20231109_IFII_Pemanggilan RUPS_31507372_lamp2.pdf

1FI

Pemanggilan ini juga diumumkan melalui situs web
Penyedia Elektronik RUPS (“e-RUPS”) yang disediakan oleh
PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”), situs web
Bursa Efek Indonesia dan situs web Perseroan dalam
dwibahasa.

Catatan :
1. Pemanggilan ini berlaku sebagai undangan resmi bagi
Pemegang Saham Perseroan.

2. Sesuai pengumuman Rapat yang disampaikan kepada
Pemegang Saham Perseroan pada hari Rabu, tanggal
25 Oktober 2023, Pemegang Saham yang berhak
hadir atau diwakili dalam Rapat adalah Pemegang
Saham yang namanya tercatat dalam Daftar
Pemegang Saham Perseroan pada hari Rabu, tanggal
8 November 2023 pukul 16.00 WIB atau bagi
Pemegang Saham yang sahamnya tercatat dalam
penitipan kolektif KSEI pada penutupan perdagangan
saham pada hari Rabu, tanggal 8 November 2023
pukul 16.00 WIB.

3. a. Pemegang Saham atau kuasanya yang akan
menghadiri Rapat wajib memperlihatkan Kartu
Tanda Penduduk (KTP) atau tanda pengenal
lainnya yang sah dan menyerahkan fotokopinya
kepada petugas pendaftaran sebelum memasuki
ruang Rapat.

b. Bagi Pemegang Saham Perseroan yang berbentuk
badan hukum wajib menyerahkan salinan akta
Anggaran Dasar dan perubahan-perubahannya,
akta tentang susunan Pengurus/Direksi dan
Dewan Komisaris yang terakhir serta Surat
Keputusan — dan/atau — Surat — Penerimaan
Pemberitahuan dari Kementerian Hukum dan
HAM Republik Indonesia kepada petugas
pendaftaran sebelum memasuki ruang Rapat, dan
keabsahan dokumen menjadi tanggung jawab
sepenuhnya dari badan hukum tersebut.

Cc. Pemegang Saham yang sahamnya tercatat dalam
penitipan kolektif di KSEI atau kuasanya,
diwajibkan menyerahkan Konfirmasi Tertulis
Untuk Rapat (“KTUR”) kepada petugas
pendaftaran sebelum memasuki ruang Rapat.

4. Memperhatikan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan
No. 16/POJK.04/2020 (“POJK No. 16/2020”) tanggal
21 April 2020 tentang Pelaksanaan Rapat Umum
Pemegang Saham Perusahaan Terbuka Secara
Elektronik, dalam kondisi tertentu Perseroan dapat

PT Indonesia Fibreboard Industry Tbk

JOID15002
JISA5905

The invitation has also announced through the Electronic
GMS (“e-GMS”) Provider's website which provided by
PT Kustodian Sentral Efek Indonesia — Indonesia Central
Securities Depository (“KSEI”), the Indonesia Stock Exchange's
website and the Company's website in bilingual.

Notes:
1. This invitation shall serves as the official invitation to the
Shareholders of the Company.

2. With reference to the announcement of the Meeting to
the Shareholders which was published on Wednesday,
October 25", 2023, Shareholders who are entitled. to
attend or to be represented at the Meeting are
those whose names are registered in the Register of
Shareholders of the Company on Wednesday,
November 8", 2023 at 04.00 p.m. Western Indonesian
Time or the Shareholders, whose shares are registered in
the collective depository of the KSEI at the closing of
shares trading on Wednesday, November 8", 2023 at
04.00 p.m. Western Indonesian Time.

3. 'a. Shareholders or their proxies who will attend the
Meeting are reguired to present to the registration
Officer, the National Identity Card (KTP) or any other
identity card and submit the copy thereof to the
registration officer before entering into the Meeting
room.

b. Shareholders of the Company in the form legal
entities are reguested to submit a copy of
their latest Articles of Associations and its
amendments, a deed concerning the latest
Management/Board of Directors and Board of
Commissioners composition as well as the Decree
and/or Receipt of Acknowledgement from the
Ministry of Law and Human Rights of the Republic of
Indonesia to the registration officer before entering
into the Meeting room, and such legal entity shall
be fully liable for the legality of the submitted
documents.

