20240202_BEST_Pemanggilan RUPS_31574353_lamp1.pdf

4. Keikutsertaan pemegang saham dalam Rapat, dapat dilakukan dengan mekanisme sebagai
    berikut:
         a. hadir dalam Rapat secara fisik; atau
         b. hadir dalam Rapat secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI .
5. Pemegang saham yang dapat hadir langsung secara elektronik sebagaimana disebutkan pada
    butir 4 huruf b adalah pemegang saham individu lokal yang sahamnya disimpan dalam
    penitipan kolektif KSEI.
6. Untuk menggunakan aplikasi eASY.KSEI, pemegang saham dapat mengakses menu
    eASY.KSEI yang berada pada fasilitas AKSes (https://akses.ksei.co.id/)
7. Sebelum menentukan keikutsertaan dalam Rapat, pemegang saham wajib membaca
    ketentuan yang disampaikan melalui pemanggilan ini serta ketentuan lainnya terkait
    pelaksanaan Rapat berdasarkan kewenangan yang ditetapkan oleh setiap Perseroan.
    Ketentuan lainnya dapat dilihat melalui lampiran dokumen pada fitur Meeting Info pada aplikasi
    eASY.KSEI dan/atau pemanggilan Rapat yang terdapat pada laman situs Perseroan terkait.
    Perseroan berhak untuk menentukan persyaratan lain sehubungan dengan keikutsertaan
    pemegang saham atau penerima kuasanya yang akan hadir dalam Rapat secara fisik.
8. Bagi pemegang saham yang akan hadir dalam Rapat secara fisik atau pemegang saham yang
    akan menggunakan hak suaranya melalui aplikasi eASY.KSEI, dapat menginformasikan
    kehadirannya atau menunjuk kuasanya, dan/atau menyampaikan pilihan suaranya ke dalam
    aplikasi eASY.KSEI.
9. Batas waktu untuk memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa dan suara dalam aplikasi
    eASY.KSEI adalah pukul 12.00 WIB pada 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal Rapat.
10. Sebelum memasuki ruang Rapat, pemegang saham atau kuasanya yang hadir dalam Rapat
    secara fisik diwajibkan untuk mengisi daftar hadir dengan memperlihatkan bukti identitas diri
    yang asli.
11. Bagi pemegang saham yang akan hadir atau memberikan kuasa secara elektronik ke dalam
    Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI wajib memperhatikan hal-hal berikut:
     a. Proses Registrasi
            i.  Pemegang saham tipe individu lokal yang belum memberikan deklarasi kehadiran
                atau kuasa dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 9 dan ingin
                menghadiri Rapat secara elektronik maka wajib melakukan registrasi kehadiran
                dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa
                registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
           ii.  Pemegang saham tipe individu lokal yang telah memberikan deklarasi kehadiran
                tetapi belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat
                dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 9 dan ingin menghadiri
                Rapat secara elektronik maka wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi
                eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi
                Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
          iii.  Pemegang saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa yang
                disediakan oleh Perseroan (Independent Representative) atau Individual
                Representative tetapi pemegang saham belum memberikan pilihan suara minimal
                untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu
                pada butir 9, maka penerima kuasa yang mewakili pemegang saham wajib
                melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal
                pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup
                oleh Perseroan.
          iv.   Pemegang saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa
                partisipan/Intermediary (Bank Kustodian atau Perusahaan Efek) dan telah
                memberikan pilihan suara dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir

        9, maka perwakilan penerima kuasa yang telah terdaftar dalam aplikasi eASY.KSEI
        wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal
        pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup
        oleh Perseroan.
    v.  Pemegang saham yang telah memberikan deklarasi kehadiran atau memberikan
        kuasa kepada penerima kuasa yang disediakan oleh Perseroan (Independent
        Representative) atau Individual Representative dan telah memberikan pilihan suara
        minimal untuk 1 (satu) atau ke seluruh mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI
        paling lambat hingga batas waktu pada butir 9, maka pemegang saham atau
        penerima kuasa tidak perlu melakukan registrasi kehadiran secara elektronik dalam
        aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat. Kepemilikan saham akan
        otomatis diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dan pilihan suara yang telah
        diberikan akan otomatis diperhitungkan dalam pemungutan suara Rapat.
   vi.  Keterlambatan atau kegagalan dalam proses registrasi secara elektronik
        sebagaimana dimaksud dalam angka i – iv dengan alasan apapun akan
        mengakibatkan pemegang saham atau penerima kuasanya tidak dapat menghadiri
        Rapat secara elektronik, serta kepemilikan sahamnya tidak diperhitungkan sebagai
        kuorum kehadiran dalam Rapat.
b. Proses Penyampaian Pertanyaan dan/atau Pendapat Secara Elektronik
     i. Pemegang saham atau penerima kuasa memiliki 3 (tiga) kali kesempatan untuk
        menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat pada setiap sesi diskusi per mata
        acara Rapat. Pertanyaan dan/atau pendapat per mata acara Rapat dapat
        disampaikan secara tertulis oleh pemegang saham atau penerima kuasa dengan
        menggunakan fitur chat pada kolom ‘Electronic Opinions’ yang tersedia dalam layar
        E-meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI. Pemberian pertanyaan dan/atau pendapat
        dapat dilakukan selama status pelaksanaan Rapat pada kolom ‘General Meeting
        Flow Text’ adalah “Discussion started for agenda item no. [ ]”.
    ii. Penentuan mekanisme pelaksanaan diskusi per mata acara Rapat secara tertulis
        melalui layar E-meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI merupakan kewenangan bagi
        setiap Perseroan dan hal tersebut akan dituangkan Perseroan dalam Tata Tertib
        Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
   iii. Bagi penerima kuasa yang hadir secara elektronik dan akan menyampaikan
        pertanyaan dan/atau pendapat pemegang sahamnya selama sesi diskusi per mata
        acara Rapat berlangsung, maka diwajibkan untuk menuliskan nama pemegang
        saham dan besar kepemilikan sahamnya lalu diikuti dengan pertanyaan atau
        pendapat terkait.
c. Proses Pemungutan Suara/Voting
     i. Proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung di aplikasi eASY.KSEI
        pada menu E-meeting Hall, sub menu Live Broadcasting.
    ii. Pemegang saham yang hadir sendiri atau diwakilkan penerima kuasanya namun
        belum memberikan pilihan suara pada mata acara Rapat sebagaimana dimaksud
        pada butir 11 huruf a angka i – iii, maka pemegang saham atau penerima kuasanya
        memiliki kesempatan untuk menyampaikan pilihan suaranya selama masa
        pemungutan suara melalui layar E-meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI dibuka oleh
        Perseroan. Ketika masa pemungutan suara secara elektronik per mata acara Rapat
        dimulai, sistem secara otomatis menjalankan waktu pemungutan suara (voting time)
        dengan menghitung mundur maksimum selama 5 (lima) menit. Selama proses
        pemungutan suara secara elektronik berlangsung akan terlihat status “Voting for
        agenda item no [ ] has started” pada kolom ‘General Meeting Flow Text’. Apabila
        pemegang saham atau penerima kuasanya tidak memberikan pilihan suara untuk

            mata acara Rapat tertentu hingga status pelaksanaan Rapat yang terlihat pada
            kolom ‘General Meeting Flow Text’ berubah menjadi “Voting for agenda item no [ ]
            has ended”, maka akan dianggap memberikan suara Abstain untuk mata acara
            Rapat yang bersangkutan.
       iii. Voting time selama proses pemungutan suara secara elektronik merupakan waktu
            standar yang ditetapkan pada aplikasi eASY.KSEI. Setiap Perseroan dapat
            menetapkan kebijakan waktu pemungutan suara langsung secara elektronik per
            mata acara dalam Rapat (dengan waktu maksimum adalah 5 (lima) menit per mata
            acara Rapat) dan akan dituangkan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui
            aplikasi eASY.KSEI.
    d. Tayangan RUPS
         i. Pemegang saham atau penerima kuasanya yang telah terdaftar di eASY.KSEI
            paling lambat hingga batas waktu pada butir 9 dapat menyaksikan pelaksanaan
            Rapat yang sedang berlangsung melalui webinar Zoom dengan mengakses menu
            eASY.KSEI (sub menu Tayangan RUPS) yang berada pada fasilitas AKSes
            (https://akses.ksei.co.id/).
        ii. Tayangan RUPS memiliki kapasitas hingga 500 peserta, di mana kehadiran tiap
            peserta akan ditentukan berdasarkan first come first serve basis. Bagi pemegang
            saham atau penerima kuasanya yang tidak mendapatkan kesempatan untuk
            menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS tetap dianggap sah hadir
            secara elektronik serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya diperhitungkan
            dalam Rapat, sepanjang telah teregistrasi dalam aplikasi eASY.KSEI sebagaimana
            ketentuan pada butir 11 huruf a angka i – v.
       iii. Pemegang saham atau penerima kuasanya yang hanya menyaksikan pelaksanaan
            Rapat melalui Tayangan RUPS namun tidak teregistrasi hadir secara elektronik
            pada aplikasi eASY.KSEI sesuai ketentuan pada butir 11 huruf a angka i – v, maka
            kehadiran pemegang saham atau penerima kuasanya tersebut dianggap tidak sah
            serta tidak akan masuk dalam perhitungan kuorum kehadiran Rapat.
       iv.  Pemegang saham atau penerima kuasanya yang menyaksikan pelaksanaan Rapat
            melalui Tayangan RUPS memiliki fitur raise hand yang dapat digunakan untuk
            mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat selama sesi diskusi per mata acara
            Rapat berlangsung. Apabila Perseroan mengizinkan dengan mengaktifkan fitur
            allow to talk, maka pemegang saham atau penerima kuasanya dapat
            menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat dengan berbicara langsung.
            Penentuan mekanisme pelaksanaan diskusi per mata acara Rapat menggunakan
            fitur allow to talk yang terdapat dalam Tayangan RUPS merupakan kewenangan
            setiap Perseroan dan hal tersebut akan dituangkan Perseroan dalam Tata Tertib
            Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
        v.  Untuk mendapatkan pengalaman terbaik dalam menggunakan aplikasi eASY.KSEI
            dan/atau Tayangan RUPS, pemegang saham atau penerima kuasanya disarankan
            menggunakan peramban (browser) Mozilla Firefox.
12. Bagi Pemegang Saham atau Kuasa Pemegang Saham yang akan tetap hadir secara fisik
    dalam Rapat, Pemegang Saham wajib mengikuti protokol keamanan dan kesehatan yang
    ditetapkan Perseroan termasuk dalam hal pembatasan peserta Rapat. Protokol yang
    ditetapkan Perseroan untuk Rapat.

