Back to announcement
20240712_TOSK_Pemanggilan RUPS_31683378_lamp1.pdf
RUPS notice Text extracted TOSKSource file signed link, expires in 15 minutes
Extracted text 15
Page 1
Pemanggilan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan
PT TOPINDO SOLUSI KOMUNIKA Tbk
Dengan ini, Direksi PT TOPINDO SOLUSI KOMUNIKA Tbk (“Perseroan”) mengundang para
pemegang saham Perseroan untuk menghadiri Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan Perseroan
(“Rapat”), yang akan diselenggarakan pada:
Day/Date : Senin, 05 Agustus 2024;
Time : 14:00 WIB Sampai Dengan Selesai;
Venue : The Royal Kuningan (Willow Room)
Jl. Kuningan Persada No.2 RT1/RW6 Guntur Kecamatan Setiabudi,
Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12980.
Dengan mata acara Rapat sebagai berikut:
1. Persetujuan dan pengesahan Laporan Tahunan Perseroan untuk tahun buku yang berakhir pada
tanggal 31 Desember 2023, yang di dalamnya terdiri dari:
a. Laporan hasil kegiatan usaha Perseroan oleh Direksi Perseroan dan Laporan tugas
pengawasan Dewan Komisaris Perseroan untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal
31 Desember 2023;
b. Laporan Keuangan Perseroan untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember
2023;
serta pemberian pembebasan dan pelunasan (acquit et decharge) sepenuhnya kepada anggota
Direksi dan anggota Dewan Komisaris Perseroan atas tindakan pengurusan dan pengawasan
yang telah mereka lakukan untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2023,
sepanjang tindakan tersebut tercermin dalam Laporan Tahunan dan Laporan Keuangan.
Penjelasan: mata acara ini sesuai dengan ketentuan (i) Pasal 10 ayat 4 huruf a dan huruf b
Anggaran Dasar Perseroan serta Pasal 10 ayat 5 Anggaran Dasar Perseroan, serta
(ii) Pasal 66 ayat (1) dan Pasal 69 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007
tentang Perseroan Terbatas (“UU PT”) sebagaimana telah diubah sebagian dengan
Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah
Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi
Undang-Undang.
2. Penetapan penggunaan laba/rugi Perseroan untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31
Desember 2023.
Penjelasan: mata acara ini sesuai dengan ketentuan (i) Pasal 10 ayat 4 huruf c Anggaran Dasar
Perseroan, serta (ii) Pasal 70 dan Pasal 71 ayat (1) UU PT.
3. Penetapan besarnya gaji dan honorarium serta tunjangan bagi anggota Direksi dan anggota
Dewan Komisaris Perseroan untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2024.
Penjelasan: mata acara ini sesuai dengan ketentuan (i) Pasal 13 ayat 6 dan Pasal 16 ayat 9
Anggaran Dasar Perseroan, serta (ii) Pasal 96 dan Pasal 113 UUPT.
4. Penunjukan Akuntan Publik dan/atau Kantor Akuntan Publik yang akan melakukan audit atas
laporan keuangan Perseroan untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2024.
Penjelasan: mata acara ini sesuai ketentuan (i) Pasal 10 ayat 4 huruf d Anggaran Dasar
Page 2
Perseroan, (ii) Pasal 68 UU PT, dan (iii) Pasal 3 Peraturan Otoritas Jasa Keuangan
No. 9/2023 tentang Penggunaan Jasa Akuntan Publık dan Kantor Akuntan Publık
dalam Kegiatan Jasa Keuangan.
5. Laporan pertanggungjawaban realisasi penggunaan dana hasil Penawaran Umum Perseroan.
Penjelasan: mata acara ini sesuai ketentuan (i) Pasal 10 ayat 4 huruf f Anggaran Dasar
Perseroan dan (ii) Pasal 6 Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No.
30/POJK.04/2015 tentang Laporan Realisasi Penggunaan Dana Hasil Penawaran
Umum.
6. Perubahan susunan Direksi dan/atau Dewan Komisaris Perseroan.
Penjelasan: mata acara ini sesuai ketentuan Pasal 3 ayat (1), Pasal 8 ayat (3), Pasal 23 dan
Pasal 27 Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 33/POJK.04/2014 tentang Direksi
dan Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik.
