20240402_UNTR_Pemanggilan RUPS_31623030_lamp1.pdf

Mata Acara 4:        Penetapan Gaji dan Tunjangan Direksi Perseroan serta Gaji atau Honorarium dan
                     Tunjangan Dewan Komisaris Perseroan untuk Masa Jabatan 2024-2025.

                      Berdasarkan Pasal 96 ayat (1) jo. Pasal 113 UUPT dan Pasal 11 ayat (3) jo. Pasal 14 ayat
                     (4) Anggaran Dasar Perseroan, (i) besarnya gaji dan tunjangan anggota Direksi ditetapkan
                     berdasarkan keputusan RUPS dan dapat didelegasikan kepada Dewan Komisaris dan (ii)
                     pemberian gaji atau honorarium dan tunjangan Dewan Komisaris ditetapkan oleh RUPS.

Mata Acara 5:        Penunjukan Kantor Akuntan Publik untuk Melakukan Audit Laporan Keuangan Perseroan
                     untuk Tahun Buku 2024.

                     Berdasarkan Pasal 59 ayat (1) Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 15/POJK.04/2020
                     tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan
                     Terbuka jo. Pasal 19 ayat (2) huruf d Anggaran Dasar Perseroan, penunjukkan kantor
                     akuntan publik untuk melakukan audit Laporan Keuangan membutuhkan persetujuan
                     RUPS.

Catatan:

I. Ketentuan Umum

   1. Pemanggilan ini berlaku sebagai undangan resmi bagi para Pemegang Saham untuk menghadiri Rapat.
      Pemanggilan ini juga dapat dilihat di laman web Perseroan (https://www.unitedtractors.com/rapat-umum-
      pemegang-saham/), sistem RUPS elektronik KSEI (“eASY.KSEI”), dan situs web Bursa Efek Indonesia.

   2. Untuk (i) mempermudah dan memperlancar pelaksanaan sinkronisasi sistem registrasi Pemegang Saham
      dan (ii) memastikan agar pelaksanaan Rapat dapat berjalan tepat waktu, registrasi pemegang saham di
      tempat Rapat akan dibuka pada pukul 08.30 WIB dan ditutup pada pukul 09.30 WIB atau 30 (tiga puluh)
      menit sebelum Rapat dimulai. Pemegang Saham atau kuasanya yang hadir setelah pukul 09.30 WIB tidak
      diperkenankan untuk melakukan registrasi dan hadir dalam Rapat.

   3. Sehubungan dengan ketentuan dalam angka 2 di atas, kami menghimbau kepada Pemegang Saham atau
      kuasanya untuk dapat hadir di tempat Rapat 90 (sembilan puluh) menit sebelum Rapat dimulai.

   4. Bahan Mata Acara Rapat, telah tersedia di kantor pusat Perseroan, beralamat di Jalan Raya Bekasi Km. 22,
      Cakung, Jakarta Timur 13910 (“Kantor Pusat Perseroan”) terhitung sejak tanggal Pemanggilan ini
      sampai dengan tanggal 24 April 2024 pukul 09.30 WIB. Bahan Mata Acara Rapat dapat diperoleh dari
      Perseroan pada jam kerja dan atas permintaan tertulis dari Pemegang Saham melalui email
      ir@unitedtractors.com. Laporan Tahunan Perseroan dan daftar riwayat hidup calon Direksi dan Dewan
      Komisaris Perseroan juga tersedia di situs web Perseroan (https://www.unitedtractors.com/rapat-umum-
      pemegang-saham/).

   5. Yang berhak hadir atau diwakili dalam Rapat adalah para Pemegang Saham yang namanya tercatat dalam
      Daftar Pemegang Saham Perseroan pada tanggal 1 April 2024 pada jam penutupan perdagangan saham
      atau bagi Pemegang Saham yang sahamnya dimasukkan dalam penitipan kolektip PT Kustodian Sentral
      Efek Indonesia (”KSEI”) pada penutupan perdagangan saham pada tanggal 1 April 2024.

