20230918_IPOL_Pemanggilan RUPS_31411076_lamp2.pdf

     dan/atau pada Bahan Mata Acara Rapat yang terdapat pada situs (website) Perseroan www.ilenefilms.com.
     Perseroan berhak untuk menentukan persyaratan lain sehubungan dengan keikutsertaan pemegang
     saham atau penerima kuasanya yang akan hadir dalam Rapat secara fisik.

2.   Pemegang saham atau kuasanya dapat ikut serta dalam pelaksanaan Rapat dengan memilih salah satu dari
     mekanisme berikut:
     a. hadir dalam Rapat secara fisik; atau
     b. hadir dalam Rapat secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI.

3.   Perseroan      menyediakan        fasilitas   pemberian       kuasa      secara   konvensional       dan
     secara elektronik bagi pemegang saham untuk hadir dan memberikan suara dalam Rapat.
     a. Pemberian kuasa secara konvensional
        Pemegang saham yang akan hadir secara fisik namun berhalangan hadir dapat diwakili oleh Kuasanya
        dengan membawa Surat Kuasa yang sah dalam bentuk sebagaimana ditentukan oleh Direksi Perseroan
        yaitu Surat Kuasa Konvensional yang dapat diunduh melalui situs (website) Perseroan
        www.ilenefilms.com. Surat Kuasa Konvensional harus dibuat dan ditandatangani oleh pemegang saham
        selaku pemberi kuasa dengan memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Surat
        Kuasa dan/atau lembar pertanyaan yang telah diisi dapat dikirimkan secara elektronik (dalam bentuk
        dokumen scan) ke email corpsec@indopoly.co.id serta asli Surat Kuasa wajib dikirimkan melalui kurir
        atau surat tercatat ke alamat kantor Perseroan di Wisma Indosemen Lantai 5, Jalan Jenderal Sudirman
        Kav. 70-71, Jakarta Selatan, 12910, UP: Corporate Secretary dan Legal Department untuk dapat diterima
        Perseroan terhitung 2 (dua) hari kerja sebelum Rapat berlangsung, yaitu hari Jumat, 6 Oktober 2023
        sampai dengan tanggal Rapat dilangsungkan.
     b. Pemberian kuasa secara elektronik
        Bagi pemegang saham yang akan memberikan kuasa dengan mekanisme e-Proxy dihimbau wajib
        memberikan kuasa selambat-lambatnya pada hari Senin, 9 Oktober 2023 pukul 12.00 WIB melalui
        aplikasi eASY.KSEI kepada perwakilan dari Biro Administrasi Efek (PT Raya Saham Registra) selaku
        Penerima Kuasa Independen yang telah ditunjuk oleh Perseroan.

4.   Bagi pemegang saham atau kuasanya yang memilih hadir dalam Rapat secara fisik berlaku ketentuan
     sebagai berikut:
     a. Untuk mempermudah pengaturan dan ketertiban Rapat serta memastikan tidak terjadi kerumunan,
        maka diinformasikan kepada pemegang saham atau kuasanya bahwa proses registrasi akan dibuka
        pada pukul 08.30 WIB dan akan ditutup pada pukul 09.30 WIB.
     b. Pada saat melakukan registrasi, wajib menyerahkan kepada petugas registrasi:
           (i) fotocopy Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau tanda pengenal lain yang berlaku.
           (ii) Khusus bagi pemegang saham yang berbentuk korporasi/badan hukum wajib menyerahkan
                 fotocopy Anggaran Dasar terakhir dan Akta Perubahan Susunan Direksi dan Dewan Komisaris
                 terakhir kepada Perseroan melalui surat elektronik ke email corpsec@indopoly.co.id selambat-
                 lambatnya 2 (dua) hari kerja sebelum Rapat berlangsung yaitu tanggal 6 Oktober 2023.
           (iii) Khusus untuk pemegang saham dalam penitipan kolektif KSEI agar dapat menunjukkan KTUR
                 untuk mempermudah pendaftaran.
     c. Rapat akan dilaksanakan dengan mengedepankan kesehatan dan keselamatan bagi semua pihak
        dengan protokol kesehatan yang diberlakukan oleh Perseroan dan gedung tempat Rapat diadakan,
        yaitu dianjurkan untuk menggunakan masker medis disposable 3 ply selama di dalam ruang Rapat.
     d. Pemegang saham atau kuasanya wajib mengikuti arahan petugas dalam penerapan kebijakan protokol
        kesehatan Rapat.
     e. Untuk mempermudah pengaturan dan ketertiban Rapat, pemegang saham atau kuasanya diharapkan
        telah berada di dalam ruang Rapat 15 (lima belas ) menit sebelum Rapat dimulai

