20240406_KOKA_Pemanggilan RUPS_31625879_lamp1.pdf

     dengan keikutsertaan pemegang saham atau penerima kuasanya yang akan hadir
     dalam Rapat secara fisik.
7.    Bagi pemegang saham yang akan hadir dalam Rapat secara fisik atau pemegang
     saham yang akan menggunakan hak suaranya melalui aplikasi eASY.KSEI, dapat
     menginformasikan kehadirannya atau menunjuk kuasanya, dan/atau menyampaikan
     pilihan suaranya ke dalam aplikasi eASY.KSEI.
8.   Bahan-bahan terkait mata acara Rapat tersedia di situs web Perseroan dan di kantor
     Perseroan sejak tanggal dilakukannya Pemanggilan pada tanggal 06 April 2024 sampai
     dengan Rapat diselenggarakan pada tanggal 19 April 2024, sesuai informasi Perseroan
     di atas.
9.   Batas waktu untuk memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa dan suara dalam aplikasi
     eASY.KSEI adalah pukul 12.00 WIB pada 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal Rapat.
10. Sebelum memasuki ruang Rapat, pemegang saham atau kuasanya yang hadir dalam
     Rapat secara fisik diwajibkan untuk mengisi daftar hadir dengan memperlihatkan bukti
     identitas diri yang asli.
11. Pelaksanaan Rapat akan dilakukan seefisien mungkin tanpa mengurangi keabsahan
     pelaksanaan Rapat sesuai dengan ketentuan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No.
     15/POJK.04/2020 Tahun 2020 tentang Rencana Penyelenggaraan Rapat Umum
     Pemegang Saham Terbuka (“POJK 15/2020”). Pemegang Saham yang tidak dapat
     menghadiri Rapat dan akan memberikan kuasa untuk hadir dalam Rapat (secara non
     elektronik), maka pemberian kuasa dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
      a. Format surat kuasa dapat diunduh pada situs web Perseroan terhitung sejak tanggal
     pemanggilan Rapat dan surat kuasa wajib diisi sesuai dengan petunjuk yang terdapat di
     dalamnya dan diserahkan kepada Direksi Perseroan melalui PT Adımıtra Jasa Korpora
     selaku Biro Administrasi Efek Perseroan (“BAE”), paling lambat sebelum pukul 16:00
     WIB, tanggal 18 April 2024, yaitu 1 (satu) hari kerja sebelum Rapat diselenggarakan;
     b. Bagi Pemegang Saham Perseroan yang menandatangani surat kuasa di luar negeri,
     maka surat kuasa tersebut wajib dilegalisasi oleh Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal
     Negara Republik Indonesia di negara setempat.
12. Bagi para Pemegang Saham (pribadi/badan hukum)/Kuasa yang hadir secara fisik
     dimohon untuk membawa dokumen sebagai berikut:
     a. Untuk Pemegang Saham Individu, fotokopi tanda pengenal diri (Kartu Identitas
     Penduduk/KTP atau paspor) yang sah dan masih berlaku;
     b. Untuk Pemegang Saham Berbentuk Badan Hukum, fotokopi Anggaran Dasar dan
     perubahan-perubahannya berikut susunan pengurus terakhir;
     c. Untuk Kuasa, surat kuasa yang sah dengan melampirkan fotokopi bukti identitas diri
     pemberi kuasa dan penerima kuasa

13. Bagi pemegang saham yang akan hadir atau memberikan kuasa secara elektronik ke
     dalam Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI wajib memperhatikan hal-hal berikut:
     a. Proses Registrasi