   6. Sesuai dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Republik Indonesia dan sehubungan dengan telah
      diterbitkannya surat KSEI No. KSEI-4012/DIR/0521 tanggal 31 Mei 2021 perihal Penerapan Modul e-
      Proxy dan Modul e-Voting pada Aplikasi eASY.KSEI beserta Tayangan Rapat Umum Pemegang Saham,
      Perseroan akan menyelenggarakan Rapat secara fisik di Catur Dharma Hall, Menara Astra Lantai 5 dan
      Rapat secara elektronik dengan menggunakan fasilitas elektronik melalui sistem eASY.KSEI yang dikelola
      oleh KSEI (“e-Proxy”). Perseroan menyediakan alternatif bagi Pemegang Saham untuk memberikan kuasa
      secara elektronik kepada pihak independen melalui e-Proxy dan memberikan hak suara (voting) melalui
      e-Voting. Pihak independen yang ditunjuk Perseroan adalah Biro Administrasi Efek Perseroan, yaitu PT
      Raya Saham Registra (“RSR”).

   7. a.Pemegang Saham atau kuasanya yang akan menghadiri Rapat agar memperlihatkan Kartu Tanda
        Penduduk (KTP) atau tanda pengenal lainnya yang sah dan menyerahkan fotokopinya kepada petugas
        pendaftaran sebelum memasuki ruang Rapat.

    b. Bagi Pemegang Saham Perseroan yang berbentuk badan hukum agar menyerahkan fotokopi Anggaran
       Dasarnya yang terakhir (beserta pengesahan dari atau pelaporan kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi
       Manusia) serta akta notaris tentang pengangkatan anggota Direksi dan Dewan Komisaris atau pengurus
       terakhir (beserta bukti penerimaan pemberitahuan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia) kepada
       petugas pendaftaran.

  8. a.Pemegang saham yang berhalangan hadir dapat diwakili oleh kuasanya berdasarkan surat kuasa (dengan
       hak substitusi) yang bentuk dan isinya disetujui oleh Direksi Perseroan. Anggota Direksi, anggota Dewan
       Komisaris dan karyawan Perseroan dapat bertindak sebagai kuasa Pemegang Saham dalam Rapat, namun
       tidak berhak mengeluarkan suara dalam pemungutan suara. Pemegang saham yang alamatnya terdaftar
       di luar Republik Indonesia, surat kuasanya harus dilegalisasi oleh notaris/pejabat berwenang setempat
       dan oleh Kedutaan Besar/Perwakilan Republik Indonesia setempat.

      b.Formulir surat kuasa dapat diperoleh selama jam kerja di Biro Administrasi Efek Perseroan, RSR, melalui
        email rsrbae@registra.co.id atau asti@registra.co.id, nomor telepon: (+62 21) 2525666, nomor faksimili:
        (+62 21) 2525028; atau Investor Relation Perseroan, melalui email ir@unitedtractors.com. Formulir surat
        kuasa dapat juga diakses/diperoleh melalui sistem eASY.KSEI dan situs web Perseroan
        (https://www.unitedtractors.com/rapat-umum-pemegang-saham/).

      c.Semua asli surat kuasa yang sudah sesuai dengan persyaratan harus sudah diterima oleh RSR atau Investor
        Relation Perseroan selambatnya 1 (satu) hari kerja sebelum penyelenggaraan RUPS yaitu pada tanggal
        23 April 2024 pada pukul 16.00 WIB.

  9. Satu saham memberikan hak kepada pemegangnya untuk mengeluarkan 1 (satu) suara. Apabila seorang
     Pemegang Saham mempunyai lebih dari 1 (satu) saham, suara yang dikeluarkan berlaku untuk seluruh
     saham yang dimilikinya.

