20250825_HEXA_Pemanggilan RUPS_31934807_lamp2.pdf

Penjelasan:                                      Explanation:
   - Mata Acara 1 sampai 4 merupakan mata             Agenda 1 to 4 are routine agenda items
       acara rutin yang diadakan dalam Rapat            held at the Company's Meeting, as
       Perseroan, sebagaimana diatur dalam              stipulated in the Company's Articles of
       Anggaran Dasar Perseroan dan Undang-             Association and Law Number 40 of 2007
       Undang Nomor 40 Tahun 2007 Tentang               concerning Companies.
       Perseroan.
   - Mata Acara 5 dilaksanakan berdasarkan            Agenda 5 is carried out based on the
       ketentuan Anggaran Dasar Perseroan dan           provisions of the Company's Articles of
       Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor           Association and Financial Services
       33/POJK.04/2014 tentang Direksi dan Dewan        Authority       Regulation      Number
       Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik.         33/POJK.04/2014 concerning Directors
                                                        and Board of Commissioners of Issuers or
                                                        Public Companies.


Catatan:                                           Notes:
1. Pemanggilan ini berlaku sebagai undangan resmi 1. This Invitation serves as an official invitation to the
   kepada pemegang saham, dan oleh karenanya         shareholders, and therefore the Company does
   Perseroan tidak mengirimkan surat undangan        not send the separate letter of invitation to each
   tersendiri secara terpisah kepada masing-masing   of the shareholders.
   pemegang saham Perseroan.

2. Pemegang saham yang berhak hadir baik secara 2. The shareholders who are entitled to attend the
   fisik, elektronik atau diwakili dalam Rapat adalah Meeting either in person, through electronic
   pemegang saham yang namanya tercatat dalam         platform, or represented to the Meeting are those
   Daftar Pemegang Saham Perseroan pada tanggal 22    registered on the Company’s List of Shareholders
   Agustus 2025 sampai dengan pukul 16.00 WIB         on 22nd August 2025, until 16.00 Western
   dan/atau Pemegang Saham dalam rekening efek        Indonesian Time and/or those whose name are
   PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI) pada    recorded in the list of PT Kustodian Sentral Efek
   penutupan perdagangan saham Perseroan di PT        Indonesia     (Indonesian    Central    Securities
   Bursa Efek Indonesia pada tanggal 22 Agustus 2025. Depository) on the closing date of trading on the
                                                      PT Bursa Efek Indonesia on 22nd August 2025.

3. Bahan-bahan terkait mata acara Rapat tersedia 3. The Materials for the agenda of the Meeting are
   melalui situs web Perseroan dan/atau e-RUPS      available on the Company website and/or e-RUPS
   (eASY.KSEI). Perseroan tidak menyediakan materi  (eASY.KSEI). The Company does not provide
   dan bahan terkait mata acara Rapat dalam bentuk  Meeting materials in the form hardcopy.
   hardcopy.

4. Rapat diselenggarakan dengan menggunakan 4. The meeting will use the KSEI Electronic General
   aplikasi Electronic General Meeting System yang Meeting System (“eASY.KSEI”) facility provided by
   disediakan PT Kustodian Sentral Efek Indonesia  PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”)
   (“KSEI”) {“aplikasi eASY.KSEI”}.                (“eASY.KSEI application”).

5. Mekanisme Kehadiran Rapat Secara Elektronik:     5. Electronic Attendance Mechanism at Meeting:
   Pemegang Saham dapat hadir langsung secara          Shareholders can attend directly electronically
   elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI yang telah    through the eASY.KSEI application that has been
   disediakan oleh KSEI. Untuk menggunakan aplikasi    provided by KSEI. To use the eASY.KSEI application,
   eASY.KSEI, Pemegang Saham dapat mengakses           Shareholders can access the eASY.KSEI menu
   menu eASY.KSEI yang berada pada fasilitas AKSes     located       at       the     AKSes        facility
   http://akses.ksei.co.id/ dengan memperhatikan       http://access.ksei.co.id/ by observing the
   ketentuan sebagai berikut:                          following provisions:

   a. Pemegang        Saham       menginformasikan          a. Shareholders inform their attendance or
      kehadirannya atau menunjuk kuasanya                      appoint their proxies and/or submit no later
      dan/atau menyampaikan pilihan suara pada                 than 12.00 WIB on 1 (one) working day prior
      aplikasi eASY.KSEI paling lambat pukul 12.00             to the date of the Meeting.
      WIB pada 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal
      Rapat.
   b. Pemegang Saham wajib melakukan registrasi             b. Shareholders are required to register their
      kehadiran secara elektronik selama masa                   attendance electronically during the
      registrasi dibuka pada tanggal Rapat melalui              registration period opened on the date of
      aplikasi eASY.KSEI apabila belum memberikan               the Meeting through the eASY.KSEI
      pilihan suaranya pada aplikasi eASY.KSEI                  application if they have not cast their vote
      sesuai huruf a di atas.                                   on the eASY.KSEI application in accordance
                                                                with letter a above.
   c. Pemegang Saham yang akan hadir atau                   c. Shareholders who will attend or provide
       memberikan kuasanya secara elektronik ke                 their proxies electronically to the Meeting
       dalam Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI wajib             through the eASY.KSEI application must pay
       memperhatikan hal-hal sebagai berikut:                   attention to as follows:
       i. Proses Registrasi;                                     i. Registration process
      ii. Proses Penyampaian Pertanyaan dan/                    ii. Electronic Statements or Opinions
          Atau Pendapat Secara Elektronic                           Submission Process
     iii. Proses Pemungutan Suara/Voting;                      iii. Voting process
     iv. Tayangan RUPS.                                        iv. Live Broadcast of the Meeting

6. Perseroan menghimbau agar Para Pemegang 6. The Company encourages all Shareholders to grant
   Saham memberikan kuasa kehadirannya kepada      powers of attorney to the Company’s Share
   Biro Administrasi Efek (BAE) Perseroan yaitu PT Administration Bureau (“Registrar”), PT Raya Saham
   Raya Saham Registra, dengan menggunakan:        Registra, through:

   a. Surat kuasa konvensional yang dapat                    a. Conventional power of attorney which can be
      diunduh        melalui      web      Perseroan            downloaded through the Company's website
      (www.hexindo-tbk.co.id).        Surat     Kuasa           (www.hexindo-tbk.co.id). Please complete the
      konvesional mohon diisi dan dikirmkan                     conventional power of attorney according to
      melalui        surat        elektronik       ke           the instructions, then email it to
      melania@registra.co.id.                                   melania@registra.co.id.
      Asli Surat Kuasa berikut kelengkapannya                   The original Power of Attorney and all
      dikirimkan kepada PT Raya Saham Registra                  documents sent to PT Raya Saham Registra
      (“BAE”) selambat-lambatnya 3 (tiga) hari                  (“BAE”) no later than 3 (three) working day
      kerja sebelum tanggal pelaksanaan Rapat                   prior to the date of execution of the Meeting
      sampai pukul 16.00 WIB.                                   until 04.00 pm.
   b. Bagi pemegang saham yang alamatnya                    b. For shareholders whose address in
      terdaftar di luar negeri, Surat Kuasa asli wajib          registered abroad, the original Power of
      diserahkan dan diterima BAE sebelum acara                 Attorney shall be delivered and received by
      Rapat dimulai.                                            Registrar before the Meeting starts.
   c. Surat Kuasa Elektronik yang dapat diakses             c. Electronic Power of Attorney which can be
      secara elektronik pada aplikasi eASY.KSEI                 accessed electronically on the eASY.KSEI
      dengan tautan          https://akses.ksei.co.id.          with the link https://akses.ksei.co.id/.
      Pemberian kuasa secara elektronik melalui                 Submission of electronic’s power of
      aplikasi eASY.KSEI dapat dilakukan selambat-              attorney via eASY.KSEI can be done no later
      lambatnya 1 (satu) hari kerja sebelum                     than 1 (one) working day before the
      tanggal Rapat pukul 12.00 WIB.                            Meeting date at 12.00 pm.

