik di atas,               b. In addition to the aforementioned electronic proxy,
    Pemegang Saham yang berhak hadir dalam Rapat juga                  Shareholders who are entitled to attend the Meeting could
    dapat memberikan kuasa tertulis kepada Penerima Kuasa              also provide a written power of attorney to the Independent
    Independen. Formulir Surat Kuasa dapat diunduh melalui             Proxy. The Power of Attorney form may be downloaded
    situs web Perseroan pada tautan: https://www.hillcon.              in the Company’s website by following link, namely:
    co.id/rups Surat Kuasa asli yang telah dilengkapi dan              https://www.hillcon.co.id/rups The original Power of
    ditandatangani di atas meterai Rp10.000, serta salinan             Attorney which have been fully completed and signed on
    kartu identitas (KTP/Paspor) wajib sudah diterima oleh             stamp duty IDR10,000 as well as the copy of the identity
    Penerima Kuasa Independen selambat-lambatnya pada                  card (KTP/Passport) must be received by the Independent
    tanggal 6 Mei 2024, pukul 17.00 Waktu Indonesia                    Proxy at the latest on May 6th 2024, at 5 p.m. Western
    Barat, dengan tujuan kepada PT Bima Registra, Satrio               Indonesia Time, addressed to PT Bima Registra, Satrio
    Tower, Lantai 9 Zona AA, Jalan Prof. Dr. Satrio Blok C4,           Tower, 9th Floor Zona AA, Jalan Prof. Dr. Satrio Block
    Kav. 6-7, Kuningan setiabudi, Jakarta Selatan - 12950,             C4, Kav. 6-7, Kuningan Setiabudi, Jakarta Selatan -
    Indonesia, Telp: (+621) 25984818 dan mengirimkan scan              12950, Indonesia, Phone: (+6221) 25984818 and send the
    copy melalui email ke rups@bimaregistra.com dan                    scanned copies by email to rups@bimaregistra.com and
    corporate.secretary@hillcon.co.id Pemegang Saham                   corporate.secretary@hillcon.co.id. The Shareholders
    berbentuk Badan Hukum diwajibkan untuk menyerahkan                 in the form of a Legal Entity are required to submit a
    salinan Anggaran Dasar dan perubahan-perubahannya,                 copy of the Articles of Association and its amendments,
    surat-surat pengesahan/ persetujuan dari instansi yang             ratification/approval letters from competent authority, and
    berwenang, berikut akta yang memuat susunan pengurus               the latest deed of appointment of Board of Directors and
    terakhir/Direksi dan Dewan Komisaris yang menjabat                 Board of Commissioners who served at the Meeting, as
    saat Rapat, serta salinan kartu identitas Pemberi Kuasa            well as a copy of the identity card of the Authorizer and/
    dan/atau Penerima Kuasa;                                           or Authorizer Proxy;
    c. Bagi Pemegang Saham yang memberikan kuasanya                    c. For Shareholders who give their authority electron-
    secara elektronik melalui eASY.KSEI diharapkan untuk               ically through eASY.KSEI is expected to give a vote (e-
    memberikan suara (e-voting) bersamaan dengan                       voting) along with delegation of the proxy to Meeting
    pemberian kuasa pada mata acara Rapat melalui eASY.                agenda through eASY.KSEI, meanwhile Shareholders
    KSEI tersebut, sedangkan Pemegang Saham yang                       who have provided a written power of attorney is ex-
    memberikan kuasanya secara tertulis diharapkan agar                pected to include their voting for agenda of the Meeting
    mencantumkan pemberian suaranya (voting) untuk mata                on the written Power of Attorney;
    acara Rapat pada Surat Kuasa tertulis tersebut;
    d. Bagi Pemegang Saham yang alamatnya terdaftar di                 d. For Shareholders whose addresses are registered
    luar Indonesia dan menggunakan formulir Surat Kuasa                outside Indonesia and use a written Power of Attorney
    tertulis, maka asli Surat Kuasa tertulis harus dilegalisasi        form, then the original written Power of Attorney must
    terlebih dahulu oleh Kedutaan Besar/Perwakilan                     be legalized first by the local Embassy/Representative of
    Republik Indonesia setempat;                                       the Republic of Indonesia;
    e. Hanya asli Surat Kuasa tertulis yang tervalidasi                e. Only the original written Power of Attorney that
    sebagai Pemegang Saham Perseroan yang akan dihitung                is validated as a Shareholder of the Company will be
    sebagai kuorum untuk pengambilan keputusan.                        counted as a quorum for decision making.
7. Pemegang Saham Perseroan atau kuasanya dapat men-              7.   The Company’s Shareholders or their proxies can view
    yaksikan pelaksanaan Rapat yang sedang berlangsung                 the ongoing Meeting through a Zoom webinar by
    melalui webinar Zoom dengan mengakses menu eASY.                   selecting the eASY.KSEI menu and the Tayangan RUPS
    KSEI, submenu Tayangan RUPS yang berada pada                       (GMS Video Streaming) submenu on the AKSes.KSEI
    fasilitas AKSes (https://akses.ksei.co.id/) atau pada              website (https://akses.ksei.co.id/) or the TayanganRUPS
    menu Tayangan RUPS pada AKSes KSEI mobile, den-                    menu on the AKSes Mobile KSEI application, subject to
    gan ketentuan:                                                     the following provisions:

a.   Pemegang Saham Perseroan atau kuasanya telah                 a.   The Company’s Shareholders or their proxies have been
     terdaftar di aplikasi eASY.KSEI paling lambat hari                registered on the eASY.KSEI application by no later
     Selasa, tanggal 7 Mei 2024 pukul 12.00 Waktu                      than Tuesday May 7th, 2024 2024, 12 p.m. Western
     Indonesia Barat;                                                  Indonesia Time;
b.   Tayangan RUPS memiliki kapasitas hingga 500 peserta, di      b.   The GMS Video Streaming has a capacity of up to500
     mana kehadiran tiap peserta akan ditentukan berdasarkan           participants, and the participants’ attendance willbe
     first come first serve basis. Bagi Pemegang Saham                 determined on a first-come, first-served basis. The
     Perseroan atau kuasanya yang tidak mendapatkan                    Company’s Shareholders or their proxies that cannot
     kesempatan untuk menyaksikan pelaksanaan Rapat                    view the Meeting through the GMS Video Streaming
     melalui Tayangan RUPS tetap dianggap sah hadir secara             will still be considered as validly attending the electronic
     elektronik serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya           Meeting and their share ownership and votes will be
     diperhitungkan dalam Rapat, sepanjang telah teregistrasi          calculated in the Meeting as long as they have been
     dalam aplikasi eASY.KSEI.                                         registered on the eASY.KSEI application;
c.   Pemegang Saham Perseroan atau kuasanya yang hanya            c.   The Company’s Shareholders or their proxies that view
     menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan                    the ongoing Meeting through the GMS Video Streaming
     RUPS namun tidak teregistrasi hadir secara elektronik             but whose electronic attendance is not duly registered on
     pada aplikasi eASY.KSEI, maka kehadiran Pemegang                  the eASY.KSEI application will not be considered as
     Saham atau kuasanya tersebut dianggap tidak sah serta             validly attending the electronic Meeting and therefore
     tidak akan masuk dalam perhitungan kuorum kehadiran               their attendance will not be counted in the attendance
     Rapat;                                                            quorum for the Meeting;
d.   Untuk mendapatkan pengalaman terbaik dalam                   d.   To get the best experience in using the eASY.KSEI
     menggunakan aplikasi eASY.KSEI dan/atau Tayangan                  application and/or the GMS Video Streaming, the
     RUPS, pemegang saham atau penerima kuasanya                       shareholders or their proxies are advised to use the
     disarankan menggunakan peramban (browser) Mozilla                 Mozilla Firefox browser
     Firefox.
8.   Notaris dibantu dengan BAE Perseroan, akan melakukan         8. The Notary, supported by the Company’s BAE, will check
     pengecekan dan perhitungan suara dalam pengambilan               and count the votes in the decision making of the Meeting
     keputusan Rapat atas Mata Acara Rapat, termasuk yang             on the Agenda of the Meeting, including those that are
     berdasarkan suara yang telah disampaikan oleh Pemegang           based on the votes that have been submitted by the
     Saham baik melalui fasilitas eASY.KSEI, maupun yang              Shareholders either through the eASY.KSEI facility, or
     disampaikan dalam Rapat.                                         those submitted at the Meeting.

Pemanggilan ini dibuat dalam versi Bahasa Inggris dan             This Invitation is prepared in English and Bahasa Indonesia
Bahasa Indonesia. Dalam hal terjadi perbedaan penafsiran          version. In the event there is a different interpretation between
antara informasi yang disampaikan dalam Bahasa Inggris dan        the English and Bahasa Indonesia version, the information in
Bahasa Indonesia, maka informasi dalam Bahasa Indonesia           Bahasa Indonesia will prevail.
yang digunakan.




                                           Jakarta, 16 April 2024 / April 16th, 2024
                                                        PT Hillcon Tbk.
                                                   Direksi / Board of Directors