20240308_ARKO_Pemanggilan RUPS_31595776_lamp2.pdf

Mata Acara 3:      Penetapan Gaji dan Tunjangan Direksi Perseroan serta Gaji atau Honorarium
                   dan Tunjangan Dewan Komisaris Perseroan untuk Masa Jabatan 2024-2025.

                   Berdasarkan Pasal 96 ayat (1) jo. Pasal 113 UU PT dan Pasal 11 ayat (6) jo.
                   Pasal 19 ayat (2) huruf d Anggaran Dasar Perseroan, penetapan gaji tunjangan
                   Direksi Perseroan serta Gaji atau Honorarium dan Tunjangan Dewan Komisaris
                   Perseroan ditetapkan dalam RUPS.

Mata Acara 4:      Penunjukan Kantor Akuntan Publik untuk Melakukan Audit Laporan Keuangan
                   Perseroan untuk Tahun Buku 2024.

                   Berdasarkan Pasal 59 ayat (1) Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No.
                   15/POJK.04/2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum
                   Pemegang Saham Perusahaan Terbuka dan Pasal 19 ayat (2) huruf e Anggaran
                   Dasar Perseroan, penunjukkan kantor akuntan publik untuk melakukan audit
                   Laporan Keuangan membutuhkan persetujuan RUPS.

Mata Acara 5:      Pertanggungjawaban Realisasi Penggunaan Dana Hasil Penawaran Umum
                   Obligasi Berwawasan Lingkungan I PT Arkora Hydro Tbk.

                   Berdasarkan Pasal 6 ayat (2) jo. Pasal 7 Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No
                   30/POJK.04/2015 Laporan Realisasi Penggunaan Dana Hasil Penawaran
                   Umum, pertanggungjawaban realisasi penggunaan dana hasil Penawaran Umum
                   wajib dilakukan pada RUPS Tahunan Perseroan.

Catatan:

I. Ketentuan Umum

   1. Pemanggilan ini berlaku sebagai undangan resmi bagi para pemegang saham untuk
      menghadiri Rapat. Pemanggilan ini juga dapat dilihat di laman web Perseroan
      (https://www.arkora-hydro.com/investing-in-green-energy#gms), sistem RUPS elektronik KSEI
      (“eASY.KSEI”), dan situs web Bursa Efek Indonesia.

   2. Untuk: (i) mempermudah dan memperlancar pelaksanaan sinkronisasi sistem registrasi
      pemegang saham dan (ii) memastikan agar pelaksanaan Rapat dapat berjalan tepat waktu,
      registrasi pemegang saham di tempat Rapat akan dibuka pada pukul 13.00 WIB dan ditutup
      pada pukul 13.30 WIB atau 30 (tiga puluh) menit sebelum Rapat dimulai. Pemegang Saham
      atau kuasanya yang hadir setelah pukul 13.30 WIB tidak diperkenankan untuk melakukan
      registrasi dan hadir dalam Rapat.

   3. Sehubungan dengan ketentuan dalam butir ke-2 di atas, kami menghimbau kepada Pemegang
      Saham atau kuasanya untuk dapat hadir di tempat Rapat 90 (sembilan puluh) menit sebelum
      Rapat dimulai.

   4. Bahan Mata Acara Rapat, telah tersedia di kantor pusat Perseroan, beralamat di Treasury
      Tower Level 9 Unit G-H, District 8 SCBD Lot 28, Jl. Jend. Sudirman Kav 52-53, Jakarta 12190,
      Indonesia (“Kantor Pusat Perseroan”) terhitung sejak tanggal Pemanggilan ini sampai dengan
      tanggal 1 April 2024 pukul 07.00 WIB. Bahan Mata Acara Rapat dapat diperoleh dari Perseroan
      pada jam kerja dan atas permintaan tertulis dari Pemegang Saham melalui email
      corporate.secretary@arkora.com. Laporan Tahunan Perseroan juga tersedia di situs web
      Perseroan (https://www.arkora-hydro.com/investing-in-green-energy#gms).