Cc. Shareholders whose shares are registered in the
collective custody at KSEI or their proxies, shall
submit the Written Confirmation for the Meeting
(Konfirmasi Tertulis Untuk Rapat or KTUR) to the
registration officer before entering into the Meeting
room.

4. In compliance with Financial Services Authority
Regulation No. 16/POJK.04/2020 (“POJK No. 16/2020”)
dated April 21”, 2020 concerning the Implementation
of Electronic General Meeting of Shareholders of
Public Company, under certain conditions the Company

Wisma ADR Mezzanine and 3rd floor. Jl. Pluit Raya 1 no. 1, Jakarta Utara 14440, Indonesia

& 462216615555 | & 462216619301 | & www.pt-ifi.com

A member of ADR Group

1 ,

1FI

membatasi jumlah Pemegang Saham yang
menghadiri Rapat secara fisik. Dengan senantiasa
memperhatikan situasi dan kondisi pada waktu yang
relevan, apabila tidak dimungkinkan diadakan Rapat
secara fisik, Perseroan akan mengadakan Rapat
secara elektronik tanpa kehadiran Pemegang Saham,
dengan sebelumnya memberitahukan hal tersebut
kepada Pemegang Saham.

Perseroan menghimbau agar Pemegang Saham hadir
dengan memberikan kuasa dan memberikan suara
secara elektronik melalui fasilitas Electronic General

Meeting System KSEI (“eASY.KSEI”) yang disediakan

oleh KSEI sebagai mekanisme pemberian kuasa

secara elektronik (“e-Proxy”) dalam proses
penyelenggaraan Rapat, dengan ketentuan
sebagai berikut :

a. Perseroan menyiapkan 2 (dua) jenis kuasa kepada
Pemegang Saham yaitu Surat Kuasa Konvensional
yang dapat diunduh melalui laman Perseroan
(www.pt-ifi.com) atau melalui e-Proxy yang dapat
diakses secara. elektronik di platform eASY.KSEI.

b. Surat Kuasa Konvensional - formulir surat
kuasa yang mencakup pemberian suara atas
setiap mata acara Rapat. Surat Kuasa yang
telah dilengkapi dan ditandatangani oleh
Pemegang Saham berikut dengan dokumen
pendukungnya disampaikan kepada Perseroan
paling lambat pada hari Selasa, tanggal
28 November 2023 pukul 16.00 WIB melalui email
ke helpdesk1@sinartama.co.id dan semua asli
surat kuasa yang sudah ditandatangani harus
sudah diterima oleh Biro Administrasi Efek
Perseroan, atau Kantor Perseroan tersebut di atas
selambat-lambatnya pada hari Selasa, tanggal
28 November 2023 pukul 16.00 WIB.

Cc. Anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris dan
pegawai Perseroan tidak — diperkenankan
bertindak sebagai kuasa bagi Pemegang Saham
dalam Rapat dan pada pemungutan suara dalam
Rapat. Suara-suara yang mereka keluarkan
sebagai kuasa dalam Rapat dianggap batal
dan tidak sah, dan tidak akan dihitung dalam
pemungutan suara.

d. E-Proxy melalui @ASY.KSEI — suatu sistem
pemberian kuasa yang disediakan oleh KSEI
untuk memfasilitasi dan mengintegrasikan
surat kuasa dari Pemegang Saham tanpa
warkat yang sahamnya berada dalam Penitipan
Kolektif KSEI kepada kuasanya secara elektronik.

JOID15002
JISA5905

may limit the number of Shareholders that physically
attend the Meeting. By considering the situation and
condition at the relevant time, if it is not possible to
convene a physical Meeting, the Meeting will be held
electronically by the Company without the physical
presence of the Shareholders by providing a prior notice
to the Shareholders.