i. Pemegang saham tipe individu lokal yang belum memberikan deklarasi kehadiran
atau kuasa dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 9 dan ingin
menghadiri Rapat secara elektronik maka wajib melakukan registrasi kehadiran dalam
aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi
Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan;
ii. Pemegang saham tipe individu lokal yang telah memberikan deklarasi kehadiran
tetapi belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam
aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 9 dan ingin menghadiri Rapat
secara elektronik maka wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi
eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat
secara elektronik ditutup oleh Perseroan;
iii. Pemegang saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa yang
disediakan     oleh   Perseroan   (Independent    Representative)    atau    Individual
Representative tetapi pemegang saham belum memberikan pilihan suara minimal
untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada
butir 9, maka penerima kuasa yang mewakili pemegang saham wajib melakukan
registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat
sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan;
iv. Pemegang saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa
partisipan/Intermediary (Bank     Kustodian   atau   Perusahaan     Efek)   dan   telah
memberikan pilihan suara dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 9,
maka perwakilan penerima kuasa yang telah terdaftar dalam aplikasi eASY.KSEI wajib
melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan
Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan;
v. Pemegang saham yang telah memberikan deklarasi kehadiran atau memberikan
kuasa kepada penerima kuasa yang disediakan oleh Perseroan (Independent
Representative) atau Individual Representative dan telah memberikan pilihan suara
minimal untuk 1 (satu) atau ke seluruh mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI
paling lambat hingga batas waktu pada butir 9, maka pemegang saham atau penerima
kuasa tidak perlu melakukan registrasi kehadiran secara elektronik dalam aplikasi
eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat.


Kepemilikan saham akan otomatis diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dan
pilihan suara yang telah diberikan akan otomatis diperhitungkan dalam pemungutan
suara Rapat;
vi. Keterlambatan atau kegagalan dalam proses registrasi secara elektronik
sebagaimana dimaksud dalam angka i – iv dengan alasan apapun akan
mengakibatkan pemegang saham atau penerima kuasanya tidak dapat menghadiri
Rapat secara elektronik, serta kepemilikan sahamnya tidak diperhitungkan sebagai
kuorum kehadiran dalam Rapat.

b. Proses Penyampaian Pertanyaan dan/atau Pendapat Secara Elektronik
  i. Pemegang saham atau penerima kuasa memiliki 3 (tiga) kali kesempatan untuk
  menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat pada setiap sesi diskusi per mata acara
  Rapat. Pertanyaan dan/atau pendapat per mata acara Rapat dapat disampaikan
  secara tertulis oleh pemegang saham atau penerima kuasa dengan menggunakan fitur
  chat pada kolom ‘Electronic Opinions’ yang tersedia dalam layar E-Meeting Hall di
  aplikasi eASY.KSEI. Pemberian pertanyaan dan/atau pendapat dapat dilakukan
  selama status pelaksanaan Rapat pada kolom ‘General Meeting Flow Text’ adalah
  “Discussion started for agenda item no. [ ]”;
  ii. Penentuan mekanisme pelaksanaan diskusi per mata acara Rapat secara tertulis
  melalui layar E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI merupakan kewenangan
  Perseroan dan hal tersebut akan dituangkan Perseroan dalam Tata Tertib
  Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI;
  iii. Bagi penerima kuasa yang hadir secara elektronik dan akan menyampaikan
  pertanyaan dan/atau pendapat pemegang sahamnya selama sesi diskusi per mata
  acara Rapat berlangsung, maka diwajibkan untuk menuliskan nama pemegang saham
  dan besar kepemilikan sahamnya lalu diikuti dengan pertanyaan atau pendapat terkait;

c. Proses Pemungutan Suara atau Voting:
  i. Proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung di aplikasi eASY.KSEI
  pada menu E-Meeting Hall, sub menu Live Broadcasting;
  ii. Pemegang saham yang hadir sendiri atau diwakilkan penerima kuasanya namun
  belum memberikan pilihan suara pada mata acara Rapat sebagaimana dimaksud pada
  butir 13 huruf a angka i – iii, maka pemegang saham atau penerima kuasanya memiliki
  kesempatan untuk menyampaikan pilihan suaranya selama masa pemungutan suara
  melalui layar EMeeting Hall di aplikasi eASY.KSEI dibuka oleh Perseroan. Ketika masa
  pemungutan suara secara elektronik per mata acara Rapat dimulai, sistem secara
  otomatis menjalankan waktu pemungutan suara (voting time) dengan menghitung
  mundur maksimum selama 5 (lima) menit.


