20231109_IFII_Pemanggilan RUPS_31507372_lamp1.pdf

4.   Memperhatikan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No.                     4.   In compliance with Financial Services Authority Regulation No.
     16/POJK.04/2020 (“POJK No. 16/2020”) tanggal 21 April 2020                  16/POJK.04/2020 (“POJK No. 16/2020”) dated April 21st, 2020
     tentang Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan                    concerning the Implementation of Electronic General Meeting of
     Terbuka Secara Elektronik, dalam kondisi tertentu Perseroan dapat           Shareholders of Public Company, under certain conditions the
     membatasi jumlah Pemegang Saham yang menghadiri Rapat secara                Company may limit the number of Shareholders that physically
     fisik. Dengan senantiasa memperhatikan situasi dan kondisi pada             attend the Meeting. By considering the situation and condition at
     waktu yang relevan, apabila tidak dimungkinkan diadakan Rapat               the relevant time, if it is not possible to convene a physical Meeting,
     secara fisik, Perseroan akan mengadakan Rapat secara elektronik             the Meeting will be held electronically by the Company without the
     tanpa kehadiran Pemegang Saham, dengan sebelumnya                           physical presence of the Shareholders by providing a prior notice to
     memberitahukan hal tersebut kepada Pemegang Saham.                          the Shareholders.

     Perseroan menghimbau agar Pemegang Saham hadir dengan                       The Company strongly urges the Shareholders to attend the Meeting
     memberikan kuasa dan memberikan suara secara elektronik                     by granting power of attorney and casting votes electronically
     melalui fasilitas Electronic General Meeting System KSEI                    through the KSEI Electronic General Meeting System facility
     (“eASY.KSEI”) yang disediakan oleh KSEI sebagai mekanisme                   (“eASY.KSEI”) provided by KSEI as an electronic proxy mechanism
     pemberian kuasa secara elektronik (“e-Proxy”) dalam proses                  (“e-Proxy”) in the Meeting, with the following provisions :
     penyelenggaraan Rapat, dengan ketentuan sebagai berikut :
     a. Perseroan menyiapkan 2 (dua) jenis kuasa kepada Pemegang                 a. The Company provides 2 (two) types of power of attorney to
         Saham yaitu Surat Kuasa Konvensional yang dapat diunduh                    Shareholders, among others Conventional Power of Attorney
         melalui laman Perseroan (www.pt-ifi.com) atau melalui e-Proxy              which can be downloaded from the Company’s website
         yang dapat diakses secara elektronik di platform eASY.KSEI.                (www.pt-ifi.com) or through e-proxy which can be accessed
                                                                                    electronically on the eASY.KSEI platform.
     b. Surat Kuasa Konvensional – formulir surat kuasa yang                     b. Conventional Power of Attorney - form of power of attorney
        mencakup pemberian suara atas setiap mata acara Rapat.                      which includes voting on each Meeting agenda. The Power of
        Surat Kuasa yang telah dilengkapi dan ditandatangani oleh                   Attorney that has been completed and signed by the
        Pemegang Saham berikut dengan dokumen pendukungnya                          Shareholders together with the supporting documents is
        disampaikan kepada Perseroan paling lambat pada hari Selasa,                submitted to the Company on Tuesday, November 28th, 2023 at
        tanggal 28 November 2023 pukul 16.00 WIB melalui email ke                   04.00 p.m. Western Indonesian Time at the latest via email to
        helpdesk1@sinartama.co.id dan semua asli surat kuasa yang                   helpdesk1@sinartama.co.id and all original power of attorneys
        sudah ditandatangani harus sudah diterima oleh Biro                         that have been signed must have been received by the
        Administrasi Efek Perseroan, atau Kantor Perseroan                          Company's Securities Administration Bureau, or Office of
        tersebut di atas selambat-lambatnya pada hari Selasa, tanggal               the Company referred to on Tuesday, November 28th, 2023
        28 November 2023 pukul 16.00 WIB.                                           at 04.00 p.m. Western Indonesian Time at the latest.
     c. Anggota Direksi, Anggota Dewan Komisaris dan pegawai                     c. Members of the Board of Directors, members of the Board of
        Perseroan tidak diperkenankan bertindak sebagai kuasa bagi                  Commissioners and the employees of the Company are not
        pemegang saham dalam Rapat dan pada pemungutan suara                        allowed to act as the Shareholders proxies at the Meeting and to
        dalam Rapat. Suara-suara yang mereka keluarkan sebagai                      cast their votes at the Meeting. Their votes addressed in the
        kuasa dalam Rapat dianggap batal dan tidak sah, dan tidak                   Meeting as a proxy will be deemed void and invalid and will not
        akan dihitung dalam pemungutan suara.                                       be counted.
     d. E-Proxy melalui eASY.KSEI – suatu sistem pemberian kuasa                 d. E-Proxy through eASY.KSEI - a power of attorney system
        yang disediakan oleh KSEI untuk memfasilitasi dan                           provided by KSEI to facilitate and integrate power of attorney
        mengintegrasikan surat kuasa dari Pemegang Saham tanpa                      from scriptless Shareholders whose shares are in KSEI Collective
        warkat yang sahamnya berada dalam Penitipan Kolektif                        Custody to their proxies electronically. The Company urges
        KSEI kepada kuasanya secara elektronik. Perseroan                           Company's Shareholders who are entitled to attend the
        menghimbau kepada Pemegang Saham Perseroan yang                             Meeting to delegate their proxies electronically to the
        berhak hadir dalam Rapat untuk memberikan kuasa secara                      representative of Company’s Securities Administration Bureau,
        elektronik kepada perwakilan Biro Administrasi Efek Perseroan,              namely PT Sinartama Gunita as the party appointed by the
        yaitu PT Sinartama Gunita selaku pihak yang ditunjuk oleh                   Company (“Independent Proxy”) through eASY.KSEI, by following
        Perseroan (“Penerima Kuasa Independen”) melalui eASY.KSEI                   link https://akses.ksei.co.id provided by KSEI starts from the
        pada tautan https://akses.ksei.co.id yang disediakan oleh KSEI              Meeting invitation until 1 (one) business day prior to the
        sejak pemanggilan Rapat sampai paling lambat 1 (satu)                       Meeting date, i.e, on Thursday, November 30th, 2023, at 12.00
        hari kerja sebelum penyelenggaraan Rapat, yaitu hari                        p.m Western Indonesian Time at the latest.
        Kamis, tanggal 30 November 2023, sampai dengan pukul 12.00
        WIB.
     e. Bagi Pemegang Saham yang memberikan kuasanya secara                      e. For Shareholders who have given their authority electronically
        elektronik melalui eASY.KSEI diharapkan untuk memberikan                    through eASY.KSEI may raise their votes along with delegation of
        suara (e-voting) bersamaan dengan pemberian kuasa pada                      the proxy to each Meeting agenda through the eASY.KSEI.
        setiap mata acara Rapat melalui eASY.KSEI tersebut.