   5. Yang berhak hadir atau diwakili dalam Rapat adalah para Pemegang Saham yang namanya
      tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan pada tanggal 7 Maret 2024 pada jam
      penutupan perdagangan saham atau bagi Pemegang Saham yang sahamnya dimasukkan
      dalam penitipan kolektip PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (”KSEI”) pada penutupan
      perdagangan saham pada tanggal 7 Maret 2024.

 6. Sesuai dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Republik Indonesia dan sehubungan dengan
    telah diterbitkannya surat KSEI No. KSEI-4012/DIR/0521 tanggal 31 Mei 2021 perihal
    Penerapan Modul e-Proxy dan Modul e-Voting pada Aplikasi eASY.KSEI beserta Tayangan
    Rapat Umum Pemegang Saham, Perseroan akan menyelenggarakan Rapat secara fisik di
    Function Room Residence 8, lantai 7 dan Rapat secara elektronik dengan menggunakan
    fasilitas elektronik melalui sistem eASY.KSEI yang dikelola oleh KSEI (“e-Proxy”). Perseroan
    menyediakan alternatif bagi Pemegang Saham untuk memberikan kuasa secara elektronik
    kepada pihak independen melalui e-Proxy dan memberikan hak suara (voting) melalui e-Voting.
    Pihak independen yang ditunjuk Perseroan adalah Biro Administrasi Efek Perseroan, yaitu PT
    Adimitra Jasa Korpora (“PT AJK”).

 7. a. Pemegang Saham atau kuasanya yang akan menghadiri Rapat agar memperlihatkan Kartu
       Tanda Penduduk (KTP) atau tanda pengenal lainnya yang sah dan menyerahkan
       fotokopinya kepada petugas pendaftaran sebelum memasuki ruang Rapat.

    b. Bagi Pemegang Saham Perseroan yang berbentuk badan hukum agar menyerahkan
       fotokopi Anggaran Dasarnya yang terakhir (beserta pengesahan dari atau pelaporan kepada
       Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia) serta akta notaris tentang pengangkatan anggota
       Direksi dan Dewan Komisaris atau pengurus terakhir (beserta bukti penerimaan
       pemberitahuan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia) kepada petugas pendaftaran.

8. a. Pemegang saham yang berhalangan hadir dapat diwakili oleh kuasanya berdasarkan surat
       kuasa (dengan hak substitusi) yang bentuk dan isinya disetujui oleh Direksi Perseroan.
       Anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris dan karyawan Perseroan dapat bertindak
       sebagai kuasa pemegang saham dalam Rapat, namun tidak berhak mengeluarkan suara
       dalam pemungutan suara. Pemegang saham yang alamatnya terdaftar di luar Republik
       Indonesia, surat kuasanya harus dilegalisasi oleh notaris/pejabat berwenang setempat dan
       oleh Kedutaan Besar/Perwakilan Republik Indonesia setempat.

    b. Formulir surat kuasa dapat diperoleh selama jam kerja, melalui email
       corporate.secretary@arkora.com. Formulir surat kuasa dapat juga diunduh pada situs web
       Perseroan (https://www.arkora-hydro.com/investing-in-green-energy#gms).

    c. Semua asli surat kuasa yang sudah sesuai dengan persyaratan harus sudah diterima oleh
       PT AJK dengan alamat Boutique Office Blok F3 No.5, Jl. Kirana Avenue III, Kelapa Gading,
       Jakarta Utara, atau Corporate Secretary Perseroan dengan alamat Treasury Tower Level 9
       Unit G-H, District 8 SCBD Lot 28, Jl. Jend. Sudirman Kav 52-53, Jakarta 12190, Indonesia
       selambatnya 1 (satu) hari kerja sebelum penyelenggaraan RUPS yaitu pada tanggal 28
       Maret 2024 pada pukul 16.00 WIB.