  Selama proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung akan terlihat status
  “Voting for agenda item no [ ] has started” pada kolom ‘General Meeting Flow Text’.
  Apabila pemegang saham atau penerima kuasanya tidak memberikan pilihan suara
  untuk mata acara Rapat tertentu hingga status pelaksanaan Rapat yang terlihat pada
  kolom ‘General Meeting Flow Text’ berubah menjadi “Voting for agenda item no [ ] has
  ended”, maka akan dianggap memberikan suara Abstain untuk mata acara Rapat yang
  bersangkutan;
  iii. Voting time selama proses pemungutan suara secara elektronik merupakan waktu
  standar yang ditetapkan pada aplikasi eASY.KSEI. Waktu pemungutan suara

  langsung secara elektronik per mata acara dalam Rapat (dengan waktu maksimum
  adalah 5 (lima) menit per mata acara Rapat) dan akan dituangkan dalam Tata Tertib
  Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI;


d. Penayangan Siaran Langsung Pelaksanaan Rapat:
  i. Pemegang saham atau penerima kuasanya yang telah terdaftar di aplikasi
  eASY.KSEI paling lambat hingga batas waktu pada butir 9 dapat menyaksikan
  pelaksanaan Rapat yang sedang berlangsung melalui webinar Zoom dengan
  mengakses menu eASY.KSEI, submenu Tayangan RUPS yang berada pada fasilitas
  AKSes (https://akses.ksei.co.id/);
  ii. Tayangan RUPS memiliki kapasitas hingga 500 peserta, di mana kehadiran tiap
  peserta akan ditentukan berdasarkan first come first serve basis. Bagi pemegang
  saham atau penerima kuasanya yang tidak mendapatkan kesempatan untuk
  menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS tetap dianggap sah hadir
  secara elektronik serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya diperhitungkan dalam
  Rapat, sepanjang telah teregistrasi dalam aplikasi eASY.KSEI sebagaimana
  ketentuan pada butir 13 huruf a angka i – v;
  iii. Pemegang saham atau penerima kuasanya yang hanya menyaksikan pelaksanaan
  Rapat melalui Tayangan RUPS namun tidak teregistrasi hadir secara elektronik pada
  aplikasi eASY.KSEI sesuai ketentuan pada butir 13 huruf a angka i – v, maka
  kehadiran pemegang saham atau penerima kuasanya tersebut dianggap tidak sah
  serta tidak akan masuk dalam perhitungan kuorum kehadiran Rapat;
  iv. Pemegang saham atau penerima kuasanya yang menyaksikan pelaksanaan Rapat
  melalui Tayangan RUPS memiliki fitur raise hand yang dapat digunakan untuk
  mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat selama sesi diskusi per mata acara Rapat
  berlangsung. Apabila Perseroan mengizinkan dengan mengaktifkan fitur allow to talk,
  maka pemegang saham atau penerima kuasanya dapat menyampaikan pertanyaan
  dan/atau pendapat dengan berbicara langsung. Penentuan mekanisme pelaksanaan
  diskusi per mata acara Rapat menggunakan fitur allow to talk yang terdapat dalam
  Tayangan RUPS merupakan kewenangan Perseroan dan hal tersebut akan
  dituangkan Perseroan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi
  eASY.KSEI;
  v. Untuk mendapatkan pengalaman terbaik dalam menggunakan aplikasi eASY.KSEI
  dan/atau Tayangan RUPS, pemegang saham atau penerima kuasanya disarankan
  menggunakan peramban (browser) Mozilla Firefox.

14. Sesuai dengan ketentuan Pasal 14 ayat (13) dan ayat (14) Anggaran Dasar Perseroan
  dan Pasal 48 POJK 15/2020, Pemegang Saham Perseroan tidak berhak memberikan
  kuasa kepada lebih dari seorang kuasa untuk sebagian dari jumlah saham yang
  dimilikinya dengan suara yang berbeda, kecuali:
  a. Bank Kustodian atau Perusahaan Efek sebagai Kustodian yang mewakili nasabah-
  nasabahnya pemilik saham Perseroan;
  b. Manajer Investasi yang mewakili kepentingan Reksa Dana yang dikelolanya.




                                   Jakarta, 06 April 2024
                                 Direksi / Board of Directors
                                   PT Koka Indonesia Tbk