7. Perubahan Pasal dalam Anggaran Dasar Perseroan
Penjelasan: mata acara ini sehubungan dengan rencana Perseroan untuk menambahkan KBLI
66411 (Penyedia Jasa Pembayaran) ke dalam kegiatan usaha Perseroan. Oleh
karenanya diperlukan persetujuan untuk perubahan Pasal 3 Anggaran Dasar
Perseroan mengenai Maksud dan Tujuan serta Kegiatan Usaha Perseroan.
Catatan:
1. Perseroan tidak mengirimkan undangan khusus kepada para pemegang saham, karena
Pemanggilan ini berlaku sebagai undangan resmi. Pemanggilan ini dapat dilihat juga di
laman situs web Perseroan dan aplikasi eASY.KSEI.
2. Bahan-bahan terkait mata acara Rapat tersedia di situs web Perseroan sejak tanggal
dilakukannya Pemanggilan pada tanggal 12 Juli 2024 sampai dengan Rapat
diselenggarakan pada tanggal 05 Agustus 2024, sesuai informasi Perseroan di atas.
3. Setiap pemegang saham yang berhak menghadiri Rapat adalah para pemegang saham
yang namanya tercatat di Daftar Pemegang Saham Perseroan pada penutupan jam
perdagangan Bursa Efek tanggal 11 Juli 2024.
4. Keikutsertaan pemegang saham dalam Rapat, dapat dilakukan dengan mekanisme
sebagai berikut:
a. hadir dalam Rapat secara fisik;
b. hadir dalam Rapat secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI, baik oleh
pemegang saham langsung maupun dengan memberikan kuasa secara
elektronik (e-Proxy); atau
c. hadir dengan memberikan kuasa secara konvensional melalui surat kuasa fisik.
5. Pemegang saham yang dapat hadir langsung secara elektronik sebagaimana
disebutkan pada butir 4 huruf b adalah pemegang saham individu lokal yang sahamnya
disimpan dalam penitipan kolektif KSEI.
Page 3
6. Untuk menggunakan aplikasi eASY.KSEI, pemegang saham dapat mengakses menu
eASY.KSEI, submenu Login eASY.KSEI yang berada pada fasilitas AKSes
(https://akses.ksei.co.id/).
7. Sebelum menentukan keikutsertaan dalam Rapat, pemegang saham wajib membaca
ketentuan yang disampaikan melalui pemanggilan ini serta ketentuan lainnya terkait
pelaksanaan Rapat berdasarkan kewenangan yang ditetapkan oleh Perseroan.
Ketentuan lainnya dapat dilihat melalui lampiran dokumen pada fitur ‘Meeting Info’ pada
aplikasi eASY.KSEI dan/atau pemanggilan Rapat yang terdapat pada laman situs web
Perseroan terkait. Perseroan berhak untuk menentukan persyaratan lain sehubungan
dengan keikutsertaan pemegang saham atau penerima kuasanya yang akan hadir
dalam Rapat secara fisik.
8. Bagi pemegang saham yang akan hadir dalam Rapat secara fisik atau pemegang saham
yang akan menggunakan hak suaranya melalui aplikasi eASY.KSEI, dapat
menginformasikan kehadirannya atau menunjuk kuasanya, dan/atau menyampaikan
pilihan suaranya ke dalam aplikasi eASY.KSEI.
9. Batas waktu untuk memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa dan suara dalam aplikasi
eASY.KSEI adalah pukul 12.00 WIB pada 1 (satu) Hari Kerja sebelum tanggal Rapat,
yaitu tanggal 04 Agustus 2024.
10. Sebelum memasuki ruang Rapat, pemegang saham atau kuasanya yang hadir dalam
Rapat secara fisik diwajibkan untuk mengisi daftar hadir dengan memperlihatkan bukti
identitas diri yang asli.