 9. Satu saham memberikan hak kepada pemegangnya untuk mengeluarkan 1 (satu) suara.
    Apabila seorang Pemegang Saham mempunyai lebih dari 1 (satu) saham, suara yang
    dikeluarkan berlaku untuk seluruh saham yang dimilikinya.

 10. Seluruh materi Rapat seperti penjelasan masing-masing mata acara Rapat dan Surat Kuasa
     dapat diakses/diperoleh melalui sistem eASY.KSEI dan situs web Perseroan
     (https://www.arkora-hydro.com/investing-in-green-energy#gms).

 11.Pemegang Saham atau kuasanya yang hadir secara elektronik maupun fisik, memiliki
    kesempatan untuk menyampaikan 1 (satu) pertanyaan dan/atau pendapat sebelum
    diadakannya pemungutan suara. Pemegang Saham lainnya yang belum memperoleh
    kesempatan bertanya/berpendapat, dapat menyampaikan pertanyaannya kepada Perseroan
    melalui email: corporate.secretary@arkora.com.

 12.Terkait dengan prosedur pemungutan suara bagi Pemegang Saham atau kuasanya yang hadir
    secara elektronik maupun fisik, akan tunduk pada ketentuan Tata Tertib Rapat yang akan
    disampaikan oleh Perseroan.

  13. Pemegang Saham Perseroan diharapkan untuk terlebih dahulu membaca Tata Tertib Rapat,
      termasuk panduan pelaksanaan Rapat secara elektronik bagi yang akan hadir secara elektronik
      yang tersedia di sistem eASY.KSEI.

II. Pemberian Kuasa Kepada PT AJK melalui e-Proxy

   Panduan pemberian kuasa kepada PT AJK melalui e-Proxy adalah sebagai berikut:

   A. Bagi pemegang saham individu berkewarganegaraan Indonesia

      Pemegang saham yang ingin memberikan kuasa harus telah memiliki Nomor Single Investor
      Identification (Nomor SID). Pengecekan Nomor SID dapat dilakukan dengan menghubungi
      perusahaan efek atau bank kustodian masing-masing pemegang saham. Panduan pemberian
      kuasa di atas beserta penjelasannya dapat diakses melalui link berikut (https://www.arkora-
      hydro.com/investing-in-green-energy#gms).

      Pemegang saham dapat memberikan kuasa kehadiran dan pemberian suara melalui e-Proxy di
      atas selambat-lambatnya 28 Maret 2024.

   B. Bagi pemegang saham (i) individu berkewarganegaraan asing dan (ii) berbentuk badan hukum
      (Indonesia dan asing):

      Pemegang saham dihimbau untuk memberikan kuasa melalui perusahaan efek atau bank
      kustodian masing-masing pemegang saham, untuk kemudian perusahaan efek atau bank
      kustodian tersebut memberikan e-Proxy kepada PT AJK.

III. Kehadiran Rapat Secara Elektronik

   1. Proses Registrasi Kehadiran dalam Rapat Secara Elektronik

      (i) Pemegang Saham individu lokal dapat memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa
          melalui sistem eASY.KSEI hingga batas waktu pada 28 Maret 2024. Kepada Pemegang
          Saham individu lokal yang belum memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa hingga
          batas waktu tersebut dan ingin menghadiri Rapat secara elektronik, maka wajib melakukan
          registrasi kehadiran dalam sistem eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat pada saat
          pembukaan registrasi sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh
          Perseroan, yaitu pada tanggal 28 Maret 2024 pukul 12.00 WIB (“Masa Registrasi Rapat
          Elektronik”).

