Back to announcement
20230712_ITIC_Pemanggilan RUPS_31340808_lamp3.pdf
RUPS notice Text extracted ITICSource file signed link, expires in 15 minutes
Extracted text 6
Page 1
PT INDONESIAN TOBACCO Tbk.
TATA TERTIB
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM LUAR BIASA
1. Umum
a. Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa Perseroan (“Rapat”) akan dilaksanakan secara
efisien dengan tidak mengurangi keabsahan pelaksanaan Rapat;
b. Sebagai wujud dari kepatuhan Perseroan terhadap ketentuan yang ditetapkan Pemerintah
Republik Indonesia dan sebagai upaya pencegahan penyebaran Corona Virus Disease (Covid-19),
Perseroan sangat menghimbau seluruh Pemegang Saham untuk memberikan kuasa melalui e-
Proxy yang disediakan oleh PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI) bagi pemegang saham
yang sahamnya berada dalam penitipan kolektif KSEI atau dengan mengisi formulir Surat Kuasa
Pemegang Saham yang disediakan Perseroan dan dapat diunduh pada situs website Perseroan di
www.indonesiantobacco.com;
c. Perseroan sangat menghimbau agar Pemegang Saham dapat menghadiri Rapat secara elektronik
melalui aplikasi eASY.KSEI yang telah disediakan oleh PT Kustodian Sentral Efek Indonesia
(KSEI);
d. Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham yang memilih hadir secara langsung dimana hal
tersebut tidak dianjurkan, maka Pemegang Saham atau Kuasa Pemegang Saham wajib mengikuti
dan lulus protokol keamanan dan kesehatan yang akan diberlakukan oleh Perseroan dan
pengelola gedung secara ketat serta mematuhi tata tertib ini.
2. Waktu dan Tempat Rapat
Rapat diselenggarakan pada:
Hari/ Tanggal : Kamis, 3 Agustus 2023
Waktu : 14.00 WIB – Selesai
Tempat : Atanaya Room at Century Park Hotel,
Jl. Pintu Satu Senayan – Jakarta 10270
3. Mata Acara Rapat
Perubahan Susunan Anggota Dewan Komisaris Perseroan
4. Peserta Rapat
a. Peserta Rapat adalah para Pemegang Saham, yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang
Saham Perseroan pada hari Selasa, 11 Juli 2023 sampai dengan pukul 16:00 WIB, atau kuasanya
yang sah dari Pemegang Saham tersebut yang dibuktikan dengan surat kuasa yang sah dan bukti
jati diri lainnya yang telah diverifikasi oleh Petugas Rapat sebelum memasuki ruangan Rapat atau
yang telah memberikan kuasa melalui e-Proxy melalui platform eASY.KSEI dan telah melakukan
pendaftaran kepada Petugas Rapat, sebelum memasuki ruangan Rapat;
b. Peserta Rapat mempunyai hak untuk mengeluarkan pendapat, mengajukan pertanyaan,
memberikan tanggapan dan memberikan suara dalam Rapat;
c. Pimpinan Rapat berhak meminta agar mereka yang hadir membuktikan kewenangannya untuk
hadir dalam Rapat, sesuai dengan persyaratan yang telah diumumkan dalam Pemanggilan Rapat.
Page 2
5. Undangan
Undangan adalah pihak yang bukan Pemegang Saham yang hadir atas undangan Direksi dan tidak
mempunyai hak untuk mengeluarkan pendapat, memberikan tanggapan dan/ atau memberikan suara
dalam Rapat, kecuali diminta oleh Pimpinan Rapat.
6. Bahasa
Rapat akan dilaksanakan dalam Bahasa Indonesia.
7. Pimpinan Rapat
a. Sesuai dengan Pasal 37 POJK No. 15/POJK.04/2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan
Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka (“POJK 15/2020”) dan Pasal 22 ayat (1)
Anggaran Dasar Perseroan, Rapat dipimpin oleh seorang anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk
oleh Dewan Komisaris;
b. Pimpinan Rapat bertanggung jawab atas kelancaran jalannya Rapat dan berhak memutuskan
prosedur Rapat yang belum diatur atau belum cukup diatur dalam Tata Tertib ini.
