20240522_PEHA_Pemanggilan RUPS_31642057_lamp2.pdf

     Penjelasan:
     a. Berdasarkan ketentuan Pasal 15 ayat 9 dan Pasal 19 ayat 6 Anggaran Dasar Perseroan jo. Pasal
        96 ayat 1 dan 113 UUPT, kepada Direksi diberikan gaji, berikut fasilitas dan/atau fasilitas lainnya
        yang jumlah dan jenisnya ditetapkan oleh RUPS dan wewenang tersebut oleh RUPS dapat
        dilimpahkan kepada Dewan Komisaris. Kepada Dewan Komisaris diberikan honorarium, berikut
        fasilitas dan/atau tunjangan lainnya yang jumlah dan jenisnya ditetapkan oleh RUPS atas usulan
        Dewan Komisaris dengan memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
     b. Berdasarkan ketentuan Pasal 23 ayat 2 Anggaran Dasar Perseroan, Direksi harus mengajukan
        usul kepada RUPS Tahunan mengenai penggunaan laba bersih yang belum dibagi yang
        tercantum dalam neraca dan perhitungan laba rugi yang diajukan untuk mendapatkan
        persetujuan RUPS Tahunan, antara lain tantiem untuk anggota Direksi dan anggota Dewan
        Komisaris.

4.   Mata Acara Keempat
     Penunjukan Akuntan Publik dan/atau Kantor Akuntan Publik untuk mengaudit Laporan Keuangan
     Perseroan Tahun Buku 2024.
     Penjelasan:
     Berdasarkan Pasal 11 ayat 3 huruf c Anggaran Dasar Perseroan jo. Pasal 59 Peraturan Otoritas
     Jasa Keuangan Republik Indonesia Nomor 15/POJK.04/2020 tentang Rencana dan
     Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka, dalam RUPS Tahunan
     Direksi menyampaikan usulan penunjukan Akuntan Publik yang terdaftar di Otoritas Jasa
     Keuangan. Penunjukan dan pemberhentian Akuntan Publik yang akan memberikan jasa audit atas
     informasi keuangan historis tahunan wajib diputuskan dalam RUPS dengan mempertimbangkan
     usulan Dewan Komisaris, untuk melakukan audit atas Laporan Keuangan Perseroan tahun berjalan,
     termasuk audit pengendalian internal atas pelaporan keuangan, sesuai ketentuan yang berlaku dari
     otoritas pasar modal di tempat saham Perseroan terdaftar dan/atau dicatatkan. Dalam hal RUPS
     tidak dapat memutuskan penunjukan Akuntan Publik dan/atau Kantor Akuntan Publik, RUPS dapat
     mendelegasikan kewenangan tersebut kepada Dewan Komisaris.

5.   Mata Acara Kelima
     Perubahan Susunan Pengurus Perseroan.
     Penjelasan:
     a. Berdasarkan ketentuan Pasal 15 ayat 3 huruf a dan Pasal 19 ayat 4 huruf a Anggaran Dasar
        Perseroan jo. Pasal 3 ayat (1) dan Pasal 23 POJK Nomor 33/POJK.04/2014 tentang Direksi dan
        Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik, para anggota Direksi dan Dewan Komisaris
        diangkat dan diberhentikan oleh RUPS.
     b. Berdasarkan ketentuan Pasal 15 ayat 5 dan 11 Anggaran Dasar Perseroan jo. Pasal 8 ayat (1)
        dan (3) POJK Nomor 33/POJK.04/2014 tentang Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau
        Perusahaan Publik, sehubungan dengan surat pengunduran diri Bapak David Sidjabat sebagai
        Direktur Utama Perseroan pada tanggal 22 Maret 2024 dan pengangkatan beliau sebagai
        Direktur Sumber Daya Manusia PT Sucofindo berdasarkan hasil RUPS PT Sucofindo pada
        tanggal 22 Maret 2024, anggota Direksi dapat mengundurkan diri dari jabatannya sebelum masa
        jabatannya berakhir dan Direksi yang mengundurkan diri akan bebas dari tanggung jawab
        setelah memperoleh pembebasan tanggung jawab dari RUPS Tahunan. Dewan Komisaris
        menunjuk salah seorang anggota Direksi yang lain untuk menjalankan pekerjaan anggota Direksi
        yang lowong tersebut dengan kekuasaan dan wewenang yang sama, dan RUPS untuk mengisi
        jabatan lowong tersebut wajib diselenggarakan paling lambat 90 (sembilan puluh) hari kalender
        sejak terjadinya lowongan jabatan.