The Company strongly urges the Shareholders to attend
the Meeting by granting power of attorney and casting
votes electronically through the KSEI Electronic General
Meeting System facility (“eASY.KSEI”) provided by KSEI as
an electronic proxy mechanism (“e-Proxy”) in the
Meeting, with the following provisions :

a. The Company provides 2 (two) types of power of
attorney to Shareholders, among others Conventional
Power of Attorney which can be downloaded from
the Company's website (www.pt-ifi.com) or through
@e-proxy which can be accessed electronically on the
@ASY.KSEI platform.

b. Conventional Power of Attorney - form of power of
attorney which includes voting on each
Meeting agenda. The Power of Attorney that has
been completed and signed by the Shareholders
together with the supporting documents is submitted
to the Company on Tuesday, November 28”, 2023 at
04.00 p.m. Western Indonesian Time at the latest via
email to helpdesk1@sinartama.co.id and all original
power of attorneys that have been signed must have
been received by The Company's Securities
Administration Bureau, or Office of the Company
referred to on Tuesday, November 28”, 2023 at 04.00
p.m. Western Indonesian Time at the latest.

c. Members of the Board of Directors, members of the
Board of Commissioners and the employees of the
Company are not allowed to act as the Shareholders
proxies at the Meeting and to cast their votes at the
Meeting. Their votes addressed in the Meeting as a
proxy will be deemed void and invalid and will not be
counted.

d. E-Proxy through eASY.KSEI - a power of attorney
system provided by KSEI to facilitate and
integrate power of attorney from scriptless
Shareholders whose shares are in KSEI Collective
Custody to their proxies electronically. The Company
urges Company's Shareholders who are entitled

PT Indonesia Fibreboard Industry Tbk
Wisma ADR Mezzanine and 3rd floor. Jl. Pluit Raya 1 no. 1, Jakarta Utara 14440, Indonesia
& 462216615555 | & 62216619301 | @wwwpt-ifi.com

A member of ADR Group

JOID15002
JISAS9OS

TFI
Perseroan menghimbau kepada Pemegang to attend the Meeting to delegate their
Saham Perseroan yang berhak hadir dalam Rapat proxies electronically to the representative of
untuk memberikan kuasa secara elektronik Company's Securities Administration Bureau, namely
kepada perwakilan Biro Administrasi — Efek PT Sinartama Gunita as the party appointed by the
Perseroan, yaitu PT Sinartama Gunita selaku Company (“Independent Proxy”) through eASY.KSEI,
pihak yang ditunjuk oleh Perseroan (“Penerima by following link https://akses.ksei.co.id provided by
Kuasa Independen”) melalui eASY.KSEI pada KSEI starts from the Meeting invitation until 1 (one)
tautan https://akses.ksei.co.id yang disediakan business day prior to the Meeting date, i.e, on
oleh KSEI sejak pemanggilan Rapat sampai Thursday, November 30”, 2023, at 12.00 p.m
paling lambat 1 (satu) hari kerja sebelum Western Indonesian Time at the latest.
penyelenggaraan Rapat, yaitu hari Kamis,
tanggal 30 November 2023, sampai dengan pukul
12.00 WIB.

e. Bagi Pemegang Saham yang memberikan e. For Shareholders who have given their authority
kuasanya secara elektronik melalui eASY.KSEI electronically through eASY.KSEI may raise their votes
diharapkan untuk memberikan suara (e-voting) along with delegation of the proxy to each Meeting
bersamaan dengan pemberian kuasa pada setiap agenda through eASY.KSEI.
mata acara Rapat melalui eASY.KSEI tersebut.

5. Pemegang Saham Perseroan atau kuasanya dapat 5. The Company's Shareholders or their proxies can view
menyaksikan pelaksanaan Rapat yang sedang the ongoing implementation of the Meeting takes place
berlangsung melalui webinar Zoom dengan via Zoom webinar by accessing the eASY.KSEI menu, the
mengakses menu @eASY.KSEI, submenu Tayangan GMS Show submenu located in AKSes KSEI facility
RUPS yang berada pada fasilitas AKSes KSEI (https://akses.ksei.co.id/), with the following provisions :
(https://akses.ksei.co.id/), dengan ketentuan sebagai
berikut :

@ Pemegang Saham Perseroan atau kuasanya telah e Company's Shareholders or their proxies who have
terdaftar di aplikasi eASY.KSEI paling lambat pada been registered in the eASY.KSEI application on
hari Kamis, tanggal 30 November 2023 pukul Thursday, November 30”, 2023 at 12.00 p.m Western
12.00 WIB. Indonesian Time at the latest.

e Bagi Pemegang Saham Perseroan atau kuasanya » The Company's Shareholders or their proxies who do
yang tidak mendapatkan kesempatan untuk not have the opportunity to view the GMS video
menyaksikan pelaksanaan RUPS melalui Tayangan streaming are still considered valid to be present
RUPS tetap dianggap sah hadir secara elektronik electronically and share ownership and voting choices
serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya are taken into account at the Meeting, as long as
diperhitungkan dalam Rapat, sepanjang telah their attendance and votes have been registered in
teregistrasi dalam aplikasi eASY.KSEI. the eASY.KSEI application.