5.   Bagi pemegang saham yang memilih hadir dalam Rapat secara elektronik melalui
     aplikasi eASY.KSEI berlaku ketentuan sebagai berikut:
     a. Proses Registrasi
         (i) Pemegang saham wajib melakukan konfirmasi keikutsertaan secara elektronik, memberikan kuasa
               melalui e-Proxy dan menyampaikan pilihan suara ataupun melakukan perubahan – perubahan
               melalui aplikasi eASY.KSEI sejak tanggal pemanggilan Rapat sampai dengan tanggal 9 Oktober
               2023 pukul 12.00 WIB (“Batas Waktu Deklarasi Kehadiran”).
         (ii) Pemegang Saham yang belum memberikan konfirmasi keikutsertaan, memberikan kuasa secara
               e-Proxy, ataupun menyampaikan pilihan suara secara elektronik sampai dengan batas waktu yang
               ditentukan pada ayat (i) di atas, wajib melakukan registrasi kehadiran mandiri dalam aplikasi
               eASY.KSEI pada tanggal Rapat dilaksanakan yaitu tanggal 10 Oktober 2023 sampai dengan
               ditutupnya registrasi Rapat secara elektronik oleh Perseroan. Dalam hal ini pemegang saham
               tidak lagi dapat menunjuk perwakilan untuk menghadiri rapat dan pemberian suara hanya dapat
               dilakukan melalui e-Voting secara langsung.
         (iii) Bagi Intermediary/Partisipan (Bank Kustodian atau Perusahaan Efek) yang menerima kuasa,
               wajib melakukan registrasi ulang secara elektronik pada tanggal Rapat dilaksanakan yaitu
               tanggal 10 Oktober 2023 sampai dengan ditutupnya registrasi Rapat secara elektronik oleh
               Perseroan. Dalam hal Intermediary/Partisipan tidak melakukan pendaftaran ulang, maka kuasa
               yang diberikan tidak akan terhitung sebagai kuorum Rapat.
         (iv) Dalam hal pemegang saham dan/atau penerima kuasa yang sah tidak melakukan
               atau terlambat melakukan proses registrasi secara elektronik sebagaimana dimaksud
               dalam butir 5.a.(ii) diatas, maka dianggap tidak hadir dalam Rapat dan tidak terhitung
               sebagai kuorum kehadiran Rapat.

     b. Proses Penyampaian Pertanyaan dan/atau pendapat secara elektronik
        (i) Perseroan akan menonaktifkan fitur “raise hand” dan “allow to talk” dalam webinar pada fasilitas
              AKSes, sehingga pemegang saham dapat menyampaikan pertanyaan atau pendapat di mata acara
              secara tertulis dengan fitur chat pada kolom ‘Electronic Opinions’ yang tersedia di layar E-Meeting
              Hall eASY.KSEI selama kolom ‘General Meeting Flow Text’ masih tertulis “Discussion started for
              agenda item no. […}” dengan diwajibkan untuk menuliskan nama pemegang saham dan besar
              kepemilikan sahamnya lalu diikuti dengan pertanyaan atau pendapat terkait.
        (ii) Perseroan memiliki hak sepenuhnya untuk memilih atau menanggapi pertanyaan yang masuk
              dalam kolom ‘Electronic Opinions’.
        (iii) Agar Rapat dapat berjalan lebih efisien, jika terdapat pertanyaan melalui elektronik dengan materi
              yang sama dengan pertanyaan yang diajukan secara fisik, maka pertanyaan melalui elektronik
              tidak akan diulang.

     c. Proses Pemungutan Suara e-Voting
        (i) e-Voting akan berlangsung di aplikasi eASY.KSEI, pada saat sesi pemungutan suara dibuka,
              ditandai dengan bunyi lonceng dan terlihat status “Voting for agenda item no [ ] has started” pada
              kolom “General Meeting Flow Text”.
        (ii) Waktu pemungutan suara (voting time) untuk Mata Acara Rapat adalah maksimum 5 (lima) menit.
        (iii) Dalam hal setelah berakhirnya waktu pemungutan suara (voting time), pemegang saham atau
              kuasanya tidak memasukkan pilihan suaranya, maka akan dianggap sebagai abstain.

     d. Penayangan Siaran Langsung Pelaksanaan Rapat
        (i) Pemegang saham atau kuasanya yang telah terdaftar di aplikasi eASY.KSEI dapat mengikuti
            jalannya Rapat dengan webinar Zoom melalui fasilitas AKSes (https://akses.ksei.co.id/) sub menu
            “Tayangan RUPS”. Peramban (browser) yang direkomendasikan untuk pengalaman dan
            penampilan terbaik adalah peramban Mozilla Firefox.

        (ii) Tayangan RUPS memiliki kapasitas maksimum sebesar 500 partisipan sehingga metode “first come
              first serve basis” akan berlaku.
        (iii) Bagi pemegang saham atau kuasanya yang telah teregistrasi hadir secara elektronik pada aplikasi
              eASY.KSEI namun tidak mendapatkan kesempatan untuk menyaksikan “Tayangan RUPS” dalam
              format webinar, tetap dianggap sah kehadirannya dan terhitung sebagai kuorum kehadiran Rapat.
        (iv) Bagi pemegang saham atau kuasanya yang menghadiri Rapat dengan hanya menyaksikan
              “Tayangan RUPS” dalam format webinar, namun tidak teregistrasi dalam daftar hadir di aplikasi
              eASY.KSEI, maka kehadirannya dalam Rapat dianggap tidak sah dan tidak terhitung sebagai
              kuorum kehadiran Rapat.
        (v) Pemegang saham atau kuasanya dilarang untuk merekam dan/atau menyiarkan ulang seluruh
              rangkaian Rapat.

6.   Segala perubahan dan/atau penyesuaian materi terkait Mata Acara Rapat akan disampaikan Perseroan
     secepatnya melalui situs (website) Perseroan www.ilenefilms.com.



                                        Jakarta, 18 September 2023
                                    PT Indopoly Swakarsa Industry Tbk.
                                                   Direksi