5.   Pemegang Saham Perseroan atau kuasanya dapat menyaksikan               5.   The Company’s Shareholders or their proxies can view the ongoing
     pelaksanaan Rapat yang sedang berlangsung melalui webinar Zoom              implementation of the Meeting takes place via Zoom webinar by
     dengan mengakses menu eASY.KSEI, submenu Tayangan RUPS yang                 accessing the eASY.KSEI menu, the GMS Show submenu located in
     berada pada fasilitas AKSes KSEI (https://akses.ksei.co.id/), dengan        AKSes KSEI facility (https://akses.ksei.co.id/), with the following
     ketentuan sebagai berikut :                                                 provisions:
      Pemegang Saham Perseroan atau kuasanya telah                               Company’s Shareholders or their proxies who have been
         terdaftar di aplikasi eASY.KSEI paling lambat pada hari                     registered in the eASY.KSEI application on Thursday,
         Kamis, tanggal 30 November 2023 pukul 12.00 WIB.                            November 30th, 2023 at 12.00 p.m Western Indonesian Time
                                                                                     at the latest.
        Bagi Pemegang Saham Perseroan atau kuasanya yang tidak                   The Company’s Shareholders or their proxies who do not have
         mendapatkan kesempatan untuk menyaksikan pelaksanaan                        the opportunity to view the GMS video streaming are still
         RUPS melalui Tayangan RUPS tetap dianggap sah hadir secara                  considered valid to be present electronically and share
         elektronik serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya                     ownership and voting choices are taken into account at the
         diperhitungkan dalam Rapat, sepanjang telah teregistrasi                    Meeting, as long as their attendance and votes have been
         dalam aplikasi eASY.KSEI.                                                   registered in the eASY.KSEI application.
        Pemegang Saham Perseroan atau kuasanya yang hanya                        Company’s Shareholders or their proxies who only view the GMS
         menyaksikan pelaksanaan RUPS melalui Tayangan RUPS namun                    video streaming but are not registered and present electronically
         tidak teregistrasi hadir secara elektronik pada aplikasi                    on the eASY.KSEI application, thus the presence of the
         eASY.KSEI, maka kehadiran Pemegang Saham atau kuasanya                      Shareholders or their proxies are considered invalid and will
         tersebut dianggap tidak sah serta tidak akan masuk dalam                    not be included in the calculation of the quorum of Meeting
         perhitungan kuorum kehadiran RUPS.                                          attendance.

        Untuk mendapatkan pengalaman terbaik dalam menggunakan               To get the best experience in using the eASY.KSEI application
         aplikasi eASY.KSEI dan/atau tayangan RUPS, Pemegang Saham             and/or GMS video streaming, Shareholders or their proxies are
         atau kuasanya disarankan menggunakan peramban (browser)               advised to use the Mozilla Firefox browser.
         Mozilla Firefox.

6.   Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam Rapat dapat diunduh di   6.   Meeting materials that will be discussed at the Meeting can be
     laman Perseroan di www.pt-ifi.com dimulai sejak tanggal               downloaded on the Company’s website at www.pt-ifi.com starting
     pemanggilan ini. Perseroan tidak menyediakan bahan Rapat dalam        from the date of this invitation. The Company does not provide
     bentuk hardcopy maupun softcopy dalam bentuk CD.                      Meeting materials in hardcopy or softcopy on CD.

7.   Untuk mempermudah pengaturan dan tertibnya Rapat, Pemegang       7.   To facilitate the arrangement and for the orderliness of the Meeting,
     Saham dan kuasanya yang sah dimohon dengan hormat hadir di            Shareholders or their valid proxies are kindly requested to be
     tempat Rapat selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) menit sebelum         present at the Meeting venue at least 30 (thirty) minutes prior to the
     Rapat dimulai.                                                        commencement of the Meeting.

                      Jakarta, 9 November 2023                                               Jakarta, November 9th, 2023
                                Direksi                                                           Board of Directors
                PT Indonesia Fibreboard Industry Tbk                                    PT Indonesia Fibreboard Industry Tbk