11. Pelaksanaan Rapat akan dilakukan seefisien mungkin tanpa mengurangi keabsahan
pelaksanaan Rapat sesuai dengan ketentuan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor
15/POJK.04/2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang
Saham Perusahaan Terbuka (“POJK No. 15/2020”). Pemegang Saham yang tidak dapat
menghadiri Rapat dan akan memberikan kuasa untuk hadir dalam Rapat (secara non
elektronik), maka pemberian kuasa dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Format surat kuasa dapat diunduh pada situs web Perseroan terhitung sejak
tanggal pemanggilan Rapat ini dan surat kuasa wajib diisi sesuai dengan
petunjuk yang terdapat di dalamnya dan diserahkan kepada Direksi Perseroan
melalui PT BIMA REGISTRA selaku Biro Administrasi Efek Perseroan (“BAE”),
di Blok C4, Satrio Tower, Jl. Prof. DR. Satrio 9th floor, Kota Jakarta Selatan,
Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12950t, paling lambat sebelum pukul 16:00 WIB,
tanggal 31 Juli 2024, yaitu 1 (satu) Minggu sebelum Rapat diselenggarakan;
b. Bagi Pemegang Saham Perseroan yang menandatangani surat kuasa di luar
negeri, maka surat kuasa tersebut wajib dilegalisasi oleh Kedutaan
Besar/Konsulat Jenderal Negara Republik Indonesia di negara setempat atau
diapostille oleh instansi yang berwenang setempat.
Page 4
12. Bagi para Pemegang Saham (pribadi/badan hukum)/Kuasa yang hadir secara fisik
dimohon untuk membawa dokumen sebagai berikut:
a. Untuk Pemegang Saham individu, fotokopi tanda pengenal diri (Kartu Tanda
Penduduk/KTP atau paspor) yang sah dan masih berlaku;
b. Untuk Pemegang Saham berbentuk badan hukum, fotokopi Anggaran Dasar
dan perubahan-perubahannya berikut susunan pengurus terakhir;
c. Untuk Kuasa, surat kuasa yang sah dengan melampirkan fotokopi bukti identitas
diri pemberi kuasa dan penerima kuasa.
13. Bagi pemegang saham yang akan hadir atau memberikan kuasa secara elektronik ke
dalam Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI wajib memperhatikan hal-hal berikut:
a. Proses Registrasi:
i. Pemegang saham tipe individu lokal yang belum
memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa dalam
aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 9
dan ingin menghadiri Rapat secara elektronik maka
wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi
eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai
dengan masa registrasi Rapat secara elektronik
ditutup oleh Perseroan;
ii. Pemegang saham tipe individu lokal yang telah
memberikan deklarasi kehadiran tetapi belum
memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata
acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas
waktu pada butir 9 dan ingin menghadiri Rapat secara
elektronik maka wajib melakukan registrasi kehadiran
dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan
Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara
elektronik ditutup oleh Perseroan;
iii. Pemegang saham yang telah memberikan kuasa
kepada penerima kuasa yang disediakan oleh
Perseroan (Independent Representative) atau
Individual Representative tetapi pemegang saham
belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1
(satu) mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI
hingga batas waktu pada butir 9, maka penerima
kuasa yang mewakili pemegang saham wajib
melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi
eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai
Page 5
dengan masa registrasi Rapat secara elektronik
ditutup oleh Perseroan;
iv. Pemegang saham yang telah memberikan kuasa
kepada penerima kuasa partisipan/Intermediary
(Bank Kustodian atau Perusahaan Efek) dan telah
memberikan pilihan suara dalam aplikasi eASY.KSEI
hingga batas waktu pada butir 9, maka perwakilan
penerima kuasa yang telah terdaftar dalam aplikasi
eASY.KSEI wajib melakukan registrasi kehadiran
dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan
Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara
elektronik ditutup oleh Perseroan;
v. Pemegang saham yang telah memberikan deklarasi
kehadiran atau memberikan kuasa kepada penerima
kuasa yang disediakan oleh Perseroan (Independent
Representative) atau Individual Representative dan
telah memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu)
atau ke seluruh mata acara Rapat dalam aplikasi
eASY.KSEI paling lambat hingga batas waktu pada
butir 9, maka pemegang saham atau penerima kuasa
tidak perlu melakukan registrasi kehadiran secara
elektronik dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal
pelaksanaan Rapat. Kepemilikan saham akan
otomatis diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran
dan pilihan suara yang telah diberikan akan otomatis
diperhitungkan dalam pemungutan suara Rapat;
vi. Keterlambatan atau kegagalan dalam proses
registrasi secara elektronik sebagaimana dimaksud
dalam angka i – iv dengan alasan apapun akan
mengakibatkan pemegang saham atau penerima
kuasanya tidak dapat menghadiri Rapat secara
elektronik, serta kepemilikan sahamnya tidak
diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dalam
Rapat.