8. Kuorum Rapat
Untuk seluruh mata acara Rapat, ketentuan kuorum kehadiran sebagaimana diatur dalam Pasal 23
ayat 1 huruf (a) Anggaran Dasar Perseroan, Pasal 86 ayat (1) UU No.40/2007 tentang Perseroan
Terbatas, dan Pasal 41 ayat 1 huruf (a) POJK No.15/2020; RUPS dapat dilangsungkan jika dalam
RUPS lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara hadir atau
diwakili, dan keputusan RUPS adalah sah jika disetujui oleh lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari
seluruh saham dengan hak suara yang hadir dalam RUPS;
9. Tanya Jawab
1. Setelah selesai memberikan mata acara Rapat, kepada Para Pemegang Saham atau Kuasanya
diberi kesempatan untuk mengajukan pertanyaan, pendapat, usul atau saran yang berhubungan
dengan mata acara Rapat yang dibicarakan;
2. Prosedurnya sebagai berikut:
a. Hanya Para Pemegang Saham atau Kuasanya yang sah yang dapat mengajukan
pertanyaan;
b. Pemegang Saham atau Kuasanya yang akan mengajukan pertanyaan, dimohon untuk
mengangkat tangan dan petugas kami akan menyerahkan formulir pertanyaan untuk diisi
serta diserahkan kembali kepada petugas kami setelah diisi;
c. Pada formulir tersebut harus ditulis:
• Nama Perorangan atau instansi yang diwakilinya;
• Jumlah Saham yang dimiliki dan pertanyaan yang akan diajukan;
3. Para Pemegang Saham atau Kuasanya yang mengikuti Rapat melalui AKSes.KSEI dapat
memberikan pertanyaan, pendapat, usul atau saran melalui fitur “Opinion Statement” pada layar
“E-Meeting Hall” milik Pemegang Saham atau Kuasanya. Pemegang Saham atau Kuasanya
memiliki 3 (tiga) kali kesempatan untuk mengajukan pertanyaan, pendapat, usul atau saran;
4. Pimpinan Rapat atau salah seorang anggota Direksi yang ditunjuk oleh Pimpinan Rapat akan
menjawab atau menanggapi pertanyaan, pendapat, usul atau saran yang diajukan baik yang
diajukan secara langsung atau melalui fitur “Flow Text Box” dalam aplikasi eASY.KSEI.
10. Keputusan Rapat
1. Semua keputusan akan diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Dalam hal keputusan
berdasarkan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, maka keputusan akan diambil dengan cara
pemungutan suara;
2. Tiap-tiap saham memberikan hak kepada pemegangnya untuk mengeluarkan 1 (Satu) suara.
Apabila seorang Pemegang Saham memiliki lebih dari 1 (Satu) saham, maka ia hanya diminta
untuk memberikan 1 (Satu) kali yang mewakili seluruh saham yang dimilikinya atau diwakilinya;
3. Pemungutan suara dilakukan dengan cara mengangkat tangan dengan prosedur sebagai berikut:
Page 3
a. Pemegang Saham atau kuasanya yang sah memberikan suara “Tidak Setuju” diminta
untuk mengangkat tangan;
b. Pemegang Saham atau kuasanya yang sah memberika suara “Abstain” diminta untuk
mengangkat tangan; dan
c. Pemegang Saham atau kuasanya yang sah tidak mengangkat tangan dianggap setuju.
Menurut ketentuan Pasal 47 POJK 15/2020, suara Abstain dianggap memberikan suara yang
sama dengan mayoritas pemegang saham yang mengeluarkan suara;
4. Pemungutan suara secara elektronik (live voting), sistem akan memasang waktu pemungutan
suara (voting time) yang akan berjalan mundur maksimal 5 (lima) menit;
5. Keputusan untuk seluruh mata acara adalah sah jika disetujui oleh lebih dari ½ (Satu per dua)
bagian dari seluruh saham dengan hak suara yang hadir dalam Rapat;
6. Pemegang saham atau kuasanya yang sah yang tidak ingin menggunakan suaranya pada saat
pengambilan keputusan, akan dianggap menyetujui keputusan Rapat;
7. Apabila terdapat Pemegang Saham atau kuasanya yang sah yang meninggalkan ruang Rapat
pada saat proses pemungutan suara, maka yang bersangkutan dianggap menyetujui segala
keputusan yang diambil dalam Rapat.
11. Penutup
Hal-hal lain yang belum diatur dalam Tata Tertib ini akan ditentukan kemudian oleh Pimpinan Rapat.
Malang, 12 Juli 2023
PT Indonesian Tobacco Tbk.
Direksi Perseroan
Page 4
PT INDONESIAN TOBACCO Tbk.
RULES FOR
EXTRAORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS
1. General
a. The Company’s Extraordinary General Meeting of Shareholders (the “Meeting”) will be held
efficiently without affecting the validity of the Meeting;
b. In order to comply with the guidelines issued by the Government of the Republic of Indonesia and
as preventive measures to avoid the spread of Corona Virus Disease (Covid-19), the Company
strongly advices all Shareholders to attend the Meeting by way of granting proxy through e-Proxy
provided by PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI) for Shareholders whose shares are in
KSEI collective custody or by filling out Power of Attorney form provided by the Company which can
be downloaded at Company’s website www.indonesiantobacco.com;
c. The Company strongly urges Shareholders to attend the Meeting electronically through the
eASY.KSEI application which has been provided by the Indonesian Central Securities Depository
(KSEI);
d. In the event the shareholders or its proxies wish to attend the meeting in person, which is not
recommended, the Shareholders or its proxies must follow and pass the health and safety protocol
enforced strictly by the Company and building management and comply with this Rules.