                                                    2

Catatan:

1.   Pemanggilan ini berlaku sebagai undangan resmi Rapat kepada Para Pemegang Saham
     Perseroan, sehingga Direksi Perseroan tidak mengirimkan undangan secara terpisah kepada para
     Pemegang Saham Perseroan.

2.   Pemegang Saham yang berhak hadir atau diwakilkan dan memberikan suara dalam Rapat atau
     hadir secara elektronik adalah Pemegang Saham Perseroan yang namanya tercatat dalam Daftar
     Pemegang Saham (DPS) Perseroan dan/atau pemilik saham Perseroan sub-rekening efek di
     PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI) pada penutupan perdagangan saham di Bursa Efek
     Indonesia pada hari Selasa, 21 Mei 2024.

3.   Perseroan sejak tanggal Pemanggilan ini telah menyediakan bahan-bahan acara Rapat pada setiap
     Mata Acara Rapat yang dapat diunduh melalui situs web Perseroan www.phapros.co.id.

4.   a.    Pemegang Saham yang tidak dapat menghadiri Rapat dapat memberikan kuasa:
           1) melalui formulir surat kuasa yang tersedia pada situs web Perseroan yang dapat
                disampaikan oleh penerima kuasa pada saat melakukan registrasi sebelum menghadiri
                Rapat; atau
           2) secara elektronik melalui Electronic General Meeting System KSEI (eASY.KSEI) yang
                disediakan oleh KSEI. Panduan registrasi, penggunaan, dan penjelasan lebih lanjut
                mengenai eASY.KSEI dapat dilihat pada situs https://akses.ksei.co.id/.
     b.    Dalam penetapan jumlah kuorum Rapat, anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris, dan
           karyawan Perseroan boleh bertindak selaku kuasa pemegang saham, akan tetapi dalam
           pemungutan suara, mereka sebagai kuasa pemegang saham tidak berhak untuk
           mengeluarkan suara.
     c.    Batas waktu untuk memberikan deklarasi kehadiran secara elektronik atau kuasa secara
           elektronik (e-proxy) dan suara secara elektronik dalam aplikasi eASY.KSEI adalah paling
           lambat pukul 12.00 WIB pada 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal Rapat.

5.   Bagi Pemegang Saham dan/atau Penerima Kuasa yang akan hadir secara elektronik ke dalam
     Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI, wajib memperhatikan hal-hal berikut:
     a. Proses Registrasi
         1) Pemegang Saham tipe individu lokal yang belum memberikan deklarasi kehadiran atau
             kuasa dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada angka 4 huruf c dan ingin
             menghadiri Rapat secara elektronik, maka wajib melakukan registrasi kehadiran dalam
             aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi
             Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
         2) Pemegang Saham tipe individu lokal yang telah memberikan deklarasi kehadiran namun
             belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) Mata Acara Rapat dalam aplikasi
             eASY.KSEI hingga batas waktu pada angka 4 huruf c dan ingin menghadiri Rapat secara
             elektronik, maka wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada
             tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik
             ditutup oleh Perseroan.
         3) Pemegang Saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa yang
             disediakan oleh Perseroan (Independent Representative) atau Individual Representative
             namun Pemegang Saham belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) Mata
             Acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada angka 4 huruf c, maka
             penerima kuasa yang mewakili Pemegang Saham wajib melakukan registrasi kehadiran