b. Proses Penyampaian Pertanyaan dan/atau Pendapat Secara Elektronik:
i. Pemegang saham atau penerima kuasa memiliki
3 (tiga) kali kesempatan untuk menyampaikan
pertanyaan dan/atau pendapat pada setiap sesi
diskusi per mata acara Rapat. Pertanyaan dan/atau
pendapat per mata acara Rapat dapat disampaikan
secara tertulis oleh pemegang saham atau penerima
kuasa dengan menggunakan fitur chat pada kolom
‘Electronic Opinions’ yang tersedia dalam layar
Page 6
E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI. Pemberian
pertanyaan dan/atau pendapat dapat dilakukan
selama status pelaksanaan Rapat pada kolom
‘General Meeting Flow Text’ adalah “Discussion
started for mata acara item no. [ ]”;
ii. Penentuan mekanisme pelaksanaan diskusi per mata
acara Rapat secara tertulis melalui layar E-Meeting
Hall di aplikasi eASY.KSEI merupakan kewenangan
Perseroan dan hal tersebut akan dituangkan
Perseroan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat
melalui aplikasi eASY.KSEI;
iii. Bagi penerima kuasa yang hadir secara elektronik
dan akan menyampaikan pertanyaan dan/atau
pendapat pemegang sahamnya selama sesi diskusi
per mata acara Rapat berlangsung, maka diwajibkan
untuk menuliskan nama pemegang saham dan besar
kepemilikan sahamnya lalu diikuti dengan pertanyaan
atau pendapat terkait;
c. Proses Pemberian Suara:
i. Proses pemberian suara secara elektronik
berlangsung di aplikasi eASY.KSEI pada menu
E-Meeting Hall, sub menu Live Broadcasting;
ii. Pemegang saham yang hadir sendiri atau diwakilkan
penerima kuasanya namun belum memberikan
pilihan suara pada mata acara Rapat sebagaimana
dimaksud pada butir 13 huruf a angka i – iii, maka
pemegang saham atau penerima kuasanya memiliki
kesempatan untuk menyampaikan pilihan suaranya
selama masa pemungutan suara melalui layar
E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI dibuka oleh
Perseroan. Ketika masa pemungutan suara secara
elektronik per mata acara Rapat dimulai, sistem
secara otomatis menjalankan waktu pemungutan
suara (voting time) dengan menghitung mundur
maksimum selama 5 (lima) menit. Selama proses
pemungutan suara secara elektronik berlangsung
akan terlihat status “Voting for mata acara item no [ ]
has started” pada kolom ‘General Meeting Flow Text’.
Apabila pemegang saham atau penerima kuasanya
tidak memberikan pilihan suara untuk mata acara
Rapat tertentu hingga status pelaksanaan Rapat yang
terlihat pada kolom ‘General Meeting Flow Text’
berubah menjadi “Voting for mata acara item no [ ]
Page 7
has ended”, maka akan dianggap memberikan suara
Abstain untuk mata acara Rapat yang bersangkutan;
iii. Voting time selama proses pemungutan suara secara
elektronik merupakan waktu standar yang ditetapkan
pada aplikasi eASY.KSEI. Waktu pemungutan suara
langsung secara elektronik per mata acara dalam
Rapat (dengan waktu maksimum adalah 5 (lima)
menit per mata acara Rapat) dan akan dituangkan
dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi
eASY.KSEI;
d. Penayangan Siaran Langsung Pelaksanaan Rapat:
i. Pemegang saham atau penerima kuasanya yang
telah terdaftar di aplikasi eASY.KSEI paling lambat
hingga batas waktu pada butir 9 dapat menyaksikan
pelaksanaan Rapat yang sedang berlangsung melalui
webinar Zoom dengan mengakses menu eASY.KSEI,
submenu Tayangan RUPS yang berada pada
fasilitas AKSes (https://akses.ksei.co.id/);
ii. Tayangan RUPS memiliki kapasitas hingga 500
peserta, di mana kehadiran tiap peserta akan
ditentukan berdasarkan first come first serve basis.
