20240605_ERTX_Pemanggilan RUPS_31647210_lamp2.pdf

                  PT. ERATEX DJAJA Tbk. (“Perseroan / Company”)



 V.    Surat kuasa konvensional
       Conventional POA
       a. Asli Surat kuasa konvensional yang diberikan oleh pemegang saham asing wajib
          dilegalisir oleh Kedutaan atau konsulat Besar Republik Indonesia setempat
          Original Conventional POA given by foreign domicile shareholders must be legalized by
          the local Indonesian Embassy or Consulate
       b. Asli Surat kuasa konvensional dan kelengkapannya wajib disampaikan secara langsung
          atau dengan pengiriman surat tercatat dan harus sudah diterima oleh Biro Administrasi
          Efek Perseroan yakni PT Sharestar Indonesia dengan alamat: SOPO DEL Office Tower &
          Lifestyle Tower B Lantai 18, Jl. Mega Kuningan Barat III, Lot 10.1-6, Kawasan Mega
          Kuningan, Jakarta Selatan 12950, Telp. +62 21 50815211selambat-lambatnya 3 hari kerja
          sebelum penyelenggaraan Rapat yaitu pada tanggal 25 Juni 2024
          Original Conventional POA and supporting documents must be submitted directly or by
          registered mail and must have been received by Company’s Shares Registry, PT Sharestar
          Indonesia with its address SOPO DEL Office Tower & Lifestyle Tower B Lantai 18, Jl. Mega
          Kuningan Barat III, Lot 10.1-6, Kawasan Mega Kuningan, Jakarta Selatan 12950, Telp. +62
          21 50815211, latest 3 working days before the date of the Meeting which is on 25th June
          2024
       c. Kelengkapan dokumen Surat Kuasa Konvensional:
          Supporting documents of POA
             i.   Pemberian Kuasa oleh Pemegang Saham Perorangan
                  Granting POA by Individual Shareholder
                  - Fotocopy identitas (KTP atau Passport) Pemegang Saham
                       Photocopy identity (KTP or Passport)of both shareholders and proxy
            ii.   Pemberian Kuasa oleh Pemegang Saham Perseroan/badan hukum/badan usaha
                  Granting POA by Company/Legal Entity/Business entity
                  - Fotocopy identitas (KTP atau Passport) yang mewakili Perseroan/badan
                       hukum/badan usaha
                       Photocopy identity (KTP or Passport) who represent Company/Legal
                       Entity/Business Entity
                  - Fotocopy Anggaran Dasar terakhir dan akta susunan pengurus yang berlaku
                       Photocopy latest Article of Association and valid deed of Management
                       composition

VI.    Anggota Direksi, Dewan Komisaris dan Karyawan Perseroan dapat mewakili para Pemegang
       Saham dan diperhitungkan dalam kuorum kehadiran tetapi suara yang dikeluarkan dalam rapat
       tidak dihitung dalam pemungutan suara.
       Member of Board of Directors or Commissioners and Employee of the Company may
       represent and act as proxy of shareholders and counted on quorum for attendance but will not
       be counted on voting

VII.   Perseroan telah menunjuk petugas Biro Administrasi Efek Perseroan yaitu PT Sharestar
       Indonesia sebagai Independent Representative untuk pemegang saham yang akan memberikan


                                               Page 2

                    PT. ERATEX DJAJA Tbk. (“Perseroan / Company”)


        kuasa secara konvensional dan sebagai alternatif utama untuk pemegang saham yang akan
        memberikan kuasa secara elektronik
        The Company has appointed an officer of the Company's Shares Registry, PT Sharestar
        Indonesia as an Independent Representative for shareholders who will provide Conventional
        POA and as the main alternative for shareholders who will provide POA electronically (e-
        proxy)

VIII.   Independent Representative atau substitusinya yang akan hadir secara fisik mewakili
        pemegang saham diwajibkan untuk mengisi daftar hadir dengan memperlihatkan bukti
        identitas diri yang asli.
        Independent Representative or its substitute who will be physically present on behalf of
        shareholders are required to fill out the attendance register by showing original proof of
        identity

 IX.    Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan e-RUPS melalui aplikasi eASY.KSEI
        Matters that need to be considered in the implementation of the e-GMS through the
        eASY.KSEI application
        a. Proses Registrasi
           Registration Process
             - Registrasi secara fisik dan elektronik akan ditutup pukul 13:50 WIB
                Physical and electronic registration will be closed at 01:50 pm Western Indonesia
                Time
             - Pemegang saham yang telah memiliki akun pada fasilitas Acuan Kepemilikan
                Sekuritas (AKSes) KSEI dan/atau penerima kuasa yang akan hadir secara elektronik
                dalam e-rups wajib memperhatikan perihal Registrasi Kehadiran Elektronik,
                Memasukkan Pilihan Suara (Voting) serta batas waktu Registrasi Kehadiran
                Elektronik dan Voting
                Shareholders who already have an account of AKSes Facility by KSEI and/or proxies
                who will attend electronically at e-rups must pay attention to Electronic Presence
                Registration, Entering Voting Options (Voting) and the deadline for Electronic
                Attendance Registration and Voting
             - Kuorum kehadiran :
                Attendance quorum
                o Untuk mata acara pertama sampai dengan keenam, sesuai dengan ketentuan Pasal 11
                   ayat 2 huruf a Anggaran Dasar Perseroan, yang mensyaratkan kehadiran Rapat lebih
                   dari ½ (satu per dua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah
                   yang telah dikeluarkan oleh Perseroan.
                   For 1st until 6th agenda based on Article 11 Paragraph 2 point (a) of Company’s
                   Articles of Association which stipulates that AGM can be conducted if it is attended by
                   shareholders who represent more than ½ (half) from the total shares with valid vote
                   issued.
        b. Penyampaian Pertanyaan/Pendapat
           Process for Submitting Questions/Opinions



                                                  Page 3

          PT. ERATEX DJAJA Tbk. (“Perseroan / Company”)


    - Perseroan memberikan kesempatan untuk memberikan Pertanyaan/Pendapat 2(dua)
      kali kesempatan untuk setiap mata acara rapat kepada Pemegang Saham atau kuasanya
      Company provides opportunity to provide Questions/Opinions 2 (two) times for each
      meeting agenda to Shareholders or their proxies
    - Independent Representative atau subtitusinya yang mewakili pemegang saham yang
      memberikan kuasa konvensionl (fisik) akan menyampaikan Pertanyaan/Pendapat pada
      sesi diskusi dengan menyebutkan nama pemegang saham dan jumlah saham dengan
      diikuti Pertanyaan/Pendapat dan Perseroan akan memberikan tanggapan secara lisan
      ketika diskusi per mata acara rapat sedang berlangsung
      Independent Representative or its substitutes who represent shareholders who provide
      conventional (physical) POA will submit Questions/Opinions in the discussion session
      by mentioning the names of shareholders and the number of shares followed by
      Questions/Opinions and Company will provide a verbal response when the discussion
      per meeting agenda is in progress
    - Pemegang saham atau Penerima Kuasa yang hadir secara elektronik, Penyampaian
      Pertanyaan/Pendapat hanya bisa dilakukan secara tulisan di E-Meeting Hall aplikasi
      eASY.KSEI dan Perseroan akan menentukan pertanyaan/pendapat yang akan
      ditanggapi serta memberikan tanggapan secara lisan ketika diskusi per mata acara
      rapat sedang berlangsung
      Shareholders or Proxy who are present electronically, Submission of
      Questions/Opinions can only be done in writing at E-Meeting Hall of eASY.KSEI
      application and Company will determine the questions/opinions that will be responded
      to and provide verbal responses when the discussion per agenda of the meeting is in
      progress
    - Penerima kuasa yang hadir secara elektronik dan akan menyampaikan
      pertanyaan/pendapat pemegang saham yang diwakilinya selama diskusi per mata acara
      Rapat berlangsung, diwajibkan untuk menuliskan nama pemegang saham dan jumlah
      kepemilikan sahamnya lalu diikuti dengan pertanyaan atau pendapat terkait mata acara
      Rapat
      The proxies who are present electronically and will submit questions/opinions of
      shareholders they represent during the discussion per agenda of the Meeting are
      required to write down the names of the shareholders and the amount of shareholder’s
      share ownership followed by questions or opinions related to the agenda of the
      Meeting.

c. Proses Pengambilan Keputusan
   Decision Making Process
    - Pengambilan Keputusan Rapat dalam Platform e-RUPS melalui aplikasi eASY.KSEI
       dengan cara memasukkan Pilihan Suara (Voting)
       Meeting Decision Making in e-GMS Platform through eASY.KSEI application by
       submitting Voting
    - Perseroan akan memberikan waktu maksimum 1(satu) menit untuk memasukkan
       Pilihan Suara (Voting)
       Company will give a maximum time of 1 (one) minute to submit Voting


                                      Page 4

           PT. ERATEX DJAJA Tbk. (“Perseroan / Company”)


    - Pilihan suara yang diberikan oleh Pemegang Saham melalui Surat Kuasa
      Konvensional (fisik) kepada Independent Representative akan dimasukkan ke dalam
      aplikasi eASY.KSEI pada sesi voting
      Voting options given by the Shareholders through the Conventional Power of Attorney
      (physical) to the Independent Representatives will be entered into the eASY.KSEI
      application in the voting session
    - Pemegang saham atau Penerima Kuasa yang hadir secara elektronik dapat
      memberikan pilihan suaranya dengan memperhatikan maksimum waktu yang
      diberikan pada sesi voting
      Shareholders or Proxies who are present electronically can cast shareholder’s vote by
      taking into account the maximum time allotted for the voting session
    - Dalam pemungutan suara, suara yang dikeluarkan oleh pemegang saham berlaku
      untuk seluruh saham yang dimilikinya dan pemegang saham tidak berhak memberikan
      kuasa kepada lebih dari seorang kuasa untuk sebagian dari jumlah saham yang
      dimilikinya dengan suara yang berbeda
      In voting, the votes cast by the shareholders apply to all the shares they own and the
      shareholders are not entitled to give power of attorney to more than one proxy for a
      portion of the number of shares they own with different votes
    - Suara blanko atau abstain dianggap mengeluarkan suara yang sama dengan suara
      mayoritas pemegang saham yang mengeluarkan suara
      Abstain votes are deemed to cast the same vote as the majority votes of the
      Shareholders
    - Kuorum Keputusan :
      Decision Quorum
      o untuk mata acara Rapat pertama sampai dengan keenam, berdasarkan Pasal 11 ayat 8
         Anggaran Dasar Perseroan, keputusan Rapat adalah sah jika disetujui oleh lebih dari
         ½ (satu per dua) bagian dari seluruh saham dengan hak suara yang hadir dalam Rapat,
         kecuali Undang-Undang dan/atau Anggaran Dasar Perseroan menentukan jumlah
         suara yang lebih besar.
         For 1st until 6th agenda, based on Article 11 Paragraph 8 Articles of Association of the
         Company, decision can be legally taken if it is approved by more than ½ (half) of the
         total valid vote attending in the Meeting, except if any other Regulations and/or
         Article of Association of the Company stating higher requirement.

d. Penayangan Siaran Langsung Pelaksanaan Rapat
   Live Streaming of Meetings
    - Pemegang saham atau penerima kuasanya yang telah terdaftar di aplikasi eASY.KSEI
       dapat menyaksikan pelaksanaan Rapat yang sedang berlangsung melalui webinar
       Zoom dengan mengakses menu eASY.KSEI, submenu Tayangan RUPS yang berada
       pada fasilitas AKSes (https://akses.ksei.co.id/)
       Shareholders or their proxies who have registered in the eASY.KSEI application can
       watch the ongoing Meeting through the Zoom webinar by accessing the eASY.KSEI
       menu,      Tayangan      RUPS     submenu       located at  the   AKSes     facility
       (https://access.ksei.co.id/)


                                         Page 5

                   PT. ERATEX DJAJA Tbk. (“Perseroan / Company”)


             - Tayangan RUPS memiliki kapasitas hingga 500 peserta, di mana kehadiran tiap
               peserta akan ditentukan berdasarkan first come first serve basis. Bagi pemegang saham
               atau penerima kuasanya yang tidak mendapatkan kesempatan untuk menyaksikan
               pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS tetap dianggap sah hadir secara elektronik
               serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya diperhitungkan dalam Rapat, sepanjang
               telah teregistrasi dalam aplikasi eASY.KSEI
               Tayangan RUPS has a capacity of up to 500 participants, where the attendance of
               each participant will be determined on a first come first serve basis. For shareholders
               or their proxies who do not get the opportunity to join the Meeting through Tayangan
               RUPS is still considered valid to be present electronically and share ownership and
               voting options are counted at the Meeting, as long as Shareholders/their proxies has
               been registered in eASY.KSEI application

  X.    Apabila kapasitas kursi di dalam ruang Rapat sudah terisi penuh, maka Perseroan berhak
        meminta kepada Pemegang Saham yang datang belakangan untuk memberikan kuasa
        kehadirannya kepada pihak independent yang ditunjuk oleh Perseroan.
        If the seats capacity in the Meeting room is fully occupied, the Company has the right to ask
        the Shareholders who came later to authorize their presence to an independent party
        appointed by the Company.

 XI.    Hadirin diharapkan hadir di tempat rapat 30 menit sebelum acara dimulai dan memasuki
        ruangan rapat 10 menit sebelum rapat dimulai.
        Attendees are requested to be ready in the meeting place 30 minutes before the meeting is
        started and enter the meeting room 10 minutes before meeting started.

XII.    Pintu ruang rapat akan ditutup 5 menit sebelum rapat dimulai.
        Meeting room will be closed 5 minutes before the meeting started.

XIII.   Sopan dan menjaga ketertiban selama berlangsungnya rapat
        Attend in formal attire, act and maintain good conduct during the meeting.




                                                 Page 6