2. Meeting Place and Time
The Meeting will be held on:
Day/ Date : Thursday, August 3rd, 2023
Waktu : 02.00 PM, Western Indonesian Time – finished
Venue : Atanaya Room at Century Park Hotel,
Jl. Pintu Satu Senayan – Jakarta 10270
3. Meeting Agenda
Changes in Composition of Members of the Company’s Board of Commissioners
4. Meeting Attendees
a. Meeting Attendees are the Shareholders, whose names are recorded in the Shareholders Register
of the Company on Tuesday, July 11th, 2023 at 16:00 Western Indonesian Time, or their legal
proxies from the Shareholders as evidenced by a valid power of attorney and other proof of identity
who have been verified by the Meeting Officer before entering the Meeting room or who have given
the power of attorney via e-Proxy through the eASY.KSEI platform and have registered with the
Meeting Officer, before entering the Meeting room;
b. Meeting Attendees have the right to express opinions, ask questions, provide responses and vote
in the Meeting;
c. The Chairman of the Meeting shall have the right to request that those present prove their authority
to attend the Meeting, in accordance with the requirements announced in the Invitation to the
Meeting.
Page 5
5. Guest
Guest are parties who are not shareholders who are present at the invitation of the Board of Directors
and do not have the right to express opinions, provide responses and/ or vote in the Meeting, unless
requested by the Chairman of the Meeting.
6. Language
The Meeting shall be convened in Bahasa Indonesia.
7. Meeting Chairman
a. In accordance with Article 37 POJK No. 15/ POJK.04 / 2020 concerning Planning and
Implementation of General Meeting of Shareholders of Public Companies (“POJK 15/2020”) and
Article 22 paragraph (1) of the Company's Articles of Association, the meeting is chaired by a
member of the Board of Commissioners appointed by the Board of Commissioners;
b. The Chairman of the Meeting is responsible for the smooth running of the Meeting and has the right
to decide on meeting procedures that have not been regulated or have not been sufficiently
regulated in this Code of Conduct
8. Quorum of Attendance
For all agenda items of the Meeting, the attendance quorum provisions as stipulated in Article 23
paragraph 1 letter (a) of the Company's Articles of Association, Article 86 paragraph (1) Law No.40 /
2007 concerning Limited Liability Companies, and Article 41 paragraph 1 letter (a) POJK No.15 / 2020;
A GMS can be held if at the GMS more than 1/2 (one half) of the total shares with voting rights are
present or represented, and the decision of the GMS is valid if approved by more than 1/2 (one half) of
the total shares with voting rights present at the GMS.
9. Procedures For Raising Questions
1. After completing the agenda of the Meeting, the Shareholders or their Proxies are given the
opportunity to ask questions, opinions, suggestions or suggestions related to the agenda of the
Meeting being discussed.
2. The procedure is as follows::
a. Only Shareholders or their legal proxies can ask questions;
b. Shareholders or their proxies who will ask questions, are requested to raise their hands and
our officers will submit a question form to be filled in and returned to our officers after being
filled;
c. The form must be written:
• The name of the individual or institution it represents;
• Number of shares owned and questions to be asked;
3. Shareholders or their Proxies who attend the Meeting through AKSes.KSEI can provide questions,
opinions or suggestions through the “Opinion Statement” feature in the “E-Meeting Hall” section of
the Shareholders or their Proxies. Shareholders or their proxies have 3 (three) time opportunities to
ask questions, opinions or suggestions;
4. The Chairman of the Meeting or a member of the Board of Directors appointed by the Chairperson
of the Meeting will answer or respond to questions, opinions, proposals or suggestions submitted
either directly or through the “Flow Text Box” feature in the eASY.KSEI application
10. Meeting Decisions
1. All decisions will be made based on deliberation to reach consensus. In the event that a decision
based on deliberation to reach a consensus is not reached, the decision will be made by voting;
2. Each share gives the holder the right to cast 1 (one) vote. If a Shareholder owns more than 1 (one)
share, he is only required to give 1 (one) time which represents all the shares he owns or
represents;
3. Voting is done by raising your hands with the following procedure:
Page 6
a. Shareholders or their lawful proxies casting a vote "Disagree" are asked to raise their
hands;
b. Shareholders or their legal proxies to vote "Abstain" are asked to raise their hands; and
c. Shareholders or their legal proxies not raising their hands are deemed to agree.
According to the provisions of Article 47 POJK 15/2020, Abstain's vote is deemed to have cast the
same vote as the majority of shareholders who cast a vote;
4. Electronic voting (live voting), the system will install a voting time which will run backwards a
maximum of 5 (five) minutes;
5. The decision for the entire agenda is valid if it is approved by more than ½ (one half) of the total
shares with voting rights who are present at the Meeting;
6. Shareholders or their legal proxies who do not wish to use their vote at the time of decision making,
will be deemed to have approved the decisions of the Meeting;
7. If there are Shareholders or their legal proxies who leave the meeting room during the voting
process, then the person concerned is deemed to have approved all decisions made at the
Meeting.
11. Closing
Other matters that have not been regulated in this Rules will be determined later by the Chair of the
Meeting.
Malang, July 12th, 2023
PT Indonesian Tobacco Tbk.
Board of Directors
Names mentioned 0 people and organisations named in the text · linked when the evidence is strong
The name pass has not read this document yet.
Extraction attempts how the parser did, and what it refused
Nothing structured was extracted from this document — the attempts below say why.
No extraction attempted yet.