13. Apabila Pemegang Saham dan atau Kuasa Pemegang Saham memenuhi persyaratan
    sebagaimana dimaksud dalam butir 12 di atas, maka sebelum masuk ruang Rapat wajib
    mengikuti prosedur sebagai berikut:
   a. Pemegang Saham Perorangan menyerahkan fotokopi Kartu Tanda Penduduk (“KTP”) atau
      bukti identitas lainnya;
   b. Pemegang Saham yang tidak hadir dalam Rapat dapat diwakili oleh kuasanya dengan
      membawa surat kuasa tertulis yang sah. Direksi, Komisaris dan karyawan Perseroan dapat
      bertindak selaku kuasa Pemegang Saham dalam Rapat, namun suara yang mereka
      keluarkan selaku kuasa tidak dihitung dalam menentukan keseluruhan jumlah suara yang
      dikeluarkan dalam Rapat. Para Pemegang Saham atau kuasanya yang akan menghadiri
      Rapat diminta untuk menyerahkan fotocopy identitas diri sebelum memasuki ruang Rapat.
      Bagi Pemegang Saham berbentuk badan hukum agar melampirkan fotocopy anggaran
      dasar dan akta susunan pengurus yang terakhir;
14. Dengan memperhatikan protokol keamanan dan kesehatan serta untuk memudahkan
    registrasi kehadiran Pemegang Saham, pemegang saham Perseroan atau kuasa mereka yang
    sah diminta dengan hormat agar berada di tempat Rapat pada pukul 09.00 WIB. Untuk
    memastikan jalannya Rapat yang sederhana, ringkas dan cepat, Rapat akan dimulai tepat
    waktu dan meja pendaftaran akan ditutup pada pukul 09.30 WIB. Pemegang Saham atau
    Kuasa Pemegang Saham yang hadir setelah pukul 09.30 WIB tidak diperkenankan untuk hadir
    dalam Rapat.
15. Pemegang Saham atau Kuasa Pemegang Saham diwajibkan untuk mempelajari materi yang
    berkenaan dengan penjelasan mata acara Rapat, Tata Tertib yang disiapkan oleh Perseroan.
    Surat Kuasa dan dokumen pendukung lainnya dapat diunduh melalui situs web Perseroan
    www.befa.id. dan tersedia selama jam dan hari kerja di kantor BAE. Perseroan tidak
    menyediakan materi Rapat dalam bentuk hardcopy maupun softcopy dalam bentuk flash disk.
    Pertanyaan atau permintaan informasi lain terkait Rapat dapat diajukan/diminta ke Email
    Perseroan: corsec@befa.id dan atau Email BAE : rsrbae@registra.co.id.


                                Bekasi, 2 Februari 2024

                                   Direksi Perseroan