Bagi pemegang saham atau penerima kuasanya yang
tidak mendapatkan kesempatan untuk menyaksikan
pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS tetap
dianggap sah hadir secara elektronik serta
kepemilikan saham dan pilihan suaranya
diperhitungkan dalam Rapat, sepanjang telah
teregistrasi dalam aplikasi eASY.KSEI sebagaimana
ketentuan pada butir 13 huruf a angka i – v;
iii. Pemegang saham atau penerima kuasanya yang
hanya menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui
Tayangan RUPS namun tidak teregistrasi hadir
secara elektronik pada aplikasi eASY.KSEI sesuai
ketentuan pada butir 13 huruf a angka i – v, maka
kehadiran pemegang saham atau penerima kuasanya
tersebut dianggap tidak sah serta tidak akan masuk
dalam perhitungan kuorum kehadiran Rapat;
iv. Pemegang saham atau penerima kuasanya yang
menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan
RUPS memiliki fitur raise hand yang dapat digunakan
untuk mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat
Page 8
selama sesi diskusi per mata acara Rapat
berlangsung. Apabila Perseroan mengizinkan dengan
mengaktifkan fitur allow to talk, maka pemegang
saham atau penerima kuasanya dapat
menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat
dengan berbicara langsung. Penentuan mekanisme
pelaksanaan diskusi per mata acara Rapat
menggunakan fitur allow to talk yang terdapat dalam
Tayangan RUPS merupakan kewenangan Perseroan
dan hal tersebut akan dituangkan Perseroan dalam
Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi
eASY.KSEI;
v. Untuk mendapatkan pengalaman terbaik dalam
menggunakan aplikasi eASY.KSEI dan/atau
Tayangan RUPS, pemegang saham atau penerima
kuasanya disarankan menggunakan peramban
(browser) Mozilla Firefox.
14. Pemegang Saham Perseroan tidak berhak memberikan kuasa kepada lebih dari
seorang kuasa untuk sebagian dari jumlah saham yang dimilikinya dengan suara yang
berbeda, kecuali:
a. Bank Kustodian atau Perusahaan Efek sebagai Kustodian yang mewakili
nasabah-nasabahnya pemilik saham Perseroan;
b. Manajer Investasi yang mewakili kepentingan Reksa Dana yang dikelolanya.
15. Pemegang Saham Perseroan dapat memberikan kuasa kepada anggota Direksi,
Dewan Komisaris, dan karyawan Perseroan, namun suara yang dikeluarkan dalam
Rapat tidak akan diperhitungkan dalam pemungutan suara.
16. Dalam rangka pelaksanaan efisiensi Perseroan, maka Perseroan tidak menyediakan
souvenir dan Laporan Tahunan dalam bentuk fisik kepada Pemegang Saham/Kuasa
yang hadir dalam Rapat. Adapun Laporan Tahunan dapat diunduh pada situs web
Perseroan sejak tanggal Pemanggilan ini.
Singkawang, 12 Juli 2024
Direksi
PT TOPINDO SOLUSI KOMUNIKA Tbk
Page 9
Notice of the Annual General Meeting of Shareholders
PT TOPINDO SOLUSI KOMUNIKA Tbk
The Board of Directors of PT TOPINDO SOLUSI KOMUNIKA Tbk (the “Company”), hereby invited
the Company’s shareholders to attend the Annual General Meeting of Shareholders (“Meeting”),
which will be held on:
Day/Date : Monday, August 05, 2024;
Time : 14:00 WIB onwards;
Venue : The Royal Kuningan (Willow Room)
Jl. Kuningan Persada No.2 RT1/RW6 Guntur Kecamatan Setiabudi,
Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12980.
With the agenda of the Meeting as follows:
1. Approval and ratification of the Company's Annual Report for the fiscal year ended December
31, 2023, consisting of:
a. Management Report on the Company's operational results by the Company's Board of
Directors and Supervisory Duties Report by the Company's Board of Commissioners for
the fiscal year ended December 31, 2023;
b. Company Financial Statements for the fiscal year ended December 31, 2023;
Furthermore, the agenda includes granting full acquittal and discharge (acquit et decharge) to
the members of the Board of Directors and the Board of Commissioners of the Company for
their management and supervision actions undertaken for the fiscal year ended December 31,
2023, as reflected in the Annual Report and Financial Statements.
Explanation : This agenda item complies with (i) Article 10 paragraph 4 letters a and b of
the Company's Articles of Association, as well as Article 10 paragraph 5 of the
Company's Articles of Association, and (ii) Article 66 paragraph (1) and Article
69 paragraph (1) of Law Number 40 Year 2007 concerning Limited Liability
Companies ("UU PT"), as amended in part by Law Number 6 Year 2023
concerning the Ratification of Government Regulation in Lieu of Law Number
2 Year 2022 concerning Job Creation as Law.
2. Determination of the allocation of the Company's profit/loss for the fiscal year ended December
31, 2023.