  10.Pemegang Saham atau kuasanya yang hadir secara elektronik maupun fisik, memiliki kesempatan untuk
     menyampaikan 1 (satu) pertanyaan dan/atau pendapat sebelum diadakannya pemungutan suara. Pemegang
     Saham lainnya yang belum memperoleh kesempatan bertanya/berpendapat, dapat menyampaikan
     pertanyaannya kepada Perseroan melalui email: ir@unitedtractors.com

  11.Terkait dengan prosedur pemungutan suara bagi Pemegang Saham atau kuasanya yang hadir secara
     elektronik maupun fisik, akan tunduk pada ketentuan Tata Tertib Rapat yang akan disampaikan oleh
     Perseroan yang tersedia pada sistem eASY.KSEI dan/atau melalui situs web Perseroan
     (https://www.unitedtractors.com/rapat-umum-pemegang-saham/) dan/atau tersedia sebelum memasuki
     ruangan Rapat.

  12. Pemegang Saham Perseroan diharapkan untuk terlebih dahulu membaca Tata Tertib Rapat, termasuk
      panduan pelaksanaan Rapat secara elektronik bagi yang akan hadir secara elektronik yang tersedia pada
      sistem eASY.KSEI dan/atau melalui situs web Perseroan (https://www.unitedtractors.com/rapat-umum-
      pemegang-saham/).

  13. Bagi para Pemegang Saham atau kuasanya yang hadir secara fisik dalam Rapat dan sedang dalam kondisi
      tidak sehat (khususnya memiliki/ merasakan gejala seperti batuk, suhu badan di atas 37.3°C, atau flu, dsb.),
      maka Pemegang Saham atau kuasanya wajib menggunakan masker pada lokasi Rapat sebagai langkah
      pencegahan penyebaran risiko penularan kepada pihak lainnya.

II. Pemberian Kuasa Kepada RSR melalui e-Proxy

   Panduan pemberian kuasa kepada RSR melalui e-Proxy adalah sebagai berikut:

   A. Bagi Pemegang Saham individu berkewarganegaraan Indonesia

      Pemegang saham yang ingin memberikan kuasa harus telah memiliki Nomor Single Investor Identification
      (Nomor SID). Pengecekan Nomor SID dapat dilakukan dengan menghubungi perusahaan efek atau bank
      kustodian masing-masing Pemegang Saham. Panduan pemberian kuasa di atas beserta penjelasannya dapat
      diakses melalui link berikut (https://www.unitedtractors.com/rapat-umum-pemegang-saham/).

      Pemegang saham dapat memberikan kuasa kehadiran dan pemberian suara melalui e-Proxy di atas
      selambat-lambatnya 23 April 2024.

   B. Bagi Pemegang Saham (i) individu berkewarganegaraan asing dan (ii) berbentuk badan hukum (Indonesia
      dan asing):

      Pemegang saham dihimbau untuk memberikan kuasa melalui perusahaan efek atau bank kustodian masing-
      masing Pemegang Saham, untuk kemudian perusahaan efek atau bank kustodian tersebut memberikan e-
      Proxy kepada RSR.

III.Kehadiran Rapat Secara Elektronik

   1. Proses Registrasi Kehadiran dalam Rapat Secara Elektronik

       (i) Pemegang Saham individu lokal dapat memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa melalui sistem
           eASY.KSEI hingga batas waktu pada 23 April 2024. Kepada Pemegang Saham individu lokal yang
           belum memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa hingga batas waktu tersebut dan ingin menghadiri
           Rapat secara elektronik, maka wajib melakukan registrasi kehadiran dalam sistem eASY.KSEI pada
           tanggal pelaksanaan Rapat pada saat pembukaan registrasi sampai dengan masa registrasi Rapat
           secara elektronik ditutup oleh Perseroan, yaitu pada tanggal 23 April 2024 pukul 12.00 WIB (“Masa
           Registrasi Rapat Elektronik”).