                                                 3

         dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa
         registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
     4) Pemegang Saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa
         partisipan/Intermediary (Bank Kustodian atau Perusahaan Efek) dan telah memberikan
         pilihan suara dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada angka 4 huruf c maka
         perwakilan penerima kuasa yang telah terdaftar dalam aplikasi eASY.KSEI wajib
         melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan
         Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
     5) Pemegang Saham yang telah memberikan deklarasi kehadiran atau memberikan kuasa
         kepada penerima kuasa yang disediakan oleh Perseroan (Independent Representative)
         atau Individual Representative dan telah memberikan pilihan suara minimal 1 (satu) atau
         ke seluruh Mata Acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI paling lambat hingga batas waktu
         pada angka 4 huruf c, maka Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa tidak perlu
         melakukan registrasi kehadiran secara elektronik dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal
         pelaksanaan Rapat. Kepemilikan saham akan otomatis diperhitungkan sebagai kuorum
         kehadiran dan pilihan suara yang telah diberikan akan otomatis diperhitungkan dalam
         pemungutan suara Rapat.
     6) Keterlambatan atau kegagalan dalam proses registrasi secara elektronik sebagaimana
         dimaksud dalam butir 1) sampai 5) dengan alasan apapun akan mengakibatkan
         Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa tidak dapat menghadiri Rapat secara
         elektronik, serta kepemilikan sahamnya tidak diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran
         dalam Rapat.
b.   Proses Penyampaian Pertanyaan dan/atau Pendapat Secara Elektronik
     1) Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa memiliki 3 (tiga) kali kesempatan untuk
         menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat pada setiap sesi diskusi per Mata Acara
         Rapat. Pertanyaan dan/atau pendapat per Mata Acara Rapat dapat disampaikan secara
         tertulis oleh Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa dengan menggunakan fitur chat
         pada kolom ‘Electronic Opinions’ yang tersedia dalam layar E-Meeting Hall di aplikasi
         eASY.KSEI. pemberian pertanyaan dan/atau pendapat dapat dilakukan selama status
         pelaksanaan Rapat pada kolom ‘General Meeting Flow Text’ adalah “Discussion started
         for agenda item No. [ ]”.
     2) Penentuan mekanisme pelaksanaan diskusi per Mata Acara Rapat secara tertulis melalui
         layar E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI merupakan kewenangan bagi setiap
         Perseroan dan hal tersebut akan dituangkan Perseroan dalam Tata Tertib Pelaksanaan
         Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
     3) Bagi Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa yang hadir secara elektronik dan akan
         menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat selama sesi diskusi per Mata Acara Rapat
         berlangsung, maka diwajibkan untuk menuliskan nama Pemegang Saham dan besar
         kepemilikan sahamnya lalu diikuti dengan pertanyaan atau pendapat terkait.
c.   Proses Pemungutan Suara/Voting
     1) Proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung di aplikasi eASY.KSEI pada
         menu E-Meeting Hall, sub menu Live Broadcasting.
     2) Pemegang Saham yang hadir sendiri atau diwakilkan penerima kuasanya namun belum
         memberikan pilihan suara pada Mata Acara Rapat sebagaimana dimaksud pada angka 5
         huruf a butir 1) sampai 6), maka Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa memiliki
         kesempatan untuk menyampaikan pilihan suaranya selama masa pemungutan suara
         melalui layar E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI dibuka oleh Perseroan. Ketika masa
         pemungutan suara secara elektronik per Mata Acara Rapat dimulai, sistem secara
         otomatis menjalankan waktu pemungutan suara (voting time) dengan menghitung mundur
         maksimum selama 5 (lima) menit. Selama proses pemungutan suara secara elektronik

                                             4

             berlangsung, akan terlihat status “Voting for agenda item no. [ ] has started” pada kolom
             ‘General Meeting Flow Text’. Apabila Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa tidak
             memberikan pilihan suara untuk Mata Acara Rapat tertentu hingga status pelaksanaan
             Rapat yang terlihat pada kolom ‘General Meeting Flow Text’ berubah menjadi “Voting for
             agenda item No. [ ] has ended”, maka akan dianggap memberikan suara Abstain untuk
             Mata Acara Rapat yang bersangkutan.
          3) Voting time selama proses pemungutan suara secara elektronik merupakan waktu standar
             yang ditetapkan pada aplikasi eASY.KSEI. Setiap Perseroan dapat menetapkan kebijakan
             waktu pemungutan suara langsung secara elektronik per Mata Acara dalam Rapat
             (dengan waktu maksimum adalah 5 (lima) menit per Mata Acara Rapat) dan akan
             dituangkan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
     d.   Menyaksikan Pelaksanaan Rapat pada Tayangan Rapat
          1) Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa yang telah terdaftar di aplikasi eASY.KSEI
             paling lambat hingga batas waktu pada angka 4 huruf c dapat menyaksikan pelaksanaan
             Rapat yang sedang berlangsung melalui Webinar Zoom dengan mengakses menu
             eASY.KSEI, submenu Tayangan Rapat yang berada pada fasilitas AKSes
             (https://akses.ksei.co.id/).
          2) Tayangan Rapat memiliki kapasitas hingga 500 (lima ratus) peserta di mana kehadiran
             tiap peserta akan ditentukan berdasarkan first come first serve basis. Bagi Pemegang
             Saham dan/atau penerima kuasa yang tidak mendapatkan kesempatan untuk
             menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan Rapat tetap dianggap sah hadir
             secara elektronik serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya diperhitungkan dalam
             Rapat, sepanjang telah teregistrasi dalam aplikasi eASY.KSEI sebagaimana ketentuan
             pada angka 5 huruf a butir 1) sampai 6).
          3) Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa hanya menyaksikan pelaksanaan Rapat
             melalui Tayangan Rapat namun tidak teregistrasi hadir secara elektronik pada aplikasi
             eASY.KSEI sesuai ketentuan pada angka 5 huruf a butir 1) sampai 6), maka kehadiran
             Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa tersebut dianggap tidak sah serta tidak akan
             masuk dalam perhitungan kuorum kehadiran Rapat.
          4) Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa yang menyaksikan pelaksanaan Rapat
             melalui Tayangan Rapat memiliki fitur raise hand yang dapat digunakan untuk
             mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat selama sesi diskusi per Mata Acara Rapat
             berlangsung. Apabila Perseroan mengizinkan dengan mengaktifkan fitur allow to talk,
             maka Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa dapat menyampaikan pertanyaan
             dan/atau pendapat dengan berbicara langsung. Penentuan mekanisme pelaksanaan
             diskusi per Mata Acara Rapat menggunakan fitur allow to talk yang terdapat dalam
             Tayangan Rapat merupakan kewenangan setiap Perseroan dan hal tersebut akan
             dituangkan Perseroan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
          5) Untuk mendapatkan pengalaman terbaik dalam menggunakan aplikasi eASY.KSEI
             dan/atau Tayangan Rapat, Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa disarankan
             menggunakan peramban (browser) Mozilla Firefox.