7. Mekanisme Kehadiran Secara Fisik dalam Rapat:         7. Physical Attendance Mechanism at Meetings:
   a. Bagi pemegang saham perseorangan atau                 a. For individual shareholders or their proxies
      Kuasanya yang akan menghadiri Rapat                       who will attend the Meeting are asked to
      diminta untuk memperlihatkan asli dan                     show the original and submit a photocopy of

        menyerahkan fotokopi Kartu Tanda                        their valid identity card (KTP) or other valid
        Penduduk (KTP) atau tanda pengenal lain                 identification to the registrar.
        yang masih berlaku kepada petugas
        registrasi.
    b. Khusus untuk pemegang saham yang                     b. Especially for the shareholders in collective
        sahamnya berada di penitipan kolektif KSEI,            custody of KSEI need to show the Written
        harus menunjukkan Konfirmasi Tertulis                  Confirmation to attend the Meeting (KTUR) to
        Untuk menghadiri Rapat (KTUR) kepada                   the registration officer before entering the
        petugas pendaftaran sebelum memasuki                   meeting room.
        ruang Rapat.
    c. Bagi pemegang saham yang berbentuk                   c. For shareholders in the form of a legal entity,
        Badan Hukum agar menyertakan dokumen-                  they must include the following documents:
        dokumen sebagai berikut :                              1. Photocopy of the articles of association
       1. Fotokopi anggaran dasar dan perubahan-                  and amendments thereto, letters of
           perubahannya, surat-surat keputusan                    ratification/     approval      from    the
           pengesahan/ persetujuan dari pihak yang                competent authorities on amendments
           berwenang atas perubahan anggaran                      to the articles of association.
           dasar.
       2. Fotokopi       akta     yang    memuat                2. Photocopy        of    deed     containing
           perubahan/pengangkatan          anggota                 changes/appointments of members of
           Direksi dan Dewan Komisaris atau                        the Board of Directors and Board of
           pengurus terakhir (yang menjabat saat                   Commissioners or the latest management
           Rapat diselenggarakan), berikut bukti                   (who served when the Meeting was held),
           pemberitahuan perubahan data kepada                     along with proof of notification of data
           pihak yang berwenang.                                   changes to the authorized party.
       3. Fotokopi KTP dari Pemberi/Penerima                    3. Photocopy of KTP of the Principal/Proxy if
           Kuasa bilamana dikuasakan.                              authorized.
           Surat Kuasa yang ditandatangani di luar                 Power of attorney signed abroad must be
           negeri wajib disertifikasi apostille oleh               certified apostille by the competent
           lembaga yang berwenang pada negara di                   authority in the country where the power
           tempat surat kuasa ditandatangani, atau                 of attorney is signed, or must be legalized
           wajib dilegalisasi oleh notaris setempat                by a local notary to the local Indonesian
           hingga ke kedutaan besar Republik                       embassy by following the applicable legal
           Indonesia setempat dengan mengikuti                     provisions.
           ketentuan hukum yang berlaku.

8. Untuk memperlancar pengaturan dan tertibnya          8. To expedite the arrangement and to ensure
   pelaksanaan Rapat, registrasi dilakukan mulai           orderliness of the Meeting, registration of
   pukul 09.00 WIB.                                        Shareholder will be carried out starting at 09.00
                                                           am.

9. Perseroan tidak menyediakan makanan dan              9. The Company does not provide food & beverages,
   minuman, souvenir kepada Pemegang Saham                 any souvenirs to Shareholders and their Proxy
   dan Kuasa Pemegang Saham yang hadir dalam               present at the Meeting.
   Rapat.

10. Hal-hal lain yang belum diatur dalam Pemanggilan    10. Other matters not yet set forth in this Meeting
    Rapat ini akan ditentukan dan diatur kemudian         Invitation will be later determined and arranged in
    pada Tata Tertib yang akan tersedia pada aplikasi     the Meeting’s Rules of Order available on
    eASY.KSEI dan situs web Perseroan.                    eASY.KSEI application and the Company’s website.


              Jakarta, 25 Agustus 2025                               Jakarta, 25th August 2025
             PT Hexindo Adiperkasa Tbk                              PT Hexindo Adiperkasa Tbk
                        Direksi                                         Board of Directors