       (ii) Yang wajib melakukan registrasi kehadiran dalam sistem eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan
            Rapat sampai dengan Masa Registrasi Rapat Elektronik ditutup oleh Perseroan, adalah:

            a.   Pemegang Saham individu lokal yang telah memberikan deklarasi kehadiran tetapi belum
                 memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam sistem eASY.KSEI
                 hingga batas waktu pada 23 April 2024 pukul 12.00 WIB namun ingin menghadiri Rapat secara
                 elektronik;
            b.   Penerima kuasa yang diberikan kuasa oleh Pemegang Saham yang disediakan oleh Perseroan
                 (Independent Representative) atau Individual Representative tetapi Pemegang Saham belum
                 memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam sistem eASY.KSEI
                 hingga batas waktu 23 April 2024 pukul 12.00 WIB;
            c.   Perwakilan penerima kuasa yang telah terdaftar dalam sistem eASY.KSEI atas Pemegang Saham
                 yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa partisipan/intermediary (Bank Kustodian
                 atau Perusahaan Efek) dan telah memberikan pilihan suara dalam sistem eASY.KSEI hingga
                 batas waktu yaitu 23 April 2024 pukul 12.00 WIB.

       (iii) Pemegang Saham yang telah memberikan deklarasi kehadiran atau memberikan kuasa kepada
             penerima kuasa yang disediakan oleh Perseroan (Independent Representative) atau (Individual
             Representative) dan telah memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) atau seluruh mata acara
             Rapat dalam sistem eASY.KSEI paling lambat hingga 23 April 2024 pukul 12.00 WIB, maka
             Pemegang Saham atau kuasanya tidak perlu melakukan registrasi kehadiran secara elektronik dalam
             sistem eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat. Kepemilikan saham akan otomatis
             diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dan pilihan suara yang telah diberikan akan otomatis
             diperhitungkan dalam pemungutan suara Rapat.

       (iv) Keterlambatan atau kegagalan dalam proses registrasi secara elektronik sebagaimana dimaksud angka
            i-ii dengan alasan apapun akan mengakibatkan Pemegang Saham atau kuasanya tidak dapat
            menghadiri Rapat secara elektronik, serta kepemilikan sahamnya tidak diperhitungkan sebagai
            kuorum kehadiran dalam Rapat.

   2. Proses Penyampaian Pertanyaan dan/atau Pendapat Secara Elektronik

       (i) Pertanyaan dan/atau pendapat dapat disampaikan secara tertulis oleh Pemegang Saham atau kuasanya
           dengan menggunakan fitur chat pada kolom “Electronic Opinions” yang tersedia dalam layar E-
           Meeting Hall di sistem eASY.KSEI. Pemberian pertanyaan dan/atau pendapat dapat dilakukan selama
           status pelaksanaan Rapat pada kolom “General Meeting Flow Text” adalah “Discussion started for
           agenda item no. ()”.

    (ii) Penentuan mekanisme pelaksanaan sesi tanya jawab dan/atau pendapat per mata acara Rapat secara
         tertulis melalui layar E-Meeting Hall di sistem eASY.KSEI akan dituangkan Perseroan dalam Tata
         Tertib Pelaksanaan Rapat.

    (iii) Bagi penerima kuasa yang hadir secara elektronik dan akan menyampaikan pertanyaan dan/atau
          pendapat Pemegang Sahamnya selama sesi diskusi per mata acara Rapat berlangsung, maka
          diwajibkan untuk menuliskan nama Pemegang Saham yang diwakilinya dan besar kepemilikan saham
          lalu diikuti dengan pertanyaan atau pendapat terkait.

3. Proses Pemungutan Suara/Voting dalam Rapat Secara Elektronik

    (i) Proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung di sistem eASY.KSEI pada menu E-Meeting
        Hall, sub-menu Live Broadcasting.