Explanation : This agenda item complies with (i) Article 10 paragraph 4 letter c of the
Company's Articles of Association, and (ii) Article 70 and Article 71 paragraph
(1) of the Company Law.
3. Determining the amount of salaries, honorariums, and allowances for members of the Board of
Directors and members of the Board of Commissioners of the Company for the fiscal year
ended December 31, 2024
Explanation : This agenda item complies with (i) Article 13 paragraph 6 and Article 16
paragraph 9 of the Company's Articles of Association, and (ii) Article 96 and
Article 113 of the Company Law.
Page 10
4. Appointment of a Public Accountant and/or Public Accounting Firm to conduct the audit of the
Company's financial statements for the fiscal year ended December 31, 2024.
Explanation : This agenda item complies with (i) Article 10 paragraph 4 letter d of the
Company's Articles of Association, (ii) Article 68 of the Company Law, and
(iii) Article 3 of Financial Services Authority Regulation No. 9/2023
concerning the Use of Public Accountant and Public Accounting Firm
Services in Financial Services Activities.
5. Report on the accountability of the utilization of funds from the Company's Public Offering.
Explanation : This agenda item complies with (i) Article 10 paragraph 4 letter f of the
Company's Articles of Association and (ii) Article 6 of Financial Services
Authority Regulation No. 30/POJK.04/2015 concerning the Report on the
Utilization of Funds from Public Offerings.
6. Changes in the composition of the Board of Directors and/or Board of Commissioners of the
Company.
Explanation : This agenda item complies with Article 3 paragraph (1), Article 8 paragraph
(3), Article 23, and Article 27 of Financial Services Authority Regulation No.
33/POJK.04/2014 concerning the Board of Directors and Board of
Commissioners of Issuers or Public Companies.
7. Amendment of Articles in the Company's Articles of Association.
Explanation : This agenda item pertains to the Company's plan to add KBLI 66411 (Payment
Service Provider) to the Company's business activities. Therefore, approval is
required to amend Article 3 of the Company's Articles of Association regarding
the Purpose and Business Activities of the Company.
Note:
1) The Company did not send separate invitations to shareholders, as this Notice serves as the
official invitation. This Notice can also be accessed on the Company's website and the
eASY.KSEI application.
2) Materials related to the Meeting agenda are available on the Company's website from the date
of this Notice on July 12, 2024, until the Meeting is held on August 5, 2024, as indicated by the
Company above.
3) Every shareholder entitled to attend the Meeting is those whose names are recorded in the
Company's Shareholders Register at the close of trading on the Stock Exchange on July 11,
2024.
4) Shareholders' participation in the Meeting can be conducted through the following mechanisms:
a. Physically attending the Meeting;
b. Attending the Meeting electronically via the eASY.KSEI application, either directly by
shareholders or by giving electronic proxy (e-Proxy); or
c. Attending by giving conventional proxy through physical proxy forms.
5) Shareholders who can attend electronically as mentioned in item 4 letter b are local individual
shareholders whose shares are held in collective custody by KSEI.
6) To use the eASY.KSEI application, shareholders can access the eASY.KSEI menu, specifically
the Login eASY.KSEI submenu located within the AKSes facility (https://akses.ksei.co.id/).
Page 11
7) Before deciding to participate in the Meeting, shareholders are required to read the provisions
stated in this Notice as well as other regulations related to the Meeting's conduct based on the
authority established by the Company. Additional regulations can be accessed through the
document attachment in the 'Meeting Info' feature on the eASY.KSEI application and/or the
Meeting notice on the Company's website. The Company reserves the right to establish further
requirements regarding the attendance of shareholders or their proxies who will physically
attend the Meeting.
8) For shareholders who will attend the Meeting physically or shareholders who will exercise their
voting rights through the eASY.KSEI application, they can inform their attendance, appoint their
proxy, and/or submit their voting choices through the eASY.KSEI application.
9) The deadline to declare attendance or proxy appointment and submit votes through the
eASY.KSEI application is at 12:00 PM Western Indonesia Time (WIB) 1 (one) business day
before the Meeting date, which is August 4, 2024.
10) Before entering the Meeting room, shareholders or their proxies attending the Meeting
physically are required to sign the attendance list by presenting their original proof of identity.