@ Pemegang Saham Perseroan atau kuasanya yang @ Company's Shareholders or their proxies who only
hanya menyaksikan pelaksanaan RUPS melalui view the GMS video streaming but are not
Tayangan RUPS namun tidak teregistrasi hadir registered and present electronically on the
secara elektronik pada aplikasi eASY.KSEI, @ASY.KSEI application, thus the presence of the
maka kehadiran Pemegang Saham atau kuasanya Shareholders or their proxies are considered
tersebut dianggap tidak sah serta tidak akan Invalid and will not be included in the calculation of
masuk dalam perhitungan kuorum kehadiran the guorum of Meeting attendance.

RUPS.

e Untuk mendapatkan pengalaman terbaik dalam e To get the best experience in using the eASY.KSEI
menggunakan aplikasi @ASY.KSEI dan/atau application and/or GMS video streaming,
tayangan RUPS, Pemegang Saham atau kuasanya Shareholders or their proxies are advised to use the
disarankan menggunakan peramban (browser) Mozilla Firefox browser.

Mozilla Firefox.

PT Indonesia Fibreboard Industry Tbk
Wisma ADR Mezzanine and 3rd floor. Jl. Pluit Raya 1 no. 1, Jakarta Utara 14440, Indonesia
& 462216615555 | @& 462216619301 | &9 www.pt-ifi.com

A member of ADR Group

TN

IFI

6. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam Rapat
dapat diunduh di laman Perseroan di www.pt-ifi.com
dimulai sejak tanggal pemanggilan ini. Perseroan
tidak menyediakan bahan Rapat dalam bentuk
hardcopy maupun softcopy dalam bentuk CD.

7. Untuk mempermudah pengaturan dan tertibnya
Rapat, Pemegang Saham dan kuasanya yang sah
dimohon dengan hormat hadir di tempat Rapat
selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) menit sebelum
Rapat dimulai.

Demikian disampaikan, atas perhatiannya diucapkan
terima kasih.

Hormat kami | Regards,
PT Indonesia Fibreboard Industry Tbk

PTINDONESIA FIBREBOARD INDUSTRY Tbk

Sekretaris Perusahaan |Corporate Secretary

19 Ti si

JIS AS905

Meeting Materials that will be discussed at the Meeting
can be downloaded on the Company's website at
www.pt-ifi.com starting from the date of this invitation.
The Company does not provide Meeting materials in
hardcopy or softcopy on CD.

To facilitate the arrangement and for the orderliness of
the Meeting, Shareholders or their valid proxies are
kindly reguested to be present at the Meeting venue at
least 30 (thirty) minutes prior to the commencement of
the Meeting.

Please be informed accordingly, thank you for your kind
attention.

Tembusan Yth | CC: 1. Direktur Direktorat Penilaian Keuangan Perusahaan Sektor Riil - Otoritas Jasa Keuangan
(OJK) | Director of the Directorate of Financial Assessment of Real Sector - The Financial

Services Authority's (OJK)

2. Direksi PT Bursa Efek Indonesia | Board of Directors of the Indonesia Stock Exchange

3. Kepala Divisi Penilaian Perusahaan 1 — PT Bursa Efek Indonesia | Head of Corporate
Valuation Division 1 - Indonesia Stock Exchange

4. Direksi PT Kustodian Sentral Efek Indonesia | Board of Directors of the Indonesia Central

Securities Depository

5. PT Sinartama Gunita (Biro Administrasi Efek) | Share Registrar

PT Indonesia Fibreboard Industry Tbk

Wisma ADR Mezzanine and 3rd floor. Jl. Pluit Raya | no. 1, Jakarta Utara 14440, Indonesia

& 462216615555 | & 62216619301 | & www.ptiifi.com

A member of ADR Group