      (ii) Yang wajib melakukan registrasi kehadiran dalam sistem eASY.KSEI pada tanggal
           pelaksanaan Rapat sampai dengan Masa Registrasi Rapat Elektronik ditutup oleh
           Perseroan, adalah:

           a. Pemegang Saham individu lokal yang telah memberikan deklarasi kehadiran tetapi
              belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam
              sistem eASY.KSEI hingga batas waktu pada 28 Maret 2024 pukul 12.00 WIB namun
              ingin menghadiri Rapat secara elektronik;
           b. Penerima kuasa yang diberikan kuasa oleh Pemegang Saham yang disediakan oleh
              Perseroan (Independent Representative) atau Individual Representative tetapi
              Pemegang Saham belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata
              acara Rapat dalam sistem eASY.KSEI hingga batas waktu 28 Maret 2024 pukul 12.00
              WIB;
           c. Perwakilan penerima kuasa yang telah terdaftar dalam sistem eASY.KSEI atas
              Pemegang Saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa
              partisipan/intermediary (Bank Kustodian atau Perusahaan Efek) dan telah
              memberikan pilihan suara dalam sistem eASY.KSEI hingga batas waktu yaitu 28
              Maret 2024 pukul 12.00 WIB.

   (iii) Pemegang Saham yang telah memberikan deklarasi kehadiran atau memberikan kuasa
         kepada penerima kuasa yang disediakan oleh Perseroan (Independent Representative)
         atau (Individual Representative) dan telah memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu)
         atau seluruh mata acara Rapat dalam sistem eASY.KSEI paling lambat hingga 28 Maret
         2024 pukul 12.00 WIB, maka Pemegang Saham atau kuasanya tidak perlu melakukan
         registrasi kehadiran secara elektronik dalam sistem eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan
         Rapat. Kepemilikan saham akan otomatis diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dan
         pilihan suara yang telah diberikan akan otomatis diperhitungkan dalam pemungutan suara
         Rapat.

   (iv) Keterlambatan atau kegagalan dalam proses registrasi secara elektronik sebagaimana
        dimaksud angka i-ii dengan alasan apapun akan mengakibatkan Pemegang Saham atau
        kuasanya tidak dapat menghadiri Rapat secara elektronik, serta kepemilikan sahamnya
        tidak diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dalam Rapat.

2. Proses Penyampaian Pertanyaan dan/atau Pendapat Secara Elektronik

   (i) Pertanyaan dan/atau pendapat dapat disampaikan secara tertulis oleh Pemegang Saham
       atau kuasanya dengan menggunakan fitur chat pada kolom “Electronic Opinions” yang
       tersedia dalam layar E-Meeting Hall di sistem eASY.KSEI. Pemberian pertanyaan dan/atau
       pendapat dapat dilakukan selama status pelaksanaan Rapat pada kolom “General Meeting
       Flow Text” adalah “Discussion started for agenda item no. ()”.

   (ii) Penentuan mekanisme pelaksanaan sesi tanya jawab dan/atau pendapat per mata acara
        Rapat secara tertulis melalui layar E-Meeting Hall di sistem eASY.KSEI akan dituangkan
        Perseroan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat.

   (iii) Bagi penerima kuasa yang hadir secara elektronik dan akan menyampaikan pertanyaan
         dan/atau pendapat Pemegang Sahamnya selama sesi diskusi per mata acara Rapat
         berlangsung, maka diwajibkan untuk menuliskan nama Pemegang Saham yang
         diwakilinya dan besar kepemilikan saham lalu diikuti dengan pertanyaan atau pendapat
         terkait.

3. Proses Pemungutan Suara/Voting dalam Rapat Secara Elektronik

   (i) Proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung di sistem eASY.KSEI pada menu
       E-Meeting Hall, sub-menu Live Broadcasting.

   (ii) Pemegang Saham atau kuasanya yang hadir namun belum memberikan pilihan suara
        pada mata acara Rapat sebagaimana dimaksud pada butir 2 angka i-ii, maka Pemegang
        Saham atau kuasanya memiliki kesempatan untuk menyampaikan pilihan suaranya secara
        langsung selama masa pemungutan suara melalui layar E-Meeting Hall di sistem
        eASY.KSEI dibuka oleh Perseroan. Ketika masa pemungutan suara elektronik per mata
        acara Rapat dimulai, sistem secara otomatis menjalankan waktu pemungutan suara
        (voting time) dengan menghitung mundur maksimum selama 5 (lima) menit. Selama
        proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung akan terlihat status “Voting for
        agenda item no () has started” pada kolom “General Meeting Flow Text”. Apabila
        Pemegang Saham atau kuasanya tidak memberikan pilihan suara untuk mata acara Rapat
        tertentu hingga status pelaksanaan Rapat yang terlihat pada kolom “Voting for agenda item
        no () has ended”, maka akan dianggap memberikan suara Abstain untuk mata acara
        Rapat yang bersangkutan.