6.   Notaris dibantu dengan Biro Administrasi Efek, akan melakukan pengecekan dan perhitungan suara
     setiap Mata Acara Rapat dalam setiap pengambilan keputusan Rapat atas Mata Acara tersebut,
     termasuk yang berdasarkan suara yang telah disampaikan oleh Pemegang Saham dan/atau
     penerima kuasa melalui eASY.KSEI sebagaimana dimaksud dalam angka 5 huruf c butir 1) sampai
     3) di atas, maupun yang disampaikan dalam Rapat.




                                                  5

7.   Perseroan merekomendasikan kepada Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa sebagai
     berikut:
     a. Bagi Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa yang berhak untuk hadir dalam Rapat yang
          sahamnya dimasukkan dalam penitipan kolektif KSEI, untuk melakukan registrasi kehadiran
          secara elektronik melalui System KSEI (eASY.KSEI) dalam tautan https://akses.ksei.co.id/
          yang disediakan oleh KSEI. Pelaksanaan registrasi secara elektronik akan dibuka sejak
          tanggal Pemanggilan Rapat ini dan paling lambat akan ditutup sebelum Rapat yakni pada pukul
          15.00 WIB.
     b. Panduan registrasi, penggunaan, dan penjelasan lebih lanjut mengenai eASY.KSEI dapat
          dilihat pada situs web https://akses.ksei.co.id/.
     c. Dalam hal Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa akan menghadiri Rapat di luar
          mekanisme eASY.KSEI, maka Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa dapat mengunduh
          surat kuasa di situs web Perseroan www.phapros.co.id.
     d. Menyerahkan fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau tanda pengenal lainnya kepada
          Petugas Rapat sebelum memasuki Ruang Rapat. Bagi Pemegang Saham dan/atau penerima
          kuasa yang berbentuk Badan Hukum agar membawa salinan (fotokopi) Anggaran Dasar dan
          perubahan-perubahannya termasuk susunan pengurus terakhir.

8.   Para Pemegang Saham yang telah memberikan kuasa dalam angka 4 di atas, dapat menyampaikan
     pertanyaan atas Mata Acara melalui e-mail ke Perseroan corporate@phapros.co.id dengan
     ditembuskan kepada DM@datindo.com dan pertanyaan tersebut akan disampaikan dalam Rapat
     oleh penerima kuasa dan dicatat dalam Risalah Rapat yang disusun oleh Notaris, dan jawaban atas
     pertanyaan tersebut akan disampaikan melalui email Pemegang Saham paling lambat 3 (tiga) hari
     kerja setelah Rapat.

9.   Perseroan akan mengumumkan kembali apabila terdapat perubahan dan/atau penambahan
     informasi terkait tata cara pelaksanaan Rapat.

10. Laporan Tahunan akan diberikan kepada Pemegang Saham dan/atau penerima kuasa dalam
    bentuk softfile.

11. Untuk mempermudah pengaturan dan tertibnya Rapat, Pemegang Saham dan/atau penerima
    kuasa yang sah dimohon dengan hormat melakukan pendaftaran kehadiran selambat-lambatnya
    30 (tiga puluh) menit sebelum Rapat dimulai, dan pada pukul 15.00 WIB registrasi akan ditutup.

                                        Jakarta, 22 Mei 2024
                                         PT PHAPROS Tbk
                                               Direksi




                                                  6