    (ii) Pemegang Saham atau kuasanya yang hadir namun belum memberikan pilihan suara pada mata acara
         Rapat sebagaimana dimaksud pada butir 2 angka i-ii, maka Pemegang Saham atau kuasanya memiliki
         kesempatan untuk menyampaikan pilihan suaranya secara langsung selama masa pemungutan suara
         melalui layar E-Meeting Hall di sistem eASY.KSEI dibuka oleh Perseroan. Ketika masa pemungutan
         suara elektronik per mata acara Rapat dimulai, sistem secara otomatis menjalankan waktu pemungutan
         suara (voting time) dengan menghitung mundur maksimum selama 2 (dua) menit. Selama proses
         pemungutan suara secara elektronik berlangsung akan terlihat status “Voting for agenda item no ()
         has started” pada kolom “General Meeting Flow Text”. Apabila Pemegang Saham atau kuasanya
         tidak memberikan pilihan suara untuk mata acara Rapat tertentu hingga status pelaksanaan Rapat yang
         terlihat pada kolom “Voting for agenda item no () has ended”, maka akan dianggap memberikan suara
         Abstain untuk mata acara Rapat yang bersangkutan.

    (iii) Voting time selama proses pemungutan suara secara elektronik merupakan waktu standar yang
          ditetapkan pada sistem eASY.KSEI. Perseroan dapat menetapkan kebijakan waktu pemungutan suara
          langsung secara elektronik per mata acara dalam Rapat (dengan waktu maksimum adalah 2 (dua)
          menit per mata acara Rapat atau dapat diakhiri lebih cepat apabila seluruh Pemegang Saham telah
          memberikan suara) dan akan dituangkan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat.

4. Penayangan Siaran Langsung Pelaksanaan Rapat Secara Elektronik

   (i)   Pemegang Saham atau kuasanya yang telah terdaftar di sistem eASY.KSEI paling lambat hingga batas
         waktu pada 23 April 2024 pukul 12.00 WIB dapat menyaksikan pelaksanaan Rapat yang sedang
         berlangsung melalui webinar Zoom dengan mengakses menu eASY.KSEI, sub-menu Tayangan
         RUPS yang berada pada fasilitas AKSes (https://akses.ksei.co.id/).

   (ii) Tayangan RUPS memiliki kapasitas hingga 500 peserta, di mana kehadiran tiap peserta akan
        ditentukan berdasarkan first come first serve basis. Bagi Pemegang Saham atau kuasanya yang tidak
        mendapatkan kesempatan untuk menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS tetap
        dianggap sah hadir secara elektronik serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya diperhitungkan
        dalam Rapat, sepanjang telah teregistrasi dalam sistem eASY.KSEI sebagaimana ketentuan pada butir
        1 angka i-iii.

   (iii) Pemegang Saham atau kuasanya yang hanya menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan
         RUPS namun tidak teregistrasi hadir secara elektronik pada sistem eASY.KSEI sesuai ketentuan pada
         butir 1 angka i-iii, maka kehadiran Pemegang Saham atau kuasanya tersebut dianggap tidak sah serta
         tidak akan masuk dalam perhitungan kuorum kehadiran Rapat.

   (iv) Untuk mengikuti Rapat secara optimal dalam menggunakan sistem eASY.KSEI dan/atau Tayangan
        RUPS, Pemegang Saham atau kuasanya disarankan menggunakan peramban (browser) Mozilla
        Firefox.

5. Panduan tata cara sistem eASY.KSEI bagi Pemegang Saham mengenai registrasi keikutsertaan hadir sendiri
  secara elektronik di dalam Rapat; penunjukkan “individual representative”, “independent representative”,
  maupun “intermediary” sebagai penerima kuasa, penyampaian pilihan suara secara elektronik; penyampaian
  pertanyaan/pendapat secara elektronik; serta penyaksian Tayangan RUPS via webinar Zoom, dapat diunduh
  pada tautan www.ksei.co.id/data/download-data-and-user-guide mengenai “Panduan eASY.KSEI –
  Pemegang Saham”.


                                        Jakarta, 2 April 2024

                                      PT United Tractors Tbk

                                               Direksi