   (iii) Voting time selama proses pemungutan suara secara elektronik merupakan waktu standar
         yang ditetapkan pada sistem eASY.KSEI. Perseroan dapat menetapkan kebijakan waktu
         pemungutan suara langsung secara elektronik per mata acara dalam Rapat (dengan waktu
         maksimum adalah 5 (lima) menit per mata acara Rapat atau dapat diakhiri lebih cepat
         apabila seluruh Pemegang Saham telah memberikan suara) dan akan dituangkan dalam
         Tata Tertib Pelaksanaan Rapat.

   4. Penayangan Siaran Langsung Pelaksanaan Rapat Secara Elektronik

       (i)    Pemegang Saham atau kuasanya yang telah terdaftar di sistem eASY.KSEI paling lambat
              hingga batas waktu pada 28 Maret 2024 pukul 12.00 WIB dapat menyaksikan
              pelaksanaan Rapat yang sedang berlangsung melalui webinar Zoom dengan mengakses
              menu eASY.KSEI, sub-menu Tayangan RUPS yang berada pada fasilitas AKSes
              (https://akses.ksei.co.id/).

       (ii)   Tayangan RUPS memiliki kapasitas hingga 500 peserta, di mana kehadiran tiap peserta
              akan ditentukan berdasarkan first come first serve basis. Bagi Pemegang Saham atau
              kuasanya yang tidak mendapatkan kesempatan untuk menyaksikan pelaksanaan Rapat
              melalui Tayangan RUPS tetap dianggap sah hadir secara elektronik serta kepemilikan
              saham dan pilihan suaranya diperhitungkan dalam Rapat, sepanjang telah teregistrasi
              dalam sistem eASY.KSEI sebagaimana ketentuan pada butir 2 angka i-iii.

       (iii) Pemegang Saham atau kuasanya yang hanya menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui
             Tayangan RUPS namun tidak teregistrasi hadir secara elektronik pada sistem eASY.KSEI
             sesuai ketentuan pada butir 2 angka i-iii, maka kehadiran Pemegang Saham atau
             kuasanya tersebut dianggap tidak sah serta tidak akan masuk dalam perhitungan kuorum
             kehadiran Rapat.

       (iv) Untuk mengikuti Rapat secara optimal dalam menggunakan sistem eASY.KSEI dan/atau
            Tayangan RUPS, Pemegang Saham atau kuasanya disarankan menggunakan peramban
            (browser) Mozilla Firefox.

    5. Panduan tata cara sistem eASY.KSEI bagi Pemegang Saham mengenai registrasi
       keikutsertaan hadir sendiri secara elektronik di dalam Rapat; penunjukkan “individual
       representative”, “independent representative”, maupun “intermediary” sebagai penerima
       kuasa, penyampaian pilihan suara secara elektronik; penyampaian pertanyaan/pendapat
       secara elektronik; serta penyaksian Tayangan RUPS via webinar Zoom, dapat diunduh pada
       tautan www.ksei.co.id/data/download-data-and-user-guide mengenai “Panduan eASY.KSEI –
       Pemegang Saham”.



                                                Jakarta, 8 Maret 2024
                                                 PT Arkora Hydro Tbk
                                                        Direksi

Catatan: Pemanggilan ini dibuat dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Versi bahasa Indonesia akan berlaku dalam hal terdapat
                     inkonsistensi atau perbedaan interpretasi dengan teks Pemanggilan versi bahasa Inggris.