11) The Meeting will be conducted as efficiently as possible without compromising the validity of
the Meeting in accordance with Financial Services Authority Regulation No. 15/POJK.04/2020
concerning the Planning and Conduct of General Meetings of Shareholders of Public
Companies ("POJK No. 15/2020"). Shareholders who are unable to attend the Meeting and
wish to grant proxy for attendance (non-electronically) must adhere to the following provisions:
a. The proxy form can be downloaded from the Company's website starting from the date
of this Notice, and the proxy form must be filled out according to the instructions
provided therein. It should be submitted to the Company's Board of Directors through
PT BIMA REGISTRA as the Company's Securities Administration Bureau ("BAE"),
located at Block C4, Satrio Tower, Jl. Prof. DR. Satrio 9th floor, South Jakarta, Special
Capital Region of Jakarta 12950, Indonesia, no later than 4:00 PM WIB on July 31,
2024, which is 1 (one) week before the Meeting is held.
b. For Company shareholders who sign the proxy outside Indonesia, the proxy must be
legalized by the Embassy/Consulate General of the Republic of Indonesia in the
respective country or apostilled by the competent local authority.
12) Shareholders (individual/corporate)/Proxies attending physically are kindly requested to bring
the following documents:
a. For individual shareholders, a photocopy of a valid and current identification
document (National Identity Card/KTP or passport);
b. For corporate shareholders, a photocopy of the Articles of Association and its
amendments, along with the latest management structure;
c. For proxies, a valid proxy form accompanied by photocopies of the identification
documents of the grantor and the proxy recipient.
Page 12
13) Shareholders intending to attend or grant proxy electronically through the eASY.KSEI
application must take note of the following:
a. Registration Process:
i. Local individual shareholders who have not declared their
attendance or proxy in the eASY.KSEI application by the deadline
in item 9 and wish to attend the Meeting electronically must
register their attendance in the eASY.KSEI application on the
Meeting date until the electronic registration period is closed by
the Company.
ii. Local individual shareholders who have declared their attendance
but have not yet submitted their voting choices for at least 1 (one)
agenda item in the eASY.KSEI application by the deadline in item
9 and wish to attend the Meeting electronically must register their
attendance in the eASY.KSEI application on the Meeting date
until the electronic registration period is closed by the Company.
iii. Shareholders who have appointed a proxy through the
Company's provided Independent Representative or Individual
Representative but have not yet submitted their voting choices for
at least 1 (one) agenda item in the eASY.KSEI application by the
deadline in item 9, the proxy representing the shareholder must
register their attendance in the eASY.KSEI application on the
Meeting date until the electronic registration period is closed by
the Company.
iv. Shareholders who have appointed a proxy to an Intermediary
(Custodian Bank or Securities Company) and have already
submitted their voting choices in the eASY.KSEI application by
the deadline in item 9, the proxy representative registered in the
eASY.KSEI application must register their attendance on the
Meeting date until the electronic registration period is closed by
the Company.
v. Shareholders who have declared their attendance or granted
proxy to the Independent Representative or Individual
Representative provided by the Company and have submitted
their voting choices for at least 1 (one) or all agenda items in the
eASY.KSEI application by the deadline in item 9, do not need to
register their attendance electronically in the eASY.KSEI
application on the Meeting date. Their share ownership will
automatically be counted towards the quorum and their voting
choices will be automatically considered in the voting process of
the Meeting.
vi. The delay or failure in the electronic registration process as
mentioned in points i – iv for any reason will result in shareholders
or their proxies being unable to attend the Meeting electronically,
Page 13
and their share ownership will not be counted towards the quorum
for the Meeting.
b. Process of Submitting Questions and/or Opinions Electronically:
i. Shareholders or their proxies have 3 (three) opportunities to
submit questions and/or opinions during each discussion session
of the Meeting agenda item. Questions and/or opinions per
agenda item can be submitted in writing by shareholders or
proxies using the chat feature in the 'Electronic Opinions' column
available on the E-Meeting Hall screen in the eASY.KSEI
application. Questions and/or opinions can be submitted while the
Meeting status in the 'General Meeting Flow Text' column is
"Discussion started for agenda item no. [ ]".
ii. The determination of the mechanism for written discussion per
agenda item in the Meeting through the E-Meeting Hall screen in
the eASY.KSEI application is within the Company's authority, and
this will be specified by the Company in the Meeting Procedure
Regulations through the eASY.KSEI application.
iii. For proxies attending electronically who will submit questions
and/or opinions on behalf of their shareholders during the
discussion session of each agenda item at the Meeting, it is
mandatory to write the shareholder's name and the amount of
their share ownership, followed by the question or opinion related
to the agenda item.
c. Voting Process:
i. The electronic voting process takes place in the eASY.KSEI
application under the menu E-Meeting Hall, submenu Live
Broadcasting.
ii. Shareholders attending either personally or through their
appointed proxies who have not yet submitted their voting choices
for the Meeting agenda items as outlined in item 13 subparagraph
a, sub-items i – iii, have the opportunity to cast their votes during
the voting period through the E-Meeting Hall screen in the
eASY.KSEI application opened by the Company. When the
electronic voting period for each agenda item begins, the system
automatically initiates a countdown timer for a maximum of 5 (five)
minutes. During the electronic voting process, the status "Voting
for agenda item no [ ] has started" will be displayed in the 'General
Meeting Flow Text' column. If a shareholder or their proxy does
not submit their voting choices for a specific agenda item by the
time the Meeting status in the 'General Meeting Flow Text' column
changes to "Voting for agenda item no [ ] has ended", it will be
considered as an abstention vote for that agenda item.
Page 14
iii. The voting time during the electronic voting process is a standard
duration set in the eASY.KSEI application. The direct electronic
voting period per agenda item in the Meeting (with a maximum
duration of 5 (five) minutes per agenda item) will be specified in
the Meeting Procedure Regulations through the eASY.KSEI
application.
d. Live Streaming of the Meeting Proceedings :
i. Shareholders or their proxies who have registered in the
eASY.KSEI application by the deadline in item 9 can observe the
ongoing Meeting proceedings through a Zoom webinar by
accessing the eASY.KSEI menu, submenu "Shareholders'
Meeting Broadcast" under the AKSes facility
(https://akses.ksei.co.id/).
ii. The shareholders or their proxies who do not have the opportunity
to watch the Meeting proceedings via the Shareholders' Meeting
Broadcast are still considered to have validly attended
electronically. Their share ownership and voting choices will be
counted in the Meeting as long as they have registered in the
eASY.KSEI application according to the provisions in item 13
subparagraph a, sub-items i – v. The Shareholders' Meeting
Broadcast has a capacity of up to 500 participants, and
attendance for each participant is determined on a first-come,
first-served basis.
iii. Shareholders or their proxies who only observe the Meeting
proceedings via the Shareholders' Meeting Broadcast but are not
registered to attend electronically in the eASY.KSEI application
according to the provisions in item 13 subparagraph a, sub-items
i – v, will be considered absent and their attendance will not be
valid or counted towards the quorum for the Meeting.
iv. Shareholders or their proxies who observe the Meeting
proceedings via the Shareholders' Meeting Broadcast have a
"raise hand" feature that can be used to ask questions and/or
provide opinions during the discussion session for each agenda
item of the Meeting. If the Company permits by activating the
"allow to talk" feature, shareholders or their proxies can verbally
ask questions and/or provide opinions. The determination of the
mechanism for conducting discussions per agenda item using the
"allow to talk" feature in the Shareholders' Meeting Broadcast is
within the Company's authority and will be specified in the Meeting
Procedure Regulations through the eASY.KSEI application.
v. To ensure the best experience using the eASY.KSEI application
and/or the Shareholders' Meeting Broadcast, shareholders or
their proxies are recommended to use the Mozilla Firefox web
browser.
Page 15
14) Shareholders of the Company are not entitled to authorize more than one proxy for a portion of
their shares with different voting rights, except:
a) Custodian Banks or Securities Companies acting as custodians representing their
clients who are shareholders of the Company;
b) Investment Managers representing the interests of the Mutual Funds they manage.
15) Shareholders of the Company may grant proxy to members of the Board of Directors, Board of
Commissioners, and employees of the Company, but their votes cast during the Meeting will
not be counted in the voting process.
16) In order to enhance efficiency, the Company will not provide souvenirs and physical Annual
Reports to Shareholders/Proxies attending the Meeting. The Annual Report can be downloaded
from the Company's website starting from the date of this Invitation.
Singkawang, July 12, 2023
Board of Directors
PT TOPINDO SOLUSI KOMUNIKA Tbk
Names mentioned 6 people and organisations named in the text · linked when the evidence is strong
unresolved
org
PT BIMA REGISTRA
p.3 ×2
unresolved
org
Financial Services Authority
p.10 ×4
Extraction attempts how the parser did, and what it refused
Nothing structured was extracted from this document — the attempts below say why.
No extraction attempted yet.