20250319_SSMS_Pemanggilan RUPS_31869738_lamp1.pdf

Mata Acara RUPSLB:
Persetujuan Perubahan Susunan Direksi Perseroan.

   Penjelasan Mata Acara RUPSLB:
   Mata acara RUPSLB ini adalah untuk memenuhi ketentuan (i) Pasal 13 tentang Anggaran Dasar
   Perseroan dan (ii) Pasal 94 Ayat 1 UUPT serta dengan memperhatikan Peraturan Otoritas Jasa
   Keuangan (POJK) No.33/POJK.04/2014 tentang Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau
   Perusahaan Publik.

   Daftar Riwayat Hidup (curriculum vitae) calon anggota Dewan Komisaris dan Direksi Perseroan
   yang akan diusulkan untuk diangkat dalam Rapat, dapat diunduh dari situs web Perseroan.

Mata Acara RUPS Independen:
Persetujuan sehubungan dengan akan dilakukannya Transaksi Afiliasi dan Transaksi Material
Perseroan, serta guna memenuhi Peraturan mengenai : (i) Transaksi Material dan Perubahan Kegiatan
Usaha sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 17/POJK.04/2020; dan
(ii) Transaksi Afiliasi dan Transaksi Benturan Kepentingan sebagaimana dimaksud dalam Peraturan
Otoritas Jasa Keuangan Republik Nomor 42/POJK.04/2020.

   Penjelasan Mata Acara RUPS Independen:
   Mata acara RUPS Independen sehubungan dengan rencana penerbitan Surat Utang oleh PT Sawit
   Sumbermas Sarana Tbk (“SSMS”) dan PT Citra Borneo Utama Tbk (“CBUT”) secara tanggung
   renteng dan sendiri-sendiri (Joint and Several) dengan jumlah keseluruhan sebanyak-banyaknya
   sebesar USD600.000.000 (enam ratus juta dollar Amerika). Perseroan akan menawarkan dan
   menerbitkan Surat Utang di luar Indonesia dan Amerika Serikat dan kemudian mencatatkan Surat
   Utang tersebut pada SGX-ST.


CATATAN UNTUK PEMEGANG SAHAM:

1. Sesuai dengan Pasal 11 ayat 3 tentang Persetujuan atas laporan tahunan serta pengesahan atas
   laporan keuangan huruf c Anggaran Dasar Perseroan, Perseroan tidak mengirimkan surat
   undangan tersendiri kepada para Pemegang Saham. Dengan demikian, panggilan ini berlaku
   sebagai undangan resmi.
2. Pemegang Saham yang berhak hadir dan memberikan suara dalam rapat adalah para Pemegang
   Saham yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan pada tanggal 26 Maret
   2024 sampai dengan pukul 16.00 WIB dan atau bagi pemegang saham yang sahamnya dimasukkan
   dalam penitipan kolektif di KSEI adalah pemegang sub-rekening efek pada penutupan perdagangan
   di Bursa Efek Indonesia tanggal 26 Maret 2025 (recording date).
3. Bagi Pemegang saham yang sahamnya dimasukkan dalam penitipan kolektif PT Kustodian Sentral
   Efek Indonesia (KSEI), Konfirmasi Tertulis untuk Rapat (KTUR) dapat diperoleh di Perusahaan Efek
   atau di Bank Kustodian di mana pemegang saham membuka rekening efeknya.
4. Dengan mengacu kepada POJK Nomor 15/POJK.04/2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan
   Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka, Perseroan memberikan kesempatan kepada
   setiap Pemegang Saham yang memutuskan tidak dapat hadir Rapat, dapat memberikan kuasa
   secara elektronik melalui eASY.KSEI sebagaimana dirinci dibawah ini maupun secara tertulis kepada
   Pihak Independen. Kuasa tertulis dimaksud diberikan kepada penerima kuasa yang telah
   memenuhi ketentuan Pasal 85 UUPT.


                                                                                                2/3

5. Prosedur pemberian kuasa dan tata cara penyelenggaraan Rapat sebagai berikut:
   a. Para pemegang saham dapat memberikan kuasa melalui aplikasi eASY.KSEI
       (https://akses.ksei.co.id) sesuai dengan ketentuan Keputusan Direksi KSEI No. KEP-
       0016/DIR/KSEI/0420 tentang Pemberlakuan Fasilitas Electronic General Meeting System KSEI
       (eASY.KSEI) sebagai Mekanisme Pemberian Kuasa secara Elektronik dalam Proses
       Penyelenggaraan RUPS bagi Penerbit Efek yang merupakan Perusahaan Terbuka dan
       Sahamnya Disimpan dalam Penitipan Kolektif KSEI;
   b. Pemegang Saham dapat mengunduh formulir Surat Kuasa di situs web Perseroan
       (https://www.ssms.co.id) yang dapat diisi dan dikirimkan dengan subject “Surat Kuasa RUPS”
       melalui email corporate@ssms.co.id;
   c. Asli surat kuasa wajib diterima oleh Direksi Perseroan di kantor Perseroan, beralamat di
       Gedung Equity Tower, Lantai 43 Unit B, SCBD, Jl. Jenderal Sudirman Kav 52-53, Senayan,
       Kebayoran Baru, Jakarta Selatan, atau Biro Administrasi Efek (“BAE”) Perseroan PT DATINDO
       ENTRYCOM beralamat di Jl. Hayam Wuruk No.28, Jakarta 10210;
   d. Perseroan akan menyediakan bahan Rapat untuk setiap mata acara Rapat sejak tanggal
       Pemanggilan Rapat sampai dengan Rapat diselenggarakan melalui situs web Perseroan dan
       eASY.KSEI;
   e. Notaris dibantu dengan BAE akan melakukan pengecekan dan perhitungan suara setiap mata
       acara Rapat dalam setiap pengambilan keputusan Rapat berdasarkan surat kuasa yang telah
       disampaikan oleh pemegang saham sebagaimana dimaksud dalam huruf a diatas;
   f. Tindakan preventif ini tidak menghalangi bagi pemegang saham yang berkenan hadir langsung
       dalam Rapat, namun dengan tetap memperhatikan pembatasan yang mungkin diterapkan
       sesuai dengan protokol Pemerintah yang diimplementasikan oleh pengelola hotel/gedung atau
       otoritas setempat;
6. Apabila Pemegang Saham tetap bermaksud menghadiri Rapat secara fisik, mohon untuk mematuhi
   prosedur sebagai berikut:
   a. Pemegang Saham (atau kuasanya) yang akan menghadiri Rapat diminta dengan hormat untuk
       membawa dan menyerahkan fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau tanda pengenal
       lainnya kepada petugas pendaftaran Perseroan, sebelum memasuki ruang Rapat;
   b. Bagi pemegang saham Perseroan seperti perseroan terbatas, koperasi, yayasan atau dana
       pensiun dan badan hukum lainnya agar membawa fotokopi dari Anggaran Dasarnya yang
       lengkap beserta akta susunan anggota Direksi dan Dewan Komisaris dan/atau pengurus yang
       terakhir.
7. Untuk mempermudah pengaturan dan tertibnya Rapat, pemegang saham atau kuasanya dimohon
   untuk hadir di tempat Rapat, 30 (tiga puluh) menit sebelum Rapat dimulai.



                                     Jakarta, 27 Maret 2025
                                PT Sawit Sumbermas Sarana, Tbk
                                              Direksi




                                                                                             3/3

                                      INVITATION
                       ANNUAL GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS
            EXTRAORDINARY AND INDEPENDENT GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS
                           PT SAWIT SUMBERMAS SARANA TBK


PT Sawit Sumbermas Sarana, Tbk (“Company”) hereby invites the Company’s shareholders
(“Shareholders”) to attend the Annual General Meeting of Shareholders (“AGMS”) Extraordinary
General Meeting of Shareholders (“EGMS”) and Independent (“Independent”) which will be held on:

Day, Date       : Monday, April 21, 2025
Time            : 10:00 WIB - Finished
Venue           : Grand Sahid Jaya Hotel, Candi Singasari Ballroom, 2nd Floor.
                  Jl. Jenderal Sudirman No.Kav. 86, Central Jakarta, 10220

The Company has made an Announcement of the Meeting Notification on March 12, 2025, which has
been published on the Indonesia Stock Exchange website, the Indonesian Central Securities
Depository website and the Company’s website.

Agenda of the AGMS:
   1. Approval and ratification of the Annual Report and Annual Financial Statement for the 2024
       Financial Year.
   2. Approval of the Use of the Company's Net Profit for the 2024 Financial Year.
   3. Approval of the Appointment of a Public Accountant and/or Public Accounting Firm for the
       2025 Financial Year.

Explanation of the Agenda of the AGMS:
    1. At the time of submission of the Annual Report, Financial Statement, and Supervisory Report
       of the Board of Commissioners, the Company's performance and achievements will be
       conveyed.
    2. The use of the Company's Net Profit will be proposed to be set aside as a reserve fund,
       distribution of cash dividends, and the remaining net profit whose use is not determined will
       be determined as retained earnings.
    3. The appointment and dismissal of a Public Accountant and/or Public Accounting Firm that will
       provide audit services for annual historical financial information must be decided in the AGMS
       by considering the proposal of the Board of Commissioners. In the event that the AGMS
       cannot decide on the appointment of a Public Accountant, the AGMS may delegate this
       authority to the Board of Commissioners.

Agenda of the EGMS:
Approval of Changes to the Composition of the Company's Board of Directors.

    Explanation of the Agenda of the EGMS:
    The agenda of this EGMS is to fulfill the provisions of (i) Article 13 concerning the Company's
    Articles of Association and (ii) Article 94 Paragraph 1 of the UUPT and with due observance of the
    Financial Services Authority Regulation (POJK) No.33/POJK.04/2014 concerning the Board of
    Directors and Board of Commissioners of Issuers or Public Companies.




                                                                                                  4/3

    The Curriculum Vitae of the prospective members of the Board of Commissioners and Board of
    Directors of the Company who will be proposed for appointment at the Meeting can be
    downloaded from the Company's website.

Agenda of the Independent GMS:
Approval regarding the Affiliated Transactions and Material Transactions of the Company, and in order
to fulfill the Regulations regarding: (i) Material Transactions and Changes in Business Activities as
referred to in the Financial Services Authority Regulation Number 17/POJK.04/2020; and (ii) Affiliated
Transactions and Conflict of Interest Transactions as referred to in the Financial Services Authority
Regulation of the Republic of Indonesia Number 42/POJK.04/2020.

    Explanation of the Independent GMS Agenda:
    The Independent GMS agenda relates to the plan to issue Debt Securities by PT Sawit Sumbermas
    Sarana Tbk (“SSMS”) and PT Citra Borneo Utama Tbk (“CBUT”) jointly and severally with a total
    amount of up to USD600,000,000 (six hundred million US dollars). The Company will offer and
    issue Debt Securities outside Indonesia and the United States and then list the Debt Securities on
    SGX-ST.